如何從零開始建立完善的企業(yè)檔案管理體系（2天）

如何從零開始建立完善的企業(yè)檔案管理體系
楊輝（2天）

課程背景
沒有任何檔案管理基礎的企業(yè)如何從零開始建立相對完善的檔案管理體系？
本課程就是針對之前檔案管理基礎比較薄弱的企業(yè)，如何從零開始，從對檔案的認識
，到建立統(tǒng)一文件檔案標準、鑒別檔案價值、收集檔案、組卷立卷、著錄電子化、建立
檔案室存儲、統(tǒng)計利用的技術和方法，形成一個相對完善的檔案管理體系。

課程收益
1、幫助學員以企業(yè)效益為中心系統(tǒng)地掌握檔案管理的規(guī)則、技術和方法
2、幫助學員掌握檔案實體管理中的檔案價值鑒定、檔案收集、檔案整理、檔案立卷
組卷、檔案保管、檔案登記、統(tǒng)計的技術和方法
3、幫助學員理解新標準檔案資源開發(fā)的意義和原則，掌握檔案檢索、檔案編研、檔
案提供利用等方面的技巧和方法
4、新標準建檔案信息化的內(nèi)容操作，電子文件管理、檔案數(shù)字化等原理、技術和方
法


課程對象：事業(yè)單位和企業(yè)專職/兼職檔案管理人員
課程特色：課堂講授+案例分析+情景演練，突出實戰(zhàn)性與實用性
課程時間：2天（12小時）

課程大綱
第一章 如何從零開始建立檔案管理體系
一、那些事物是企業(yè)檔案管理的對象
二、以效益為中心的檔案管理四個目標定位
三、企業(yè)檔案管理過程中的三個階段風險點
1、整理階段風險
2、歸檔階段風險
3、保存階段風險
四、如何建立統(tǒng)一的文件標準以利于檔案收集保存
五、如何在企業(yè)管理戰(zhàn)略高度構建檔案管理體系八個制度
六、如何構建非檔案管理部門的檔案績效考核
七、檔案專業(yè)管理“四同時”和“四參加”與企業(yè)日常工作
【案例分析】 （1）檔案管理不善對企業(yè)造成的傷害
（2）檔案管理工作人員如何保護自己 （3）某企業(yè)的檔案風險漏洞
（4）企業(yè)的檔案價值 （5）企業(yè)檔案具有哪些經(jīng)濟價值 （6） 改善檔案管理的方案
（7）視頻案例：價值1100萬的特殊物權檔案
【應用工具】 檔案管理體系八大制度：（1）文件歸檔制度 （2）檔案保管制度
（3）鑒定銷毀制度
（4）檔案統(tǒng)計制度 （5）檔案利用制度 （6）檔案保密制度
（7）電子檔案管理制度 （8）檔案管理管控及績效考核制度

第二章 檔案管理基礎技能——文書檔案裝訂和管理
一、直角裝訂法
二、縫紉機軋邊裝訂法
三、三孔一線裝訂法
四、不銹鋼訂書釘裝訂法
五、不銹鋼夾裝訂法
六、漿糊裝訂法
七、封套裝訂法
八、不同需求采用的不同裝訂方式
【案例分析】（1）視頻：三孔一線裝訂法 （2）視頻：直角裝訂法
（3）不同檔案該采用何種裝訂方法
（4）文件檔案裝訂案例 （5）他們?yōu)楹魏眯霓k壞事，用錯裝訂方法

第三章 如何以效益和價值為準繩收集和鑒定檔案
一、企業(yè)檔案的三大類型及價值特點
1、數(shù)據(jù)型檔案及價值特點
2、信息型檔案及價值特點
3、知識型檔案及價值特點
二、如何建立檔案收集歸檔管理系統(tǒng)
三、如何區(qū)分歸檔與不歸檔范圍
四、如何從七個方面鑒定檔案的價值
五、不同文件的三種歸檔時間
1、定期歸檔的文件
2、七種必須隨時歸檔的文件
3、五種特殊時間歸檔的文件
五、如何編制接收檔案工作報表
六、如何填寫各部門檔案交接文據(jù)
七、如何根據(jù)實際情況確定檔案保管期限
【案例分析】（1）標桿企業(yè)完整檔案管理制度 （2）如何鑒定檔案價值
（3）檔案管理工作不是檔案專業(yè)人員包打天下
【實用工具】（1）接受檔案登記表格 （2）檔案交接表格 （3）檔案保存表格

