崗位描述-辦公室主任
崗位名稱：
辦公室主任
直接上級：
行政總監(jiān)
直接下級：
秘書室主管、司機班班長、總經理秘書、法務專員、檔案員
本職工作：
負責公司辦公秩序及行政事務管理。
直接責任：
（1） 制訂辦公室年度、月度工作目標、工作計劃和預算并上報，經批準后執(zhí)行。
（2） 制訂辦公室年度培訓計劃經批準后協(xié)助培訓部實施和考核。
（3） 掌握和執(zhí)行國家有關方針、政策和法律法規(guī)。
（4） 負責督辦、檢查各部門對上級指示和高管級會議決議的貫徹執(zhí)行。
（5） 組織起草公司行政文件，對系統(tǒng)間發(fā)文做好法律審核。
（6） 組織全公司檔案的管理工作。
（7） 巡視、監(jiān)督、檢查公司各部門辦公秩序及辦公室各項工作。
（8） 掌握辦公室的整體工作情況及公司重大會議、活動情況，匯總分析各項檢查結果，定期為總經理、行政總監(jiān)提供公司工作簡報。
（9） 做好總經理和各部門的信息傳遞工作。
（10） 負責公司高管層、系統(tǒng)間會議及其他重大會議、活動的會務工作。
（11） 組織記載公司大事記，編撰公司辭典工作。
（12） 指定專人收集、整理公司內外的反饋信息及合理化建議。
（13） 組織做好公司印鑒、介紹信使用保管、函電收發(fā)和報刊征訂分發(fā)工作。
（14） 負責掌印，合理合法使用公司印信。
（15） 組織做好公司文件的編號、打印及發(fā)放。
（16） 做好信訪工作，處理重要信函，接待重要客人。
（17） 督辦公司有關證照，辦理公司的法律事務。
（18） 為總經理派出得力人員做好秘書工作。
（19） 負責對司機班車輛的統(tǒng)籌管理，監(jiān)督檢查車輛定點維修。
（20） 公司公共活動場所的使用。
（21） 負責公司通訊設備的檢查、管理工作。
（22） 負責掌管公司各部門鑰匙（財務部門除外）。
（23） 指定專人負責辦公室文件、資料的保管和定期歸檔工作。
（24） 負責主管業(yè)務的檢查改進與研究發(fā)展，并及時向行政總監(jiān)報告工作。
（25） 指定專人負責總經理室辦公用具、設備、設施的登記、保管和報損報失工作。
（26） 按程序做好與相關部門的橫向聯(lián)系，積極接受上級和有關部門的監(jiān)督檢查，及時對部門間爭議提出界定要求。
（27） 制定直接下級的崗位描述，定期聽取述職并對其工作做出評定。
（28） 指導、監(jiān)督、檢查所屬下級的各項工作，掌握工作情況和有關數(shù)據(jù)，視情況填寫過失單或獎勵單，按程序辦理。
（29） 定期向行政總監(jiān)述職。
（30） 做好本部門各項行政事務處理工作，提高工作效能，增強團隊精神。
（31） 及時、準確傳達上級指示并貫徹執(zhí)行。
（32） 主持辦公室例會，參加公司有關行政方面會議。
（33） 審閱辦公室及與其相關的文件，審核下級上報的月度工作計劃、預算和有關作業(yè)文件，視其性質內容，決定處理方式。
（34） 在必要的情況下向下級授權。
（35） 及時對所屬下級工作中的爭議做出裁決。
（36） 開展內部民主管理活動，調動和發(fā)揮員工工作的積極性、主動性、創(chuàng)造性，向上級或有關部門提供合理化建議。
（37） 培養(yǎng)和發(fā)現(xiàn)人才，負責直接下級崗位人員任命的提名。
（38） 指定專人負責本部門辦公用品的領用、分發(fā)和文件、資料、記錄的收發(fā)、上報、保管與定期歸檔工作。
（39） 組織做好保密工作。
（40） 指定專人負責本部門和下級部門所使用的辦公用具、設備設施的建帳建卡、定期盤點、報損報失工作。
（41） 完成行政總監(jiān)交辦的其他工作任務。
（42） 關心所屬下級的思想、工作、生活。
（43） 代表公司與外界有關部門和機構聯(lián)絡并保持良好合作關系。
領導責任：
（1） 對公司辦公秩序負責。
（2） 對文件的擬、收、發(fā)、定期歸檔負責。
（3） 對機密文件和文書檔案管理不嚴，發(fā)生失密、泄密或丟失、損壞負責。
（4） 對印鑒、介紹信管理不嚴，使用不當造成不良后果負責。
（5） 對辦公室工作目標的完成負責。
（6） 對所屬下級的紀律行為、工作秩序、整體精神面貌負責。
（7） 對辦公室預算開支的合理支配負責。
（8） 對辦公室工作程序的正確執(zhí)行負責。
（9） 對辦公室負責監(jiān)督檢查的規(guī)章制度的執(zhí)行情況負責。
（10） 對辦公室所轄的設備、工具的完好性負責。
（11） 對辦公室所掌管的公司秘密的安全負責。
（12） 對辦公室給公司造成的影響負責。
主要權力：
（1） 對公司各部門辦公秩序的監(jiān)督檢查權。
（2） 對重大會議根據(jù)需要有現(xiàn)場指揮權。
（3） 必要時有向總經理直接報告權。
（4） 有權向各部門索取必要的資料。
（5） 對總經理指示和高管級會議有權督辦。
（6） 有權督促各部門及時做好文件、資料的立卷、歸檔工作。
（7） 對用車申請的審批權。
（8） 對公共活動場所使用的審批權。
（9） 對辦公室所屬員工及各項業(yè)務工作的管理權。
（10） 業(yè)務范圍內緊急事件的權宜處理權。
（11） 對限額資金使用有批準權。
（12） 有對直接下級崗位調配的建議權、任命的提名權和獎懲建議權。
（13） 對所屬下級的工作有監(jiān)督、檢查權。
（14） 對所屬下級的工作爭議有裁決權。
（15） 對所屬下級的管理水平、業(yè)務水平和業(yè)績有考核評價權。
（16） 有代表公司與外界有關部門和機構聯(lián)絡的權力。
管轄范圍：
（1） 辦公室所屬員工。
（2） 辦公室所屬辦公場所及衛(wèi)生責任區(qū)。
（3） 辦公室辦公用具、設施設備。
（4） 公司通訊設備。


崗位描述-辦公室主任