行政部規(guī)范化管理工具箱-公司會(huì)議管理制度
公司會(huì)議管理制度
以下是某公司公司會(huì)議管理制度，供讀者參考。
制度
名稱 公司會(huì)議管理制度 編 號(hào)
執(zhí)行部門
第1章 總則
第1條 目的
為了使公司的會(huì)議管理工作規(guī)范化、有序化，減少不必要的會(huì)議，縮短會(huì)議時(shí)間，提高公司會(huì)議決策的效率，特制定本制度。
第2條 適用范圍
本制度適用于公司內(nèi)部會(huì)議管理。
第2章 會(huì)議組織
第3條 公司級(jí)會(huì)議，指公司員工大會(huì)、全公司技術(shù)人員大會(huì)及各種代表大會(huì)，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由各相關(guān)部門組織召開，公司領(lǐng)導(dǎo)參加。
第4條 專業(yè)會(huì)議，指公司性的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(huì)，由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織。
第5條 各車間、部門、支部召開的工作會(huì)由各車間、部門、支部領(lǐng)導(dǎo)決定并負(fù)責(zé)組織。
第6條 班組（小組）會(huì)由各班組長(zhǎng)決定并主持召開。
第7條 上級(jí)或外單位在公司召開的會(huì)議（如現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、報(bào)告會(huì)、辦公會(huì)等）或公司之間的業(yè)務(wù)會(huì)（如聯(lián)營(yíng)洽談會(huì)、用戶座談會(huì)等）一律由公司組織安排，相關(guān)部門協(xié)助做好會(huì)務(wù)工作。
第3章 會(huì)議管理
第8條 會(huì)議準(zhǔn)備
1．明確參會(huì)人員。
2．選擇開會(huì)地點(diǎn)。會(huì)場(chǎng)環(huán)境要干凈、整潔、安靜、通風(fēng)、照明效果好、室溫適中等。
3．會(huì)議日程安排。要將會(huì)議的舉辦時(shí)間事先告知與會(huì)人員，保證與會(huì)人員能準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。
會(huì)議日程安排表
會(huì)議日期 時(shí)間 地點(diǎn) 內(nèi)容 備注