第四章 企業(yè)檔案資料分類組卷和著錄
一、文檔分類方法
1、如何以時間分類法進行分類
2、如何以組織機構分類法進行分類
3、如何以內(nèi)容分類法進行分類
4、四種復式檔案分類法進行分類
二、企業(yè)各類檔案立卷及分類編號
1、運用公文4種特征立卷
2、應用公文4種類型立卷
3、公文立卷8個操作流程
4、卷內(nèi)文件排列的7個方法
三、如何編制檔案號
1、案卷號生成規(guī)則方法
2、案卷號排列規(guī)則方法
3、盒號編制規(guī)則方法
四、如何進行案卷編目和編寫目錄
1、卷內(nèi)頁號編寫方法
2、案卷封面的編制方法
3、卷內(nèi)目錄編制的六個要素
五、企業(yè)變動與全宗劃分管理
【案例分析】（1）某企業(yè)按年度—組織機構分類 （2）某公司全宗分類
（3）她為何找不到自己管了多年的檔案 （4）年度——機構——保管期限編號方法
（5）保管期限——年度——機構編號方法 （6）某單位固定資產(chǎn)檔案房屋檔號
（7）檔號以“件”為單元標識的六段號碼制 （8）某公司XX工程項目檔案編號
（9）案卷封面案例 （10）已經(jīng)印刷成冊的檔案如何編目 （11）如何填寫備考表

第五章 如何保管檔案實現(xiàn)長期保值
一、檔案庫房設立的標準和規(guī)格
二、檔案庫房的設備標準
三、檔案裝具排放與編號的標準
四、編制檔案存放位置索引
五、檔案庫房管理“十防”規(guī)定和標準
六、檔案系統(tǒng)計算機輔助管理
【案例分析】（1）標桿企業(yè)的檔案庫房 （2）檔案柜架排放與編號
（3）檔案室應用設備表 （4）檔案室里的殺蟲劑
（5）從照片判斷檔案室的錯誤管理措施 （6）何謂檔案室三分開
（7）檔案室里為何禁忌有這些東西 （8）檔案室內(nèi)外為何要有這兩種一式兩份的儀器
【實用工具】如何計算檔案庫房面積的公式

第六章 如何利用檔案幫助提升企業(yè)效益
一、如何形成檔案價值利用制度
二、如何建立檔案檢索工具體系
三、檔案保密及借閱規(guī)范管理
四、如何分析檔案統(tǒng)計資料
五、編制檔案報表彰顯價值
六、銷毀期滿檔案的流程和方法
【案例分析】（1）如何查找有價值的檔案 （2）檔案季報表、年報表
（3）廢舊檔案如何銷毀
【實用工具】銷毀廢舊檔案的流程規(guī)則

第七章 分類檔案管理工作務實
一、企業(yè)資質類檔案管理
二、會議類檔案管理
三、人事類檔案管理
四、行政管理類檔案管理
五、經(jīng)濟合同類檔案管理
六、產(chǎn)品研發(fā)檔案管理
七、用戶運營類檔案管理
八、采購資料類檔案管理
九、商務類檔案管理
十、實物類檔案
【實戰(zhàn)演練】（1）某公司文書檔案管理制度
（2）某公司技術檔案管理制度（3）某公司電子檔案管理制度
（4）勞動糾紛舉證倒置責任對檔案管理的要求 （5）國企的三齡兩歷人事檔案管理
（6）實物檔案如何管理

第八章 企業(yè)檔案管理涉及到的法律法規(guī)
一、企業(yè)檔案管理涉及到的4種法律法規(guī)
二、《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》明確的違法違紀行為
三、三種處分類型：1、行政處分 2、紀律處分 3、刑事處罰
四、與企業(yè)有關的三種法律法規(guī)處分適用人員對象
五、檔案管理中可能違法違紀的五個環(huán)節(jié)
【案例分析】 （1）販賣檔案應接受什么處分 （2）丟失檔案應受什么處分
（3）自然災害導致檔案丟失要處分嗎
（4）檔案被盜竊，有檔案管理員被處分，但為何有人沒被處分
（5）法律法規(guī)行業(yè)標準與企業(yè)標準

第九章 檔案的電子信息化管理
一、什么是電子文檔
二、電子文檔3階段生命周期管理
三、電子文檔的特性
四、電子文檔管理的6個困難
五、電子文檔管理的5個方便
六、電子文檔管理的4個要求
七、電子檔案比紙質檔案管理多出的3個環(huán)節(jié)
八、確保電子文件歸檔質量的5個方法
九、電子檔案的3個管理模式
十、電子文件歸檔前的5個鑒定
十一、電子文件檔案歸檔范圍
十二、電子文件歸檔時間
十三、電子文件歸檔的具體要求
十四、歸檔電子文件如何整理
十五、電子檔案的保管4個要求
十六、數(shù)碼照片和聲像檔案的管理
十七、電子文件檔案泄密與保密管理
【案例分析】（1）數(shù)據(jù)庫具體有哪些文件 （2）電子檔案管理結構
（3）檔案電子化工作團隊 （4）黑客與電子檔案管理
（6）電子檔案物理歸檔與實時歸檔
【實用工具】檔案電子化加工流程

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