《高效會議管理》

《如何使用促動和引導(dǎo)技術(shù)高效開會》
—— VUCA時代的敏捷會議實操方法和工具

主講：王文超
【課程背景】
“促動”(Facilitate)字面上的意義是「讓事情變得容易」，在中國有其它的翻譯，如促進、催化、促動等。它是一門鼓勵所有相關(guān)人員參與、擁有感與創(chuàng)意的方式，是透過流程引領(lǐng)他人達成共同目標(biāo)的管理藝術(shù)。促動技術(shù)(Facilitation)被稱作是21世紀(jì)每一位團隊管理者都必須學(xué)習(xí)和掌握的技能，近幾年在美國被各大學(xué)和各大管理培訓(xùn)機構(gòu)作為領(lǐng)導(dǎo)力培訓(xùn)的主要課程。而一位引導(dǎo)型的管理者能夠引發(fā)大家把所有與主題相關(guān)的想法都放在桌面上，并創(chuàng)造一個互動的環(huán)境，促使大家進行建設(shè)性的對話，最終產(chǎn)生富有創(chuàng)造性的突破，借此達成一致性的目標(biāo)。
中國的會議管理存在幾個很大的問題，一是一言堂，二是沒想法，三是拖時間，四是沒成果，這對會議的召開者尤其是主持者提出了更高的要求。
本課程正是針對這一情況，利用促動技術(shù)，使得會議氛圍更加融洽，參會人員能盡可能的暢所欲言，發(fā)表看法，最大限度避免一言堂的制約，同時更加有效把控會議時間，直接產(chǎn)生出切實可行的會議成果。
【課程收益】
?掌握基于促動技術(shù)的組織行動學(xué)習(xí)模式的價值與關(guān)鍵因素，明確會議管理者的角色定位與能力要求；
?掌握使用促動和引導(dǎo)技術(shù)做會議執(zhí)行的流程與方法，有效地通過高效會議解決組織問題
?掌握使用促動和引導(dǎo)技術(shù)高效開會的工具及應(yīng)用技巧，如團隊共創(chuàng)\世界咖啡\欣賞式探尋\ORID……，并能夠運用到組織管理的問題研究分析等工作中；
?掌握對行動學(xué)習(xí)成果進行沉淀和推廣的方法，進一步提升行為改為和商業(yè)成果實現(xiàn)。
[課程對象]
?企業(yè)管理層、各部門負(fù)責(zé)人、各團隊管理者
【課程特色】
?生動、好看、實操性強、 參與度高 、案例豐富
?給予學(xué)員可實操的結(jié)構(gòu)性工具和話術(shù)、可落地、可執(zhí)行
?顧問式培訓(xùn)與教練式輔導(dǎo)相結(jié)合，融合視覺引導(dǎo)GF、圖像記錄GR、視頻講練、翻轉(zhuǎn)課堂、團體教練、星球空間等多種教學(xué)先進技術(shù)，使學(xué)員學(xué)樂融融、學(xué)有所得，快 速將培訓(xùn)內(nèi)容轉(zhuǎn)化為商業(yè)成果
?復(fù)雜問題簡單化，奉行有效果比有道理更重要的原則，運用縝密的邏輯思維，對問題、觀點進行高度提煉。
?現(xiàn)場采用當(dāng)前會議的實際問題作為課程案例，直接產(chǎn)出解決方案及落地路徑；
授課對象：企業(yè)管理層、各部門負(fù)責(zé)人、各團隊管理者
【課程大綱】
一、關(guān)于引導(dǎo)技術(shù)
1、引導(dǎo)技術(shù)的定義與原理
引導(dǎo)技術(shù)的概念
? 引導(dǎo)技術(shù)的原理
? 引導(dǎo)技術(shù)的發(fā)展歷程
2、 引導(dǎo)技術(shù)的特點與優(yōu)勢
? 引導(dǎo)技術(shù)的特點
? 引導(dǎo)技術(shù)的優(yōu)勢
? 引導(dǎo)技術(shù)與傳統(tǒng)會議的區(qū)別
3、 引導(dǎo)技術(shù)與高效會議的關(guān)系
