如何了解部屬的工作職責(zé)(ppt)
如何了解部屬 的工作職責(zé)
大綱
組織的基本概念
職位分析
職位說(shuō)明書
實(shí)際演練
組織的基本概念
組織運(yùn)作的原理
組織運(yùn)作是透過(guò)一群人，在不同功能部門里承擔(dān)不同的任務(wù)與職責(zé)，完成組織的使命，促使組織不斷成長(zhǎng)與發(fā)展，創(chuàng)造最大利潤(rùn)，也給予組織內(nèi)人員成長(zhǎng)與發(fā)揮其才能的空間。
而任何一個(gè)組織皆須具備下列四大要素：
明確的工作目標(biāo)。
清晰的職位層次序列。
流暢的意見(jiàn)溝通路線。
有效的協(xié)調(diào)與合作體系。
組織設(shè)計(jì)的原則
監(jiān)督幅度
剔除重復(fù)
權(quán)責(zé)一致
授權(quán)原則
命令統(tǒng)一
名稱統(tǒng)一

職位分析、職位說(shuō)明書建立、職位評(píng)價(jià)作業(yè)的實(shí)施是提供公司一個(gè)檢核及管理的工具，以有效地達(dá)成下列目的 ：
建立職級(jí)架構(gòu)
評(píng)估與控制員額數(shù)目
落實(shí)部門職責(zé)劃分
厘清個(gè)人工作之上下游關(guān)系
建立人員征聘基準(zhǔn)
界定人員訓(xùn)練需求
訂定績(jī)效評(píng)估的評(píng)核標(biāo)準(zhǔn)
奠定薪資制度建立的基礎(chǔ)
職位分析
什么是職位分析？
職位分析是將企業(yè)組織內(nèi)部各崗位工作的內(nèi)容、責(zé)任性質(zhì)，以及員工應(yīng)具備的基本條件，包括知識(shí)、能力等加以研究分析的過(guò)程，又稱為工作分析
職位分析是一種在組織內(nèi)所執(zhí)行的管理活動(dòng)，專注于收集、分析、整合工作相關(guān)資訊，以提供組織規(guī)劃與設(shè)計(jì)、人力資源管理及其他管理機(jī)能的基礎(chǔ)

職位分析的目的
是指全面了解、獲取與工作有關(guān)的詳細(xì)信息的過(guò)程
是對(duì)組織中某特定職務(wù)的工作內(nèi)容和職務(wù)規(guī)范（任職資格）的描述和研究了解過(guò)程
是指定職務(wù)說(shuō)明和職務(wù)規(guī)范的系統(tǒng)過(guò)程
職務(wù)分析為確定職務(wù)內(nèi)容提供了主要依據(jù)
是任何為了證明人員選擇方法和工作績(jī)效之間 關(guān)系的研究中所不可缺少的部分
職位分析帶來(lái)的效益
基本概念與相關(guān)術(shù)語(yǔ)
職位分析的內(nèi)容
職位分析在于了解工作的五大特征：
工作的輸出特征
工作的輸入特征
工作的轉(zhuǎn)換特征
工作的關(guān)連特征
工作的動(dòng)態(tài)特征
工作分析的用途
工作說(shuō)明書建立
工作流程之厘清
甄選標(biāo)準(zhǔn)之訂立
教育訓(xùn)練之安排
績(jī)效目標(biāo)之設(shè)定
工作職務(wù)之設(shè)計(jì)
職務(wù)類別之訂定
生涯前程之分析
組織規(guī)劃之基礎(chǔ)
人力需求之預(yù)估
工作評(píng)價(jià)之基礎(chǔ)
獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)之訂定
何時(shí)做職位分析
建立一個(gè)新的組織
工作內(nèi)容、性質(zhì)發(fā)生變化
重新定崗定員
制度建立的需要
職位分析的前置作業(yè)
成立項(xiàng)目小組
外部專家顧問(wèn)、人力資源部、公司高階主管
準(zhǔn)備相關(guān)資料
組織結(jié)構(gòu)圖、部門職責(zé)說(shuō)明書、工作流程圖
設(shè)計(jì)相關(guān)工具及表格
工作日志、調(diào)查問(wèn)卷、訪談表、現(xiàn)場(chǎng)觀察、
工作說(shuō)明書格式
誰(shuí)來(lái)做工作分析
人力資源管理者
組織內(nèi)的主管人員
在職員工

