船管部行政主管崗位任務(wù)說(shuō)明書
船管部行政主管崗位任務(wù)說(shuō)明書 編號(hào)：___YD/CG/011擬　　制：_____________ 核準(zhǔn)：_____________生效日期：_____________ 一、基本資料 |部門名稱 |船管部 |崗位名稱 |行政主管 | |直接上級(jí) |經(jīng)理/副經(jīng)理 |所轄人員 | | 二、工作說(shuō)明 1、主要職責(zé) |1、負(fù)責(zé)處理部門內(nèi)部行政事務(wù)。 | |2、負(fù)責(zé)安排船舶檢驗(yàn)。 | |3、負(fù)責(zé)船舶證書的管理工作。 | 2、主要工作內(nèi)容 |1、協(xié)助經(jīng)理制定本部門工作計(jì)劃；負(fù)責(zé)制定本部門行政管理工作計(jì)劃，經(jīng) | |審批后實(shí)施。 | |2、熟悉已頒布的適用的船舶檢驗(yàn)規(guī)程和條例，掌握船舶檢驗(yàn)最新要求；負(fù) | |責(zé)收集、整理船檢的相關(guān)信息和資料。 | |3、及時(shí)檢查船舶檢驗(yàn)狀態(tài)，在各類檢驗(yàn)到期前及時(shí)與機(jī)務(wù)管理人員等有關(guān) | |人員進(jìn)行協(xié)商，選擇合適的地點(diǎn)、時(shí)間安排檢驗(yàn)，并通知船長(zhǎng)等有關(guān)人員，| |做好船檢準(zhǔn)備。 | |4、負(fù)責(zé)與船級(jí)社和驗(yàn)船師聯(lián)系，保證船舶能如期檢驗(yàn)，并跟蹤檢驗(yàn)結(jié)果， | |領(lǐng)取有效證書。 | |5、熟悉船旗國(guó)政府關(guān)于船舶注冊(cè)、登記的規(guī)程和條例，負(fù)責(zé)船舶國(guó)籍證書 | |的申領(lǐng)、換發(fā)等工作。 | |6、負(fù)責(zé)船舶技術(shù)證書的申領(lǐng)、收集、整理、登記和保管等管理工作，及時(shí) | |協(xié)助船舶申請(qǐng)辦理各種技術(shù)證書。 | |7、負(fù)責(zé)訂購(gòu)、管理相關(guān)的船舶科技業(yè)務(wù)書刊；負(fù)責(zé)船舶技術(shù)資料的收集、 | |整理和立卷。 | |8、負(fù)責(zé)船舶各類費(fèi)用賬單的收集、核對(duì)、整理、登記與統(tǒng)計(jì)分析，負(fù)責(zé)船 | |舶修理、供應(yīng)等費(fèi)用的匯付、對(duì)帳和費(fèi)用立檔工作。 | |9、負(fù)責(zé)部門內(nèi)各類信函、電文的收發(fā)；負(fù)責(zé)部門會(huì)議資料的準(zhǔn)備和會(huì)議記 | |錄等；負(fù)責(zé)相關(guān)文件的收發(fā)和相關(guān)臺(tái)帳、檔案的立卷、歸檔和管理工作。 | |10、負(fù)責(zé)部門文件的起草、打印、發(fā)放和管理。 | |11、負(fù)責(zé)部門辦公設(shè)施和設(shè)備的登記、造冊(cè)、管理和維護(hù)工作。 | |12、負(fù)責(zé)部門內(nèi)務(wù)衛(wèi)生的管理工作 | |13、負(fù)責(zé)部門各種辦公用品的申領(lǐng)、發(fā)放。 | |14、負(fù)責(zé)本部門與公司內(nèi)、外的聯(lián)系和協(xié)調(diào)。 | |15、協(xié)調(diào)與本部門同事以及其他部室的同事之間的關(guān)系。 | |16、完成經(jīng)理布置的其他工作，并及時(shí)向經(jīng)理匯報(bào)工作。 | 3、主要工作要求 |1、船舶檢驗(yàn) | |1.1收集、整理船檢的相關(guān)信息和資料，做到及時(shí)、全面，熟悉已頒布的適 | |用的船舶檢驗(yàn)規(guī)程和條例，掌握船舶檢驗(yàn)最新要求；熟悉船旗國(guó)政府關(guān)于船| |舶注冊(cè)、登記的規(guī)程和條理。 | |1.2及時(shí)提醒機(jī)務(wù)總管關(guān)于相關(guān)船舶證書的到期日、檢驗(yàn)期限和檢驗(yàn)要求， | |以保證船舶證書得到及時(shí)的簽發(fā)或換發(fā)，杜絕超期現(xiàn)象。 | |1.3與船級(jí)社和驗(yàn)船師聯(lián)系、溝通及時(shí)，檢驗(yàn)安排合理有序，通知船舶及時(shí) | |，保證船舶能夠如期檢驗(yàn)。 | |1.4證書保管妥善，無(wú)遺失損壞，管理有條理，申辦及時(shí)，發(fā)船及時(shí)。 | |1.5對(duì)留有批注項(xiàng)目的證書能予以跟蹤，并督促有關(guān)部門/人員及時(shí)消除批注| |。 | |1.6不因船舶證書問(wèn)題造成影響船期、被滯留等后果。 | |2、費(fèi)用、賬單管理 | |2.1每月統(tǒng)計(jì)一次船舶修理、備件等費(fèi)用以及船舶管理費(fèi)用，對(duì)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)結(jié) | |果進(jìn)行分析，并將結(jié)果以書面形式報(bào)告部門經(jīng)理，能對(duì)費(fèi)用管理和使用提出| |建議或意見。 | |2.2費(fèi)用對(duì)外匯付，有預(yù)算、有計(jì)劃，分輕重緩急，及時(shí)與財(cái)務(wù)審計(jì)部協(xié)調(diào) | |，不發(fā)生錯(cuò)付、漏付、急付等情況。 | |3、電函收發(fā) | |收到各類函、電、文件，要做好登記，加蓋收妥章并標(biāo)明收到日期后交部門| |經(jīng)理簽閱，接聽電話要做好記錄，代接電話要留條示意以免誤事。部門內(nèi)各| |類函、電、文件的收/發(fā)記錄齊全、規(guī)范，并保證收/發(fā)的函、電、文件傳遞| |到責(zé)任人處，避免因傳遞不及時(shí)影響工作。部門文件起草用語(yǔ)要準(zhǔn)確，要認(rèn)| |真修改、校對(duì)，對(duì)外發(fā)文要規(guī)范格式。 | |4、資料、臺(tái)賬 | |4.1資料收集和提供及時(shí)、整理有序，保管妥善，資料反應(yīng)的重要信息要及 | |時(shí)向經(jīng)理匯報(bào)。 | |4.2要及時(shí)登記、記錄本部門工作情況。記錄、臺(tái)賬整齊、規(guī)范，無(wú)漏登、 | |漏記和翻查不便的情況。有關(guān)資料要及時(shí)移交檔案室。 | |5、部門內(nèi)務(wù) | |5.1部門內(nèi)辦公設(shè)施和設(shè)備登記、造冊(cè)要及時(shí)、內(nèi)容全面，定期進(jìn)行檢查、 | |維護(hù)。 | |5.2辦公用品的申領(lǐng)、發(fā)放及時(shí)。 | |5.3部門內(nèi)部環(huán)境干凈、整潔。 | |5.4部門會(huì)議資料準(zhǔn)備齊全，記錄和紀(jì)要完整、準(zhǔn)確。 | |5.5積極做好部門其它內(nèi)務(wù)工作，保證部門內(nèi)部行政事務(wù)協(xié)調(diào)、高效。 | |5.6迅速、準(zhǔn)確、高質(zhì)量地落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，并將結(jié)果及時(shí)反饋。 | 三、任職資格 |因素|細(xì)分因素 |等級(jí) |限定資料 | |知識(shí)|學(xué)歷 |C |航運(yùn)、船舶管理、行政管理類相關(guān)專業(yè)?？埔陨?| | | | |學(xué)歷或相當(dāng)程度。 | | |行業(yè)知識(shí) |C |了解航運(yùn)行業(yè)知識(shí)，了解行業(yè)中先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn) | | | | |。 | | |專業(yè)知識(shí) |B |熟悉航運(yùn)與船舶管理專業(yè)知識(shí)； | | | | |掌握公司安全管理體系； | | | | |掌握國(guó)內(nèi)、國(guó)際相關(guān)的公約、法規(guī)、條例等。 | |能力|事務(wù)處理能力|B |能夠合理安排工作計(jì)劃，及時(shí)、高效、正確的完 | | | | |成各項(xiàng)工作。 | | |理解能力 |A |準(zhǔn)確把握本身職務(wù)定位、工作內(nèi)容；準(zhǔn)確、迅速 | | | | |的理解上級(jí)的指示、意圖和所布置的工作；準(zhǔn)確 | | | | |理解同事、下屬、客戶的目的和意圖；對(duì)于所學(xué) | | | | |的知識(shí)和技能能夠迅速理解和掌握，反應(yīng)機(jī)敏， | | | | |能夠舉一反三。 | | |判斷能力 |B |能迅速、準(zhǔn)確的判斷各種問(wèn)題，掌握其實(shí)質(zhì)，能 | | | | |較為準(zhǔn)確的判斷從未遇到的問(wèn)題，找到解決的辦 | | | | |法。 | | |表達(dá)能力 |C |表達(dá)內(nèi)容準(zhǔn)備較充分、主題較明確、構(gòu)思較清楚 | | | | |。 | |經(jīng)驗(yàn)|行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)|D |在航運(yùn)類企業(yè)工作3年以上。 | | |相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)|D |從事相關(guān)工作3年以上。 | |其他|身體條件 |身體健康，精力充沛，對(duì)環(huán)境變化的適應(yīng)能力強(qiáng)，能夠| |條件| |勝任大量的加班工作。 | | |職業(yè)素質(zhì) |具有高度的責(zé)任感和進(jìn)取精神，工作細(xì)致認(rèn)真，條理性| | | |較好。 | | |英語(yǔ) |較好的英語(yǔ)水平。 |
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