溝通及信息交流控制程序
1.0 目的
為了規(guī)范信息溝通，確保體系的有效運行，特制定本程序。
2.0 適用范圍
本程序適用于公司內部和外部信息的管理。
3.0 職責
3.1 各部門負責相應業(yè)務范圍內的信息溝通。
3.2 辦公室負責與公司領導的信息溝通及內部員工反映問題的處理反饋工作。
4.0 工作程序
4.1 總則
4.1.1信息溝通的途徑可以是口頭或書面文件，以及其他一切可以利用的通訊及宣傳工具(品)。
4.1.2信息分為內部信息和外部信息。
4.1.3 信息內容應準確可靠。
4.1.4 各部門內審員負責信息記錄。
4.2 內部信息溝通
4.2.1 內部信息包括以下內容：
(1)公司的方針、管理體系運行情況由管理者代表負責及時傳達到公司的各部門及員工，相關方需要索取方針時，公司應滿足其要求。
(2)管理體系運行中產(chǎn)生的信息由其產(chǎn)生單位及時傳遞到相關部門和人員，并記錄其內容和處理結果。
(3)獲取和更新法律及其他要求要及時地傳遞到相關部門。
4.2.2 內部信息溝通的實施
(1)方針以板報、小冊子為宣傳工具公諸于眾。
(2)活動過程中產(chǎn)生的信息由產(chǎn)生單位及時傳遞到相關部門，要求答復的必須在三日之內予以答復。
(3)緊急狀態(tài)下的信息按《應急準備與響應控制程序》規(guī)定進行信息溝通。
(4)不符合、糾正與預防措施實施單位必須在整改過程中將信息傳遞到相關部門。
(5)傳遞接收方必須做好記錄。
4.3 外部信息
4.3.1 外部信息主要包括：
(1)上級主管部門的文件,應呈報公司相關領導后做出相關處理。
(2)外部檢查、參觀、訪問由辦公室接待安排，并將結果報管理者代表。
(3)公司的其他部門若收到有關的法律、法規(guī)和標準時，如質量、環(huán)境、資源、能源、消防等方面法規(guī)，應及時傳遞到相關部門。
(4)相關方的信息(包括：顧客、供方、安全部門、社區(qū)居民、顧客抱怨等)，由各部門分別接收。
(5)發(fā)生事故應逐級上報。
4.3.2外部信息處理
對外部相關方提出的有關意見或申訴，接收部門應會同相關的部門提出處理意見或建議，報管理者代表批準，形成處理決定后三日內答復。
信息提供者要求答復時，應在二天內給予答復，并作好記錄。
5.0 引用文件
應急準備與響應管理程序
6.0 記錄
6.1信息溝通記錄表

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