行政總務管理制度
行政總務管理制度. 前 言 為了規(guī)范總務行政管理工作，我們依據(jù)公司的有關規(guī)章制度，結合北京華聯(lián)四年來總務 行政管理的基本經(jīng)驗，編寫了這本《總務行政管理手冊》。 總務行政管理包括的內(nèi)容多、范圍廣，涉及到許多方面的業(yè)務知識。在編寫中，我們力 求突出總務行政管理的原理，全面介紹總務行政管理的內(nèi)容、任務、職責、流程、標準 、各項規(guī)章制度及操作知識。在實際工作中，公司有明文規(guī)定的按照規(guī)定執(zhí)行。 由于此冊尚屬初編，盡管我們反復地討論、修改，但終因水平有限，難免存在許多缺點 和錯誤。懇請大家在實際工作中不斷提出修正意見，使《總務行政管理手冊》更加具有實 用性和操作性。 二00一年十一月 第一章 概 述 第一節(jié) 總務行政工作的概念 總務行政部門是以籌劃和運用人力、物力、財力，從物資、管理等方面而保障公司正常 經(jīng)營的后勤服務支持部門,其所有工作必須緊緊圍繞著公司經(jīng)營活動而進行。任何公司、 團體單位都有總務行政工作，雖然他們在各單位肩負的任務不盡相同或者部門名稱不同 ，但所起的作用是相同的，都是圍繞主要工作目標的實現(xiàn)，充分發(fā)揮服務和保障作用， 以創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和生活環(huán)境，確保主要工作的正常進行。所有在北京華聯(lián)系統(tǒng)從 事總務行政工作的同仁都要在大腦里牢牢樹立“銷售”的觀念、“成本”的觀念，確立“沒有 銷售、不講成本，什么利益都無從談起”的憂患意識?？倓招姓ぷ鞯暮诵氖恰胺铡焙汀?管理”，只有把“管理”理解為標準化的服務、科學化的服務，而不時“關卡”，才能做好總 務后勤保障工作。 北京華聯(lián)系統(tǒng)總務行政管理的內(nèi)容，概括起來可以分為五大類： 一、固定資產(chǎn)管理 二、低值易耗品管理 三、物業(yè)管理 四、生活管理 五、通訊管理 第二節(jié) 總務行政工作的指導思想、方針和原則 一、指導思想、方針 總務行政管理工作的指導思想是：積極適應公司經(jīng)營的需要，不斷完善規(guī)章制度、規(guī)范 服務，充分發(fā)揮資產(chǎn)的使用效能，更好地為公司經(jīng)營服務，不斷提高公司經(jīng)營效益。 總務行政管理工作的方針是：在公司各級領導的正確領導下，充分發(fā)揮總務行政部門的 服務保障作用，強化總務行政管理工作的＂全局觀念＂、＂服務觀念＂和＂制度觀念＂ ，逐步實現(xiàn)總務行政管理工作＂標準化＂、＂制度化＂、＂規(guī)范化＂，培養(yǎng)德、才兼?zhèn)?的管理人才，提高整體服務保障能力。 二、總務行政系統(tǒng)管理原則 總務行政系統(tǒng)的管理原則是：制度控制、屬地管理、單元核算。 （一）制度控制：即總公司負責制訂全公司總務行政管理制度和管理辦法，用制度規(guī)范 所屬企業(yè)的總務行政工作，所屬企業(yè)必須嚴格按制度辦事。 （二）屬地管理：即總公司所屬企業(yè)在執(zhí)行總公司各項制度的基礎上，結合本公司實際 情況制訂實施細則，具體管理本公司的總務行政工作。 （三）單元核算即誰使用誰管理，誰受益誰承擔費用。 第三節(jié) 總務行政管理隊伍建設 總務行政管理隊伍建設的關鍵是人才的選拔與培養(yǎng)，人才永遠是公司最寶貴的財富?？?務行政管理工作者必須具備強烈的主人翁意識、必要的文化知識、熟練的操作技術、較 強的管理能力、高尚的職業(yè)道德、鮮明的法紀觀念、敏銳的市場意識。用人的原則是用 人之長，但不求全責備；尊重學歷，但不唯學歷是用，業(yè)績是衡量人才的根本標準。平 時還應注重對人才的教育培養(yǎng)，建設一支作風過硬、業(yè)務過硬、管理過硬、紀律過硬的 總務管理工作隊伍。