某企業(yè)公司行政辦公制度
公司行政辦公制度 一、總則 1、 為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化，制度化，提高辦 事效率，特制訂本規(guī)定。 2、 本規(guī)定所指行政事務管理包括接待事務、印章管理、文書管理、檔案管理、聲像管理 、獲獎證明、郵件、報刊訂閱管理、內部刊物管理、文印室管理、計算機和網絡使用 管理及軟件開發(fā)等。 2. 接待事務 3、 為促進公共關系，擴大宣傳效果，同時兼顧商業(yè)秘密，辦公室必須重視接待事務。 4、 如果有客戶或外部關系來公司訪問，有關人員必須提前通知辦公室，并由辦公室安排 好接待場所，對來訪者提供煙茶招待，必要時由辦公室提供企業(yè)的宣傳資料。 5、來訪客戶需要用餐時，由辦公室請示公司領導進行安排。 三、印章管理 6、本規(guī)定所指印章為公司行政印章，由辦公室主任負責保管，公司財務專用章由財務部 門按照公司財務管理制度的有關規(guī)定保管使用。 7、蓋印章必須履行以下手續(xù)。 （1）有關人員需蓋章時，持需蓋章文件及填寫好使用目的，蓋印期限、日期及蓋印數(shù)量 等規(guī)定內容的“印章使用申請表”，經公司領導批準后報辦公室。 （2）辦公室主任在確認手續(xù)完備后方可在文件上蓋印。 （3）涉及到重大事項如合同簽訂，對外的發(fā)送文件等必須經主管領導批準后方可蓋印。 8、若無原則蓋章的，對保管印章人員處以200元以上的罰款，并承擔由此造成的一切責 任和經濟損失。 9、嚴禁印章帶出公司，如不得不帶出公司時，需經總經理批準。 10、公章保管不嚴而被偷蓋的，罰保管人 200 元，偷蓋印章造成損失的，罰偷蓋人400 元，損失部分的20%有保管人賠償，損失部分的80%由偷蓋人賠償，并追究偷蓋人的法 律責任。 11、印章如發(fā)生丟失，損毀或被盜情況，應迅速向總經理匯報。 12、公司一般不允許開具空白介紹信和證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具時 ，必須經總經理批準后方可開出。持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介 紹信的用途，未使用的必須交回。 13、 印章的新刻或改制由辦公室請示總經理批準后辦理。 14、 對私刻，偽造公司印章者，罰款 1000 元，嚴重者追究其法律責任。 四、文書管理 15、 公司文書檔案由辦公室集中統(tǒng)一管理，其它技術檔案分別由有關部門收集整理后報辦 公室統(tǒng)一存檔。文書檔案按ISO9001：2000版質量保證體系要求進行分類、編目、整 理、歸檔。 16、 公司文件均由辦公室負責統(tǒng)一印發(fā)，公司所發(fā)的口頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制 度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等，次要文件不編文號，以普通形式印發(fā)，各 職能部門的一般通知可自行下發(fā)。 17、 各職能部門負責所發(fā)文件的起草（擬稿），辦公室負責按照公文寫作要求以及文內容 檢稿，發(fā)文部門領導負責會簽，總經理簽發(fā)，重要文件和上行文由董事長簽發(fā)。 18、 辦公室的通知，會議文件或傳閱文件根據(jù)要領起草，并經辦公室主任審核，或經相關 業(yè)務部門領導審議后形成。 文件形成者在制定文件時應注意以下幾點： (1)、 文件應是一文一事。 (2)、 除有特殊規(guī)定外，應注明以下事項、文號，發(fā)文日期、發(fā)文部門、收文單位、文件 標題、文件擬稿人及有關審核人。 (3)、 文字應盡可能規(guī)范化，并做到通俗易懂。 (4)、 對于兩頁以上的文件要標明頁碼。 (5)、 行文要層次清楚，準確使用標點符號，必要處劃分段落。 發(fā)文必須按照規(guī)定編號： (1)、 內部發(fā)文可注明本科室代字或代號，連續(xù)性文件應注有連續(xù)號。 (2)、 對外行文時應注明本公司代號或代字。 對某些有特殊處理要求的文件應按如下規(guī)定予以注明： (1)、 對有密級的文件應注明“ 秘密”、“機密”字樣。 (2)、 需緊急處理的文件應注明“急件”。 (3)、 參考資料應注明“參考”。 (4)、 傳閱文件應注明“傳閱”。 19、 辦公室負責做好文件分發(fā)記錄，將搞文原件和一份打印件歸檔備案。 20、到達本公司的所有文書，由辦公室人員統(tǒng)一收簽及分類分發(fā)處理，原則上隨到隨送 ，不得積壓，最遲應于文到一小時內送交有關人員，凡是內容重要的急件，必須立即 向所在部門領導作出報告，及時處理文件中涉及到的有關事項。 21、各級領導對送來的公文要及時批閱，急件當天批復，一般文件三天內批復。 22、各部門及各有關人員，對公文中涉及國家，政府或本公司應保密的事項，必須嚴守 秘密，不準隨便向他人泄露。
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