4．會(huì)場(chǎng)布置
一般情況下，會(huì)場(chǎng)布置應(yīng)包括會(huì)標(biāo)（橫幅）設(shè)置、主席臺(tái)設(shè)置、座位放置、臺(tái)卡擺放、音響安置、鮮花擺設(shè)等。會(huì)場(chǎng)布置和服務(wù)如有特殊要求的按特殊要求準(zhǔn)備。
5．會(huì)議通知
會(huì)議通知應(yīng)包括參加人員名單、會(huì)期、報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)、需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)及要求等內(nèi)容。
會(huì)議通知單
召開會(huì)議部門 會(huì)議組織部門
會(huì)議召開時(shí)間
會(huì)議結(jié)束時(shí)間
會(huì)議議題
參會(huì)人員
參會(huì)人員的相關(guān)準(zhǔn)備工作
注意事項(xiàng)
會(huì)議組織部門的聯(lián)系方式
第9條 會(huì)中管理
1．人員簽到管理
會(huì)議組織部門或單位應(yīng)編制“參會(huì)人員簽到表”，參會(huì)人員在預(yù)先準(zhǔn)備的“簽到表”上簽名以示到會(huì)。
2．會(huì)場(chǎng)服務(wù)
會(huì)場(chǎng)服務(wù)主要包括座位引導(dǎo)、分發(fā)文件、維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序、會(huì)議記錄、處理會(huì)議過程中的突發(fā)性問題等內(nèi)容。
會(huì)議記錄人員應(yīng)具有良好的文字功底和邏輯思維能力，能獨(dú)立記錄并具有較強(qiáng)的匯總概括能力。會(huì)議記錄應(yīng)完整、準(zhǔn)確，字跡應(yīng)清晰可辨。
第10條 會(huì)后管理
1．會(huì)后管理主要包括整理會(huì)議記錄，形成紀(jì)要和決議等結(jié)論性文件，檢查落實(shí)會(huì)議精神，分發(fā)材料，存檔及會(huì)務(wù)總結(jié)等工作。
2．會(huì)議記錄人員應(yīng)在 個(gè)工作日內(nèi)草擬會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)行政部領(lǐng)導(dǎo)審核后，由會(huì)議主持人簽發(fā)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)充分體現(xiàn)會(huì)議精神，并具有較強(qiáng)的可操作性。
第4章 會(huì)議安排
第11條 為避免會(huì)議過多或重復(fù)，公司經(jīng)常性的會(huì)議一律實(shí)行例會(huì)制，原則上按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)和內(nèi)容組織召開。
部分會(huì)議內(nèi)容說明
會(huì)議類型 內(nèi)容
總經(jīng)理辦公會(huì) 研究、部署行政工作，討論決定公司行政工作的重大問題；總結(jié)評(píng)價(jià)當(dāng)月的生產(chǎn)行政工作情況，安排布置下月的工作任務(wù)
經(jīng)營(yíng)管理大會(huì)或公司員工大會(huì) 總結(jié)上季（上半年、上年）的工作情況，部署本季（下半年、新年）的工作任務(wù)，表彰、獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集體和個(gè)人
經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì) 匯報(bào)、分析公司計(jì)劃執(zhí)行情況和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)成果，評(píng)價(jià)各方面的工作情況，肯定成績(jī)，指出問題，提出改進(jìn)措施，不斷提高公司的經(jīng)濟(jì)效益
質(zhì)量分析會(huì) 匯報(bào)、總結(jié)上月產(chǎn)品質(zhì)量情況，討論分析質(zhì)量事故（問題），研究決定質(zhì)量改進(jìn)措施
安全工作會(huì) 匯報(bào)、總結(jié)上季安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施
技術(shù)工作會(huì) 匯報(bào)、總結(jié)上月技術(shù)改造、新產(chǎn)品開發(fā)、科研、技術(shù)和日常生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備工作計(jì)劃的完成情況，布置下月技術(shù)工作任務(wù)，研究確定解決有關(guān)技術(shù)問題的方案
生產(chǎn)調(diào)度會(huì) 調(diào)度、平衡生產(chǎn)進(jìn)度，研究解決各部門不能自行解決的重大問題
各部門例會(huì) 檢查、總結(jié)、布置本部門工作
第12條 其他會(huì)議的安排
1．凡涉及多部門負(fù)責(zé)人參加的會(huì)議，均須于會(huì)議召開前 日經(jīng)部門或分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)辦公室匯總，并由公司辦公室統(tǒng)一安排，方可召開。
2．行政部每周六應(yīng)統(tǒng)一平衡編制《會(huì)議計(jì)劃》并裝訂，分發(fā)到公司相關(guān)部門。
3．對(duì)于已列入《會(huì)議計(jì)劃》的會(huì)議，如需改期或遇特殊情況需安排其他會(huì)議時(shí)，會(huì)議召集部門應(yīng)提前 天報(bào)請(qǐng)行政部并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。
4．對(duì)于參加人員相同、內(nèi)容接近、時(shí)間段雷同的會(huì)議，公司有權(quán)安排合并召開。
5．各部門會(huì)期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會(huì)不應(yīng)安排在與公司例會(huì)同期召開（與會(huì)人員不發(fā)生時(shí)間沖突的除外），應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)、局部服從整體的原則。
第5章 會(huì)議注意事項(xiàng)
第13條 會(huì)議注意事項(xiàng)
1．發(fā)言內(nèi)容是否偏離議題。
2．發(fā)言目的是否出于個(gè)人利益。
3．全體人員是否專心聆聽發(fā)言。
4．發(fā)言者是否過于集中針對(duì)某些人。
5．某個(gè)人的發(fā)言是否過于冗長(zhǎng)。
6．發(fā)言內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)。
7．在必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)在取得大家的同意后再延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間。
第14條 召開會(huì)議時(shí)需遵守如下要求
1．嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間。
2．發(fā)言時(shí)間不可過長(zhǎng)（原則上以 分鐘為限）。
3．發(fā)言內(nèi)容不可對(duì)他人進(jìn)行人身攻擊。
4．不可打斷他人的發(fā)言。
5．不要中途離席。
第6章 會(huì)議室日常管理
第15條 會(huì)議室由行政部指定專人負(fù)責(zé)管理，統(tǒng)一安排使用。
第16條 各部門若需使用會(huì)議室，需提前向行政部提交申請(qǐng)，由行政部統(tǒng)一安排。
會(huì)議室使用申請(qǐng)表
申請(qǐng)使用部門
日期 召開會(huì)議時(shí)間 會(huì)議名稱 主持人 參會(huì)人數(shù) 備注


行政部意見
第17條 各部門在使用會(huì)議室的過程中，要注意保持衛(wèi)生，禁止吸煙，愛護(hù)室內(nèi)設(shè)備。
第18條 未征得公司同意，任何人不得將會(huì)議室內(nèi)所使用的設(shè)備、工具、辦公用品拿出會(huì)議室或挪作他用。
第19條 會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生由行政部派專人負(fù)責(zé)，在每次會(huì)議召開前后均要認(rèn)真打掃，并做好日常清潔工作。
第20條 會(huì)議室使用完畢后，應(yīng)隨時(shí)關(guān)閉門、窗和全部設(shè)施設(shè)備電源，切實(shí)做好防火、防盜及其他安全工作。
第21條 會(huì)議室的鑰匙由行政部派專人管理。
第7章 附則
第22條 行政部負(fù)責(zé)本制度的起草工作。
第23條 總經(jīng)理負(fù)責(zé)本制度的核準(zhǔn)工作。
第24條 本制度自發(fā)布之日起實(shí)行。

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