人員的素質(zhì)要達到以下要求： 一、要有高度的敬業(yè)精神和責任感 總務行政工作是非常煩瑣、非常具體的事務性工作，必須真抓實干。因此，必須要有高 度的敬業(yè)精神和責任感，要有敗不餒、勝不驕的精神，要敢于吃苦，勇于奉獻。對工作 要兢兢業(yè)業(yè)，不計較個人得失，不說空話，多干實事。 二、要有良好的品德修養(yǎng) 良好的品德修養(yǎng)是干好總務行政管理工作的最基本的素質(zhì)，總務行政部門與錢、物打交 道，必須具有大公無私的高尚情操，堅持原則，秉公辦事。要嚴格要求，以身作則，不 能近水樓臺先得月，一定要廉潔奉公，潔身自好，嚴以律已。 三、要有廣博的知識和較高的管理才能 現(xiàn)代總務行政工作對管理的要求越來越高，且管理的范圍較廣。因此管理人員必須認真 鉆研本職業(yè)務，對業(yè)務要做到精益求精，加強現(xiàn)代管理科學知識學習。 四、要有敏捷的思維能力 敏捷的思維能力是管理者多謀善斷的基礎，是提高決策組織能力的重要條件，要做到處 理事情，解決問題主意多、辦法多、決心大、行動快。 五、要有實事求是的態(tài)度和創(chuàng)業(yè)精神 實事求是是搞好總務行政管理工作的重要原則，無論想問題、訂計劃、做工作必須做到 一切從實際出發(fā)，反映情況要真實可靠，統(tǒng)計數(shù)字要嚴密精確，編制計劃要符合實際， 總結經(jīng)驗要尊重事實，反對說假話、大話、空話、報喜不報憂、弄虛作假、欺上瞞下。 第四節(jié) 總務行政管理職能與職責 一、總公司資產(chǎn)管理部是全公司總務行政管理的一級部門。其基本職能是：總體決策 、宏觀調(diào)控、建章立制、監(jiān)督檢查。 主要職責是： （一）貫徹執(zhí)行公司有關方針、政策，建立、健全公司總務行政管理的各項規(guī)定、標準 、制度、辦法等管理法規(guī)體系。 （二）監(jiān)督檢查全公司總務行政管理的各項規(guī)定、標準、制度、辦法等管理法規(guī)執(zhí)行情 況。 （三）指導、規(guī)范全公司土地、房屋建筑物、商用固定資產(chǎn)的接管驗收、租賃、轉移、 出售、管理跟蹤等事項。 （四）指導、規(guī)范全公司固定資產(chǎn)的管理工作。 （五）負責全公司主要自用品的統(tǒng)采工作。 （六）指導、規(guī)范全公司工服、購物袋、事務用家具、印刷品及各類紙張的訂購、委 托加工等日常管理工作。 （七）負責全公司總務行政專業(yè)報表匯總及分析工作。 二、地區(qū)公司總務行政部門是公司總務行政管理的二級部門。其基本職能是按照總 公司的要求，具體管理和指導本公司的總務行政管理工作。 主要職責是： （一）貫徹執(zhí)行總公司有關總務行政管理的規(guī)定、標準、制度、辦法，結合本公司的實 際情況，制訂具體的實施細則，監(jiān)督、指導各門店搞好總務行政管理工作。 （二）負責本公司土地、房屋、固定資產(chǎn)等固定資產(chǎn)的接管驗收、使用、修繕、保全管 理。 （三）負責本公司房屋、水電能源、供冷、供暖等物業(yè)管理費的結付及核算工作。 （四）負責本公司員工的生活管理，指導各門店搞好生活管理工作。 （五）負責本公司總務行政專業(yè)報表匯總，按時向總公司資產(chǎn)管理部報表。 （六）負責編制本公司總務行政管理計劃。 （七）負責本公司其它總務行政事務。 三、各門店總務行政部門是公司總務行政管理的三級部門。其基本職能是：按照總公司 和地區(qū)公司的具體要求，落實、實施本店的總務行政管理工作。 主要職責是： （一）貫徹執(zhí)行總公司和地區(qū)公司有關總務行政管理的規(guī)定、標準、制度、辦法，結合 本店實際情況，制定具體的實施細則。 （二）負責本店土地、房屋、固定資產(chǎn)等固定資產(chǎn)的使用、修繕、保全管理。 （三）負責本店房屋、水電能源、供冷、供暖等物業(yè)管理費的結付。 （四）負責本店員工的生活管理。 （五）負責向地區(qū)公司總務行政部門填報本店總務行政管理動態(tài)報表。 （六）負責編制本店總務行政管理計劃。 （七）負責本店其他總務行政事務。 第五節(jié) 總務行政系統(tǒng)管理圖 第二章 固定資產(chǎn)管理 第一節(jié) 固定資產(chǎn)管理的基本概念 一、固定資產(chǎn)的定義 固定資產(chǎn)，是相對于流動資產(chǎn)而言的，是長期資產(chǎn)的一種，主要是指企業(yè)為了滿足生產(chǎn) 經(jīng)營活動的需要，所擁有的使用期限超過一年的房屋、建筑物、機器、機械、運輸工具 和其他與生產(chǎn)經(jīng)營有關的固定資產(chǎn)、器具、工具等，以及單位價值在規(guī)定的金額以上的 勞動資料。 在長期使用過程中，仍然保持著原有的實物形態(tài)及使用效能，而不改變其外部形態(tài)及 屬性，是固定資產(chǎn)的顯著特點。固定資產(chǎn)一般應同時具備兩個條件，使用年限在一年以 上，單項價值在規(guī)定限額以上（一般單位按2000元），主要經(jīng)營用的機器固定資產(chǎn)，雖 單項價值不足規(guī)定限額，但使用年限超過一年，也應列入固定資產(chǎn)。 二、固定資產(chǎn)的分類 對固定資產(chǎn)進行合理的分類，是加強固定資產(chǎn)管理和核算的重要條件。固定資產(chǎn)可以按 經(jīng)濟用途分類，也可以按使用情況等進行分類。 按經(jīng)濟用途，固定資產(chǎn)可以分為經(jīng)營用固定資產(chǎn)和非經(jīng)營用固定資產(chǎn)兩大類。這種分類 ，可以核算和監(jiān)督企業(yè)經(jīng)營用固定資產(chǎn)和非經(jīng)營用固定資產(chǎn)的組成和變化情況，考核和 分析企業(yè)固定資產(chǎn)的利用情況，可以促使合理地配置和利用固定資產(chǎn)，充分發(fā)揮固定資 產(chǎn)的生產(chǎn)效能。 按使用情況，固定資產(chǎn)可分為使用中固定資產(chǎn)、未使用固定資產(chǎn)、不需用固定資產(chǎn)和租 出的固定資產(chǎn)。這種分類，可以核算和監(jiān)督固定資產(chǎn)的利用程序，促使企業(yè)有效地提高 固定資產(chǎn)的利用率；同時，還可據(jù)以計算折舊。 按所有權歸屬，固定資產(chǎn)可以分為自有固定資產(chǎn)和租入固定資產(chǎn)。這種分類，可以核算 和監(jiān)督企業(yè)固定資產(chǎn)的來源情況。 在實際工作中，可以綜合運用上述分類方法，把固定資產(chǎn)分為以下幾類： 1.經(jīng)營用固定資產(chǎn)。是指正在使用的直接服務于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的各種固定資產(chǎn)，如 生產(chǎn)經(jīng)營用的房屋、建筑物、機器、固定資產(chǎn)、器具、工具等。由于季節(jié)性經(jīng)營或大修 理等原因暫時停止使用的固定資產(chǎn)和替換使用的固定資產(chǎn)，也作為經(jīng)營用固定資產(chǎn)。 2.非經(jīng)營用固定資產(chǎn)。是指正在使用中、不直接服務于生產(chǎn)、經(jīng)營過程的各種固定資產(chǎn) ，如職工宿舍、食堂、浴室、理發(fā)室、醫(yī)院等使用的房屋固定資產(chǎn)和其他固定資產(chǎn)等。 3.租出固定資產(chǎn)。是指企業(yè)租給其他單位使用，并向租用單位收取租金的各項固定資產(chǎn) 。 4.未使用固定資產(chǎn)。是指已完工或已購建的尚未交付使用的新增固定資產(chǎn)以及因進行改 建、擴建等原因暫停使用的固定資產(chǎn)。 5.不需用固定資產(chǎn)。是指本企業(yè)多余或不適用，需要調(diào)配轉讓處理的固定資產(chǎn)。 6.土地。是指1951年清產(chǎn)核資和1956年民族工商業(yè)社會主義改造時已經(jīng)估價并單獨入賬 的土地。