? 引導(dǎo)技術(shù)與高效會議的關(guān)系
? 高效會議的特點
? 引導(dǎo)技術(shù)如何提高會議效率
4、 引導(dǎo)技術(shù)在會議中的應(yīng)用場景
? 引導(dǎo)技術(shù)在不同場景的應(yīng)用
? 引導(dǎo)技術(shù)在各種類型會議中的應(yīng)用
? 引導(dǎo)技術(shù)在跨部門合作中的應(yīng)用
6、引導(dǎo)技術(shù)的主要流派
?CSA
?SPOT
?段泓冰促動
7、 引導(dǎo)技術(shù)的實際效果與案例分享
? 引導(dǎo)技術(shù)的實際效果評測
? 引導(dǎo)技術(shù)在企業(yè)中的普及情況
? 引導(dǎo)技術(shù)成功案例分享
案例
阿里引導(dǎo)式會議的案例介紹
二、高效會議流程之會前準(zhǔn)備
1、 會議主題確定與溝通
? 如何確定會議主題
? 會議主題的溝通方式和方法
? 如何使會議主題更加具體和可操作性
2、 會議議程編制與議題篩選
? 會議議程的編制方式和方法
? 如何篩選出優(yōu)秀的議題
? 會議議程的修改和調(diào)整
3、 參會人員邀請與確認(rèn)
? 參會人員邀請的方式和方法
? 參會人員的需求調(diào)查和反饋
? 參會人員的確認(rèn)和回復(fù)
?明確與會者的職責(zé)
4、 會場布置與設(shè)備準(zhǔn)備
? 會場設(shè)置的原則和方法
? 會場設(shè)備的準(zhǔn)備和運作
? 如何提高會場的舒適度和效率
5、 會前資料收集與準(zhǔn)備
? 會前資料的篩選和采集
? 會前資料的整理和歸檔
? 如何讓會前資料更有利于會議的進行
案例
京東北京事業(yè)部進行引導(dǎo)會議前的準(zhǔn)備工作
三、高效會議流程之開會前誘導(dǎo)
3.1 會議目的與議程解釋
? 如何解釋會議目的和議程
? 會議目的與議程解釋的細(xì)節(jié)和技巧
? 如何使參會人員更好地理解會議的目的和議程
3.2 參會人員知識儲備補充
? 如何補充參會人員的相關(guān)知識
? 補充知識的方式和方法
? 如何使補充的知識更加有針對性和實用
3.3 導(dǎo)入氣氛與預(yù)熱
? 導(dǎo)入氣氛的方法和技巧
? 如何預(yù)熱會議氛圍
? 如何提高會議參與度和積極性
?使用社交媒體進行曝光
3.4 全員互動與討論啟動
? 如何發(fā)掘全員參與和發(fā)言的機會
? 如何啟動有效的討論
? 如何打破沉默和羞澀的氛圍
?組織一次破冰活動
3.5 會議規(guī)則宣示與安排說明
? 如何制定會議規(guī)則
? 如何宣示會議規(guī)則
? 如何進行會議安排
案例
海爾的小微合作伙伴如何進行開會前的誘導(dǎo)工作
四、高效會議之會中引導(dǎo)
1、 會議流程引導(dǎo)與控制
? 如何控制會議的流程
? 如何避免會議流程的亂象
? 如何制定詳盡的流程控制計劃
2、 話題分解與對話引導(dǎo)
? 如何引導(dǎo)對話
? 如何進行話題分解
? 如何引導(dǎo)辯論
3、 參會人員參與引導(dǎo)與控制
? 如何引導(dǎo)參會人員更加積極參與
? 如何去除一些因素，防止他們參與討論的企圖受到威脅
? 反向引導(dǎo)和反向控制
4、時間控制與評估引導(dǎo)
? 如何控制時間流程
? 如何行使評估的功能來構(gòu)想并安排未來的會議，以及集中精神解決這一會議的問題
5、 情緒調(diào)節(jié)與沖突處理引導(dǎo)
? 如何調(diào)節(jié)情緒
? 如何處理沖突
? 如何防止沖突的發(fā)生
案例
笑果文化如何進行會中引導(dǎo)工作
五、高效會議之會后總結(jié)
1、輸出會議記錄與成果
? 如何輸出會議記錄
