四、公司文件管理規(guī)定
四、公司文件管理規(guī)定 （一）總則 第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用， 特制訂本制度。 第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種 文件、資料。 第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡(jiǎn)稱兩辦）歸口 管理。 表23-4 送發(fā)公文登記簿 |日 期 |文 號(hào) |收文單位 |文 別|事 由 |附 件 |附 本 |回涵內(nèi)容 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 表23-5 表格檔案處理工作一覽表 |部門(mén)|表格檔 |聯(lián)數(shù)|負(fù)責(zé) |表格性質(zhì) |完成 |審核 |審核 | | |案名稱 | |職別 | |期限 |職別 |日期 | | | | | |日?qǐng)?bào) |月報(bào) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 3．草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明 、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)； 4．文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷 份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)； 5．廠辦應(yīng)根據(jù)廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神、有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和 修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬 稿； 6．經(jīng)廠辦審查修改后的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）； 7．對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚； 8．需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽； 9．文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)； 10．經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交廠辦機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打??； 11．文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名； 12．文件打字后，由廠辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況， 對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。 （五）文件的借閱和清退 第十一條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí) 的文件須兩辦主任同意后方可借閱。 第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全 文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。 第十三條 兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求 限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清 ）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。 第十四條 各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。 （六）文件的立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍 1．凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔： （1）上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)； （2）廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng) 導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等； （3）廠長(zhǎng)辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄； （4）廠一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記 錄等； （5）有保存價(jià)值的人民來(lái)信，來(lái)訪記錄及處理結(jié)果； （6）參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等； （7）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行 匯報(bào)的提綱和材料； （8）反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品； （9）工廠日志和大事記； （10）工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。 2．業(yè)務(wù)科室、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù) 責(zé)立卷歸檔。 第十六條 立卷要求 1．文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類地進(jìn)行整理歸檔。 2．立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件材料 的完整性。 3．要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件 材料，要及時(shí)立卷歸檔。 4．上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（ 室）移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。 （七）文件的銷毀 第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，廠辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有 關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。 第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由廠辦機(jī)要秘書(shū)和正（副）主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān) 指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
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