以后征用的土地，都不計價入賬，不能作為固定資產(chǎn)處理。因征用土地而支付 的補償費等計入與土地有關的房屋、建筑物的價值。 7.融資租入固定資產(chǎn)。是指企業(yè)以融通資金的方式租入的固定資產(chǎn)。融資租入的固定資 產(chǎn)，在租賃期滿后，所有權一般轉歸承租企業(yè)，所以，在租賃期內(nèi)，承租企業(yè)應視同本 企業(yè)固定資產(chǎn)進行核算、管理。 為了加強固定資產(chǎn)管理和正確計提折舊，在上述分類下，還需要對每類中的每一固定資 產(chǎn)項目進行明細核算。固定資產(chǎn)項目是指具有一定用途的獨立物體，包括其必要的附屬 固定資產(chǎn)或附件。例如，房屋應以每一幢房屋連同附屬建筑物及照明固定資產(chǎn)等作為一 個固定資產(chǎn)項目；生產(chǎn)用機器及固定資產(chǎn)，以每一獨立的機器連同基座和附屬固定資產(chǎn) 、工具、儀器作為一個固定資產(chǎn)項目。各項固定資產(chǎn)、工具、用具等固定資產(chǎn)項目都應 加以編號并在固定資產(chǎn)實物標明其號碼。在填制固定資產(chǎn)收發(fā)、調(diào)撥、內(nèi)部轉移、清理 報廢等業(yè)務的憑證登記固定資產(chǎn)明細帳時，都要注明固定資產(chǎn)項目的編號，以免互相混 淆，也便于查考。 北京華聯(lián)固定資產(chǎn)大概分以下七類：①土地、房屋及建筑物；②商用固定資產(chǎn)（銷售用） ；③專用固定資產(chǎn)（特定部門使用）；④電器及通訊固定資產(chǎn)；⑤交通運輸工具；⑥辦公固 定資產(chǎn)、家具用具；⑦其他。 為了統(tǒng)一分類口徑，便于管理，公司制訂了《北京華聯(lián)固定資產(chǎn)分類代碼》，各單位必須 嚴格遵循，不能各行其事，對于不合理的分類由公司統(tǒng)一變動。 三、固定資產(chǎn)的計價 各種固定資產(chǎn)，應根據(jù)規(guī)定按照其來源確定其原價。 1.對于購入的固定資產(chǎn)。 固定資產(chǎn)原價=購買價+包裝費+運輸費+安裝費等 2.對于自行建造的固定資產(chǎn)。 固定資產(chǎn)原價=建造過程中的所有實際支出 3.對于其他單位投資轉入的固定資產(chǎn)。 （1）當評估值小于原價時： 固定資產(chǎn)原價=投出單位的帳面原價 固定資產(chǎn)凈值=評估確認的價值 （2）當評估價值大于原價時： 固定資產(chǎn)原價=評估確認的價值 4.對于融資租入的固定資產(chǎn)。 固定資產(chǎn)原價=固定資產(chǎn)價款+運輸費+保險費+安裝調(diào)試費等 5.對于改建、擴建的固定資產(chǎn)。 固定資產(chǎn)原價=固定資產(chǎn)改建擴建前價值+改建擴建中的實際支出- 改建擴建中的變價收入 6.對于盤盈的固定資產(chǎn)。 固定資產(chǎn)原價=固定資產(chǎn)重置完全價值 重置完全價值是指在某一時間重新購建該固定資產(chǎn)，根據(jù)當時生產(chǎn)條件和市場情況所需 要的全部支出。 7.對于捐贈的固定資產(chǎn)。 固定資產(chǎn)原價=根據(jù)固定資產(chǎn)的發(fā)票、報關單、國內(nèi)市價以及國際市場價格等確定 8.對于借款購建的固定資產(chǎn)。 固定資產(chǎn)原價=購建價+購建期內(nèi)借款利息+外幣折合差額 固定資產(chǎn)的計價原則是由國家統(tǒng)一規(guī)定的，企業(yè)通過各種方式取得固定資產(chǎn)時，都必須 按照國家規(guī)定的固定資產(chǎn)計價原則。按照固定資產(chǎn)的原始價值或重置完全價值計價入賬 。對于企業(yè)已經(jīng)入帳的固定資產(chǎn)，除發(fā)生...
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