? 會議成果的總體評估
? 成果的具體細(xì)節(jié)
2、參會人員后續(xù)安排
? 如何通知參會人員
? 針對會議提出的特殊安排
3、對會議進行評估
? 如何對會議進行評估
? 如何對會議提供有用的建議和反饋
4、結(jié)會議中亮點與失誤
? 會議中可能有哪些亮點
? 會議中可能有哪些失誤
? 總結(jié)并做出相應(yīng)的處理
5、會議改進建議并跟進
? 如何制定會議改進建議
? 跟進改進建議的執(zhí)行10
6、會議成果
?意見及反饋
?推崇價值觀
?制定行動計劃
?慶祝成功案例
清華大學(xué)的會議后總結(jié)
六、 高效會議之促動和引導(dǎo)技術(shù)及工具箱
1.五步引導(dǎo)TOC技術(shù)
?找到瓶頸
?確定目標(biāo)
?制定計劃
?執(zhí)行改進、
?不斷優(yōu)化
2、提問
?開發(fā)式問題
?封閉式問題
?教練之箭
3、傾聽
?3F傾聽
?大象的耳朵
4、溝通
?SEA策略
?4D欣賞式探尋
?SPIN異議處理
?GPS對話模式
?ORID聚焦式會話
5、FNS 4D引導(dǎo)模型
明確需求
設(shè)計研討會
執(zhí)行研討會及總結(jié)
發(fā)現(xiàn)新的學(xué)習(xí)
6、SPOT技術(shù)
空間
過程
成果
時間
7、發(fā)散與收斂工具箱
頭腦風(fēng)暴
群策群力
力場分析
時間畫廊
團隊共創(chuàng)
世界咖啡
魚缸會議
開放空間
練習(xí)
世界咖啡
練習(xí)
魚缸會議
七、高效會議促動之——發(fā)揮個人領(lǐng)導(dǎo)力
1、個人影響力的重要性
1、?影響力的定義
2?、影響力和權(quán)力的區(qū)別
3、?影響力的來源
2、提升個人影響力的方法
?提高自身素質(zhì)
?學(xué)會交際技巧
?培養(yǎng)自信心和魅力
?樹立權(quán)威形象
?借助引導(dǎo)技術(shù)
練習(xí)
私董會
八、高效會議促動之——決策方法
1、決策的定義
?決策的概念
?決策的層次
2、決策模型的分類
?規(guī)則決策模型
?非規(guī)則決策模型
3、決策方法與技巧
?辨析問題核心
?利用引導(dǎo)思維工具
?懷疑自己的直覺
?充分評估決策風(fēng)險
?定期評估決策效果
練習(xí)
開放空間
第九講：高效會議促動之——變革及危機管理
1、變革管理的定義
?變革的概念
?變革的類型
?變革管理的目標(biāo)
2、變革管理的步驟
?診斷問題及其根本原因
?確定變革策略
?規(guī)劃變革實現(xiàn)過程
?實施變革計劃
?檢驗變革成果
3、危機的定義
?危機的概念
?危機的分類
4、危機處理的基本原則
?迅速反應(yīng)
?切忌無準(zhǔn)備行動
?避免詆毀他人
?透明溝通
?以積極態(tài)度應(yīng)對危機
5、應(yīng)對危機的引導(dǎo)技巧
?明確危機本質(zhì)
?建立危機管理團隊
?制定應(yīng)對危機計劃
?進行危機的公關(guān)宣傳
?總結(jié)危機處理經(jīng)驗
練習(xí)
頭腦風(fēng)暴+群策群力+團隊共創(chuàng)
十、課程復(fù)盤
1、知識點復(fù)盤
2、工具復(fù)盤
成果物
行動計劃
工具/模型名稱
PDCA
頭腦風(fēng)暴
群策群力
頭腦風(fēng)暴
群策群力
力場分析
時間畫廊
團隊共創(chuàng)
世界咖啡
魚缸會議
開放空間
SEA策略
4D欣賞式探尋
SPIN異議處理
GPS對話模式
ORID聚焦式會話
5FNS 4D引導(dǎo)模型
SPOT模型

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