透過(guò)三者的共同努力與合作來(lái)完成
一般部門在職位分析中起的作用
員工及其直接上級(jí)主管需協(xié)同人力資源部門人員觀察和分析正在進(jìn)行的工作，填寫問(wèn)卷、接受訪談等，然后編寫出一份工作說(shuō)明和工作規(guī)范。
最后，由承擔(dān)工作的員工及其上級(jí)主管來(lái)審核和修改能反映出他們工作活動(dòng)和職責(zé)的那些結(jié)論性描述。

常用的職位分析方法
問(wèn)卷調(diào)查法
觀察法
工作日志法
訪談法
關(guān)鍵事件法

職位說(shuō)明書
職位說(shuō)明書的來(lái)源和目的
職務(wù)說(shuō)明書是根據(jù)職務(wù)分析所得到的資料，而對(duì)工作的職務(wù)、所負(fù)的責(zé)任、以及應(yīng)具備的條件所做成的書面文件
即：職位分析的直接結(jié)果，就是產(chǎn)生職位描述、職位規(guī)范，進(jìn)而形成職位說(shuō)明書
目的：確認(rèn)工作職責(zé)，并說(shuō)明工作的范圍和內(nèi)容。
職位描述和職位規(guī)范的編寫
職位描述(Job Description)：對(duì)有關(guān)工作職責(zé)、工作活動(dòng)、工作條件以及工作安全等方面的書面描述文件。
職位規(guī)范(Job Specification)：全面反映對(duì)工作承擔(dān)者在個(gè)性特征、技能以及工作背景等方面的要求的書面文件。
職位描述與職位規(guī)范的區(qū)別
編寫目的的區(qū)別：職位描述是以“工作”為中心對(duì)職位進(jìn)行深入的說(shuō)明，為職位評(píng)價(jià)、職位分類及人事管理提供依據(jù)。職位規(guī)范是在工作描述的基礎(chǔ)上，解釋什么樣的人才能勝任此一職位的工作，以便為招聘、培訓(xùn)、考核、選拔、任用提供依據(jù)
內(nèi)容范圍的區(qū)別：職位描述的內(nèi)容很廣泛，包括對(duì)職位的性質(zhì)、特征、程序、方法的說(shuō)明，而職位規(guī)范的內(nèi)容則主要涉及到該職位對(duì)任職人員資格條件的要求
職位描述的價(jià)值
對(duì)員工：工作描述可以幫助員工了解工作的內(nèi)容及義務(wù)，并且讓員工了解組織對(duì)他們的期望值。
對(duì)管理者：書面的工作描述可以盡可能地減少在工作要求上與員工的沖突。當(dāng)工作描述中所包含的義務(wù)沒(méi)有做到時(shí)，管理者就有了采取糾正行動(dòng)的依據(jù)。
職位規(guī)范的價(jià)值
對(duì)員工：職位規(guī)范可讓員工了解每一職位所需具備之最低任職要求，從而依自己有興趣之職系或職位，訂定相關(guān)職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。
對(duì)管理者：有一清晰標(biāo)準(zhǔn)之招聘標(biāo)準(zhǔn)，可提高人員選拔及任用之適任性。
職位說(shuō)明書的失敗原因
員工及部門主管因工作忙碌，配合意愿低，為免麻煩，僅以口頭約定代替，不落書面文字
工作描述撰寫不清，和實(shí)際工作內(nèi)容差異太大
修改增刪不便，工作變動(dòng)后或因職位之更替頻繁，其內(nèi)容早不合實(shí)際，流于形式
對(duì)工作說(shuō)明書編制過(guò)程之相關(guān)理念不清楚，格式及形式無(wú)法充分發(fā)揮其功能，導(dǎo)致誤用
