家電類采購資金審批流程
家電類采購資金審批流程 1. 流程圖： A、預付款流程圖： B、正常采購流程圖 C、代銷聯銷流程圖： 2. 流程說明： （一）資金申請的前提： 1、預付款：（1）核準的“采購資金排款計劃表”范圍內資金；（2）合法合同規(guī)定有預付 款內容。 2、正常采購：（1）核準的“采購資金排款計劃表”范圍內資金；（2）合法合同規(guī)定的正 常采購內容；（3）對應貨到票到。 3、代銷聯銷：（1）核準的“采購資金排款計劃表”范圍內資金；（2）合法合同規(guī)定的代 銷聯銷內容；（3）代銷聯銷銷售單；（4）對應發(fā)票收到。 （二）職責說明： 1、業(yè)務員： （1）填制預付款“資金使用申請單”。填列申請部門、申請日期、供應商名稱及相關資料 、目前總庫存、上月銷售、本周銷售、信用額度、帳期、進貨品名、現有庫存、進 貨數量、進貨單價、金額（小寫金額）、平均售價、本周銷售數、預計銷售天數、 應帳扣項目等，并按合同規(guī)定的方式標明支付方式。必須保證字跡清晰、數據準確 ，內容完整。 （2）保證預付款金額與合同規(guī)定相符，并在發(fā)票欄標明“預付款”（資本運作性質預付款 標明“資本運作預付款”）。負責預付款后的進貨、發(fā)票按合同規(guī)定到達，前批次預 付款的貨票未到位不能再申請預付款。 （3）補充填寫正常采購、代銷聯銷方式的資金使用申請單上資料。補充填列目前總庫存 、上月銷售、本周銷售、信用額度、帳期、現有庫存、平均售價、本周銷售數、預 計銷售天數、應帳扣項目等資料，標明對支付方式，并對進貨結算員所填“資金使用 申請單”內容的準確性進行審核。 （4）按合同規(guī)定結帳期拉代銷聯銷的銷售單，保證按規(guī)定結算。 （5）填寫“返利結算登記表”。真實準確地反映當期各種應收返利、補差、費用等，清晰 準確填寫“貨物品類”“貨物名稱”“資金申請單編號”“應收金額”“結算方式”等內容。 對于折扣折讓中已填返利結算登記表但分次帳扣的，在“實收金額”“未收金額”欄注 明，下次帳扣時在“備注”欄注明并寫清上次“返利結算登記表”編號。 （6）資本運作性質預付款必須在發(fā)票欄標明“打款獎勵預付款”字樣。 （7）合同內容的修訂，必須及時辦理相關清帳、補充手續(xù)，并及時通知對應返利結算員 ，經銷方式（經銷、代銷、聯銷）的變更必須及時更改合同資料信息，并反饋到往 來主管。 2、業(yè)務科長： （1）審核“目前總庫存、上月銷售、本周銷售、信用額度、帳期、進貨品名、現有庫存 、進貨數量、進貨單價、金額（小寫金額）、平均售價、本周銷售數、預計銷售天 數、應帳扣項目、支付方式”的真實準確性。 （2）庫存結構合理性控制。 （3）確認合同的準確執(zhí)行，對合同的準確執(zhí)行負責，沒有簽訂合同的采購不能付款。 （4）供應商信用額度、帳期的審核。 （5）本部門采購資金排款計劃的審核，合理安排、控制。 3、營銷部經理： （1）審核所填資金使用申請單上內容的真實準確性，必須保證采購的必要性、應收的全 面及時性、付款的合理性，對庫存、銷售、進貨應扣帳項目的真實準確性負審核責 任。 （2）確保采購資金排款計劃的合理性、執(zhí)行的準確性。 （3）對于超出合同規(guī)定或沒有相關返利合同條款的應收款項，在與返利結算員溝通協(xié)調 情況下，以文字注明方式作最后裁定，并對后期執(zhí)行作出安排，負責最后的落實。 （4）負責協(xié)助執(zhí)行財務結算制度、供應商往來帳管理（前帳不清后帳不結）等有關規(guī)定 。 4、進貨結算員（臺帳）： （1）審核前一筆預付款的進貨、發(fā)票到位情況，保證前期預付款貨票兩清。 （2）保證發(fā)票及時入帳,按規(guī)定時間及時辦理結算手續(xù)。 （3）填制正常采購、代銷聯銷方式的“資金使用申請單”。填列申請部門、申請日期、供 應商名稱及相關資料、進貨品名、進貨數量、進貨單價、金額（進貨欄小寫金額） 、發(fā)票號碼、進貨ID號等。必須保證字跡清晰、數據準確，內容完整。 （4）保證正常采購、代銷聯銷方式下的貨票對應。 （5）發(fā)票上反映的正常折扣折讓的必須以負數清晰地在進貨欄單列，并填寫“返利結算 登記表”反映折扣折讓。 （6）銷售退貨的及時帳扣。 （7）對資金申請付款內容作出登記，并跟蹤。 5、返利結算員： （1）審核“資金使用申請單”及“返利結算登記表”上各種應收返利、補差、費用等的及時 準確性，保證對應合同條款的執(zhí)行。返利結算員沒有與供應商協(xié)商相關帳扣的權利 。 （2）超出合同規(guī)定或沒有相關返利合同條款的應收款項，應及時與營銷部經理溝通協(xié)調 ，在營銷部經理作出與合同不符條款的處理決定后，有權要求營銷部經理注明理由 、安排落實；上述應帳扣項目的最后確認權在業(yè)務部門營銷經理。返利結算員負責 對合同外或不符合同的帳扣進行執(zhí)行并登記跟蹤，定期匯總分析并報營銷經理。 （3）審核“返利結算登記表”填列內容的完整性，并在“合計欄”填寫大寫金額。審核折扣 折讓中已填返利結算登記表但分次帳扣的是否在“實收金額”“未收金額”或“備注”欄 注明并寫清上次“返利結算登記表”編號。 （4）資本運作性質預付款必須有財務管理中心資本運作專員確認的合法合同并背書才能 通過。 （5）及時開具相關費用發(fā)票，并跟蹤已扣款部分（折扣折讓）發(fā)票的及時回收。 （6）注意常規(guī)與非常規(guī)（特價機、包銷買斷、資本運作等）合同返利政策的區(qū)別。 （7）負責扣款后大寫金額的確認填寫。 （8）各種已收返利、補差、費用等登記工作，應收、已收及時與業(yè)務員信息共享。 6、往來主管： （1）查看對應供應商的往來帳，并與往來對帳員協(xié)調，按規(guī)定要求供應商及時配合對帳 ，保證雙方帳務準確對應，行使對往來結算中不符合公司規(guī)定的供應商行使拒付的 權力。注意下列情況： A、執(zhí)行往來結算前帳不清后帳不結的規(guī)定。 B、被列入往來黑名單的供應商，拒絕付款。 C、改變經營方式的前帳不清后帳不結等。 （2）前一筆預付款的貨票回收控制。 （3）經銷方式（經銷、代銷、聯銷）、結算方式（預付款、正常付款）的控制。 （4）統(tǒng)購分銷、大盤合同結算點的控制。 （5）審查資金使用申請單票面清晰度，內容填列的標準齊全性。金額不得涂改、劃線， 發(fā)現有涂改、劃線現象，必須要求當事人說明并在涂改、劃線處簽字確認。對于票 面不清、涂改、劃線嚴重的，可要求重填。 （6）審核大小寫金額計算的準確性、票據的齊全合規(guī)性、票面的整潔等；如與大小寫合 計不符，應及時按倒程序打回或要求重申請。往來主管不得更改大小寫金額。 7、分公司總經理： （1）負責采購、銷售指導政策的出臺，并落實到資金結算的指導性操作。 （2）統(tǒng)籌分公司的資金計劃、使用，保證資金周轉和效益。 （3）計劃內付款的審批： A、視聽、手機、數碼IT類：3萬元及以上； B、小白、小黑類：5萬及以上； C、彩電、空調、冰洗類：10萬及以上 D、所有預付款性質資金申請； E、結束合作品牌最后一次付款； F、黑名單上供應商恢復往來的第一次付款； G、分公司確定并報備案的審批范圍。 （4）所有計劃外付款審批，必須嚴格計劃外采購資金結算的必要性控制。 （5）公司整體利益的保證。 8、財務總監(jiān)：（上海地區(qū)） （1）資金計劃的全面控制。 （2）預付款必要性的審核。 （3）資本運作性質付款的審批。 9、結算主管： （1）收集整理供應商結算資料（名稱、對應品類、銀行帳號、授權聯系人等）。 （2）審核結算流程的執(zhí)行環(huán)節(jié)是否到位，簽字手續(xù)是否完備，有簽字程序的最后確認權 。 （3）審核“資金使用申請單”與“采購資金排款計劃表”的對應性。 （4）結算時間的控制，資金使用申請單上“付款日期”的確定。 （5）負責安排結算供應商身份的確認，安排辦理付款確認書等結算手續(xù)，保證結算的安 全準確。 （6）按公司結算規(guī)定合理安排資金，確定付款時間，保證及時準確按大寫金額付款。 （7）采購資金排款計劃表的執(zhí)行登記并分析。 ----------------------- 業(yè)務員填資金使用申請單、返利結算登記表 返利結算員審核 進貨結算員（臺帳）審核 營銷部經理審核 業(yè)務科長審核 財務總監(jiān)審批 結算主管 安排付款 往來主管審核 分公司總經理審批 進貨結算員（臺帳）填資金使用申請單 營銷部經理審核 業(yè)務科長審核 業(yè)務員填返利結算表 分公司總經理審批 結算主管 安排付款 往來主管審核 返利結算員審核 進貨結算員（臺帳）填資金使用申請單 業(yè)務員（臺帳）拉銷售清單并復核 業(yè)務員填返利結算表 業(yè)務科長審核 營銷部經理審核 往來主管審核 結算主管 安排付款 返利結算員審核 分公司總經理審批
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