秘書實務 (ppt)
秘 書 實 務
秘書工作概述
1.1 秘書
1.2 秘書部門
1.3 秘書工作
1.4 技能訓練

教學目 的
了解秘書的來由、職業(yè)特色、類別和秘書部門的特征，掌握秘書工作的原則和特點，理解秘書工作的作用。
通過本章學習，你會對秘書有一個初步的了解，為學習后續(xù)內容，奠定一個良好的基礎。
教學重點與難點
一、教學重點
1、秘書的概念
2、秘書的職業(yè)特點
3、秘書工作的原則與作用
4、技能訓練
二、教學難點
1、秘書的來由與定義
2、秘書工作作用的技能
3、案例分析

1.1.1 “秘書”詞義的演變
宮中秘藏之書 ： 最初是指具有秘密性質或神秘色彩的圖書。
職務之稱: 秘書工作人員,是從清末開始的,這是現代秘書概念的源頭。
社會職業(yè)：秘書已被看作是廣泛的社會職業(yè)之一，它屬于第三產業(yè)（服務性行業(yè)）。


1.1.2 秘書的定義
所謂秘書，乃是組織或主管的助手，其任務是在認可的職權范圍內，提供輔助工作與綜合服務，并能運用辦公室的工具設備，從事組織與主管制定的行政性任務的人員。


1.1.3 秘書的職業(yè)特色
1.直接性
一是秘書工作的內容與領導工作是一致的，即領導做什么秘書也做什么;
二是秘書做工作幾乎都是領導親自指派、直接安排的,秘書也是直接向領導請示、匯報的;
三是秘書做工作是直接對領導負責的，其結果的成敗與領導有直接的關系。

2.穩(wěn)定性
秘書與其服務對象之間的關系有相對的固定性，短至數月，長達幾年甚至幾十年。
3.知識化
秘書的工作性質要求秘書人員要具有一定的文化知識和專業(yè)知識。

4.年輕化
發(fā)達國家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為20～35歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。
5.女性化
近20年來，女性秘書有明顯增加的趨勢，這是由女性的心理素質所決定的。西方國家的初、中級女性秘書占總數的比例達到了90%。

1.1.4 秘書的分類
橫向分類
按單位性質不同：機關秘書，企業(yè)秘書，私人秘書，商業(yè)秘書，涉外秘書。
按工作內容不同：行政秘書、機要秘書，文字秘書，教學秘書，信訪秘書、通訊秘書、醫(yī)學秘書，法律秘書等。
按服務對象不同：公務秘書、私人秘書。
縱向分類（層次）
高級、中級、初級

1.2.1 秘書部門的涵義
秘書部門又稱秘書機構，有廣義和狹義之分。
廣義的秘書機構，指承擔辦文辦事、信息調研、綜合協調、督促檢查與事務管理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機要、調研、信訪、行政、督查等部門。（如下圖）
狹義的秘書機構，指承擔以辦文辦會為主，專門輔助領導機關及其負責人辦理秘書業(yè)務的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。
秘書機構圖

1.2.2 秘書部門的地位
秘書部門無論是在黨政機關還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領導層服務的。它處于承上啟下、協調左右、溝通內外的樞紐地位。如圖 ：

1.2.3 秘書部門的 基本特征
•從屬性
秘書機構在整個機構體系中屬于綜合性的輔助部門。
•中介性
在黨政機關、企事業(yè)單位內，領導層是決策機構，職能部門是執(zhí)行機構。
•綜合性
秘書機構的主要活動是圍繞領導層的活動而展開的，活動內容涉及面廣。

1.3.1秘書工作內容與形式
•辦文：主要圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。
•辦會：包括會前的籌劃和準備、會中的組織和服務、會后的善后和落實。
•辦事：主要分信息工作、技術工作和日常行政事務工作。

1.3.2 秘書工作的原則
1.準確原則
理解和執(zhí)行黨和國家的現行方針政策。
收集和提供領導工作所需要的信息資料。
判斷和貫徹領導意圖。
處理各種秘書事務和領導者交辦的事項。
進行文字表達和口頭表達。

2.及時原則
要確立正確的時間觀念。
要講究工作效率。
要分辨輕重緩急。
要變被動為主動。
3.嚴謹原則
嚴密地思考。
周詳地運作。
謹慎地行事。

4.同步原則
要同步思維。
要同步行動。
要同步提高。
5.保密原則
要強化保密意識。
要具備法律知識。


1.3.3 秘書工作的特點
從屬性
是現代秘書工作最根本的屬性和特點。
被動性
秘書機構的輔助地位，決定了秘書工作的被動性。
事務性
秘書工作絕大多數都是具體的事務工作。
綜合性
秘書機構是綜合辦事機構，秘書工作也就具有鮮明的綜合性。
機要性
指秘書工作的機密性和重要性。

1.3.4 秘書工作的作用
樞紐作用
秘書部門的地位是承上啟下，聯系左右，溝通各方的樞紐。
參謀助手作用
秘書工作的參謀助手作用，貫穿在秘書人員輔助領導工作的整個過程中。
形象作用
秘書人員在工作中的一舉一動、一言一行以及辦事風格，都代表本單位的形象。
1.3.5 秘書工作的發(fā)展趨勢
逐步形成以公務秘書為主導、社會秘書為主體的職業(yè)階層
逐漸形成雙向選擇的社會化秘書性服務系統(tǒng)
逐漸走向秘書工作科學化的道路
1.3.6國外秘書工作的發(fā)展趨勢
由事務型轉為智能型
秘書工作日益專業(yè)化
秘書人員的高學歷、秘書工作的永業(yè)化

【訓練目標】
通過訓練，熟練地掌握有效發(fā)揮秘書工作作用的技能。
【案例分析1】季市長與他的秘書
分析思考：
1、通過案例分析，如何理解市長夫人對市長的評價：“老季不過是個比別人勤奮些的凡人。這位出了名的、勤奮的凡人后面，還有一個不出名的更勤奮的人—市長的秘書老許”


2、從案例中可以看出徐秘書在幕后的辛勤工作，對領導人及市長起了哪些積極作用？
3、若你擔任市長秘書，要產生像徐秘書這樣有效的輔助效果，你將做哪些方面的準備？
【案例分析2】 交印
分析思考：
1、案例中老陳這個人物給你怎樣的啟示？
2、老陳為何遲遲不交印盒的鑰匙？
3、小劉是一位合格的機要秘書嗎?



1.你對秘書這一職業(yè)是怎么看的?
2.秘書工作的原則有哪些?
3.秘書工作有什么作用?
4.秘書工作的發(fā)展趨勢是什么?

祝學習進步！

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