對(duì)工作說(shuō)明書與整個(gè)管理制度之聯(lián)結(jié)，欠缺系統(tǒng)性之構(gòu)想，無(wú)法有效支持其它制度之設(shè)計(jì)，限制其可能之功能發(fā)揮。
職位說(shuō)明書
填寫職位說(shuō)明書的一般原則
以簡(jiǎn)潔而直接的方式填寫職位說(shuō)明書，用詞力求簡(jiǎn)單
系針對(duì)“職位”，而非針對(duì)“個(gè)人”
主管仍有權(quán)指定其他相關(guān)的職責(zé)或工作
職位說(shuō)明書的長(zhǎng)度并不能表示該職位的重要程度
職位規(guī)范中需避免種族、性別、年齡、身體殘疾方面的歧視。
基本資料
職位名稱：本職位現(xiàn)行職位名稱。如：人力資源專員、系統(tǒng)分析師、行政助理、財(cái)務(wù)經(jīng)理等。
職位代碼：系統(tǒng)中本職位之代碼
職位類別：本職位為管理職或?qū)I(yè)職，及其工作性質(zhì)為何
所屬處／部門：本職位所屬之職能組織。如：人力資源部。
所屬單位：本職位所屬最小功能單位，如：訓(xùn)練課、電子工程課
職位層次：本職位所屬之專業(yè)及能力階層
職位描述
面對(duì)內(nèi)外部客戶
內(nèi)部伙伴
外部顧客
工作內(nèi)容與職責(zé)概述
職責(zé)范圍
負(fù)責(zé)程度：主要負(fù)責(zé)／部分／支持
要達(dá)成的目的
職位規(guī)范
職位資格
教育程度及專業(yè)類別：本職位需具備之學(xué)歷及專業(yè)
職位專長(zhǎng)類別
培訓(xùn)／證照要求：與本職位工作相關(guān)所需必備之培訓(xùn)經(jīng)歷或?qū)I(yè)證照
資歷與經(jīng)驗(yàn)
職位標(biāo)準(zhǔn)
主要知識(shí)技能／項(xiàng)目描述／重要程度
操作技能／項(xiàng)目描述／重要程度
其他人格特質(zhì)／項(xiàng)目描述／重要程度
職位設(shè)計(jì)的主要原則
因事設(shè)崗原則：職位設(shè)置應(yīng)按照企業(yè)各部門職責(zé)范圍來(lái)設(shè)定職位，而不應(yīng)該“因人設(shè)崗”，“職位”和“人”的關(guān)系應(yīng)是“設(shè)置”和“配置”的關(guān)系
職位的規(guī)范：職位名稱及職責(zé)范圍均應(yīng)加以規(guī)范，且職位名稱應(yīng)該很接近工作內(nèi)容的性質(zhì)
最少職位數(shù)原則：考慮到最大限度地節(jié)約人力成本，并盡可能地縮短職位之間訊息傳遞時(shí)間
人事相宜原則：根據(jù)職位對(duì)人的素質(zhì)要求，選擇相應(yīng)的工作人員，并將人安排到合適的職位上。
職位說(shuō)明書－實(shí)例
職位說(shuō)明書－實(shí)例
人事行政助理
DSP軟件工程師
產(chǎn)品專員
實(shí)際演練
職位類別
A主管職
B管理行政職
C技術(shù)職
D生產(chǎn)職
職位層次
B1非專業(yè)人員/助理 ：?jiǎn)渭儚氖聢?zhí)行性、操 作性之工作
B2專業(yè)人員 ：需具備策劃、思考能力，能獨(dú)立進(jìn)行工作
B3基層主管/資深專業(yè)人員：需至少具備在該專業(yè)領(lǐng)域3年以上工作經(jīng)驗(yàn)
B4中階主管/高級(jí)項(xiàng)目人員：需至少具備在該專業(yè)領(lǐng)域5年以上工作經(jīng)驗(yàn)

面對(duì)內(nèi)外部客戶
指擔(dān)任本職位者在執(zhí)行工作時(shí)，不論對(duì)公司內(nèi)、外，以文字或口頭，透過(guò)溝通、協(xié)調(diào)、接洽之表達(dá)方式，進(jìn)行其正常而合理接觸之必要性，進(jìn)而形成良好之人際關(guān)系及工作關(guān)系，有助其任務(wù)之完成。
內(nèi)部伙伴：指本職位因工作需要，需與公司內(nèi)所屬單位以外之那些人員進(jìn)行聯(lián)系及合作
外部顧客：指因工作需與公司外部單位或人員之必要接觸對(duì)象
具體寫明接觸內(nèi)容，如資料交換、談判溝通、協(xié)調(diào)等
職責(zé)范圍
條理分明：職位之主要工作職責(zé)明確而肯定。
工作職責(zé)應(yīng)以重要程度為順序排列
每一要點(diǎn)之開始，要以肯定之動(dòng)詞開始
每一行動(dòng)動(dòng)詞后均應(yīng)有其受詞，以及可能之行動(dòng)目的及結(jié)果。
如：培訓(xùn)專員：執(zhí)行公司教育訓(xùn)練活動(dòng)，以提高員工之專業(yè)及管理技能
敘述現(xiàn)在應(yīng)該做的工作，而非過(guò)去是怎么做的，也不是將來(lái)要怎么做或?qū)?lái)計(jì)劃要做的工作

不得有否定的詞句
避免使用縮寫或簡(jiǎn)稱
避免含糊、不明確的詞句，如設(shè)法、盡力、嘗試等。
避免使用技術(shù)性的詞句或文字
避免使用敘述式的填寫方式
避免使用“得”或“偶爾”等文字
提供參考之動(dòng)詞
督導(dǎo)、分析、執(zhí)行、評(píng)估、協(xié)助、審核、參加、收集、整合、協(xié)調(diào)、擬訂、指導(dǎo)、編輯、檢查、維護(hù)、操作、調(diào)查、規(guī)劃、采購(gòu)、修訂、記錄、提供、研究、訓(xùn)練、實(shí)施、發(fā)放、追蹤、觀察、比較、提供、 等等．．．
教育程度及專業(yè)類別
教育程度：指擔(dān)任本職位最低必要之教育層次，而非填寫者目前之教育程度。如初中、高中、專科、本科、碩士等。
專業(yè)類別：如“電機(jī)系”、“會(huì)計(jì)系”、“資訊管理系”，或較大彈性之“工商管理相關(guān)科系”、“機(jī)械工程相關(guān)科系”等，如能與職位描述所需專業(yè)類別越相近越好。
職位專長(zhǎng)類別
A ：行政管理類
D ：工業(yè)工程類
E ：電子類
M ：機(jī)械類
S ：軟件類
I ：資訊管理類
O ：其他
經(jīng)歷與經(jīng)驗(yàn)
指擔(dān)任本職位所需之必要該專業(yè)或相關(guān)經(jīng)驗(yàn)?zāi)陻?shù)，以便能有相應(yīng)具備之工作經(jīng)驗(yàn)，執(zhí)行其日常工作，并能達(dá)成任務(wù)目標(biāo)。
若本職位需有主管工作經(jīng)驗(yàn)，則需注明需具備之擔(dān)任主管經(jīng)驗(yàn)?zāi)陻?shù)。
主要知識(shí)技能／操作技能
指擔(dān)任本職位需已具備的專業(yè)知識(shí)及能力；因工作之難易度及復(fù)雜度不同。
需具備之知識(shí)技能如：Oracle資料庫(kù)撰寫、C++程序設(shè)計(jì)、人力資源管理技能等
需具備之操作技能（需以手動(dòng)操作為主）如：電腦Microsoft Office操作技能、水電管線裝配技術(shù)、
人格特質(zhì)
擔(dān)任本職位所需具備之較重要，且與工作相關(guān)之人格特質(zhì)，如：
財(cái)務(wù)人員－嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、?xì)心的、正直的
業(yè)務(wù)人員－具彈性、高挫折容忍力、善溝通
研發(fā)人員－專心一致、有創(chuàng)造力的
生產(chǎn)技術(shù)人員－可靠的、有條理的

如何了解部屬的工作職責(zé)(ppt)