訂單確認程序
1 目的
建立對每份訂單進行評審、確認和協(xié)調活動，并形成文字記錄，以確保公司
有能力滿足訂單中的要求。
2 適用范圍
本程序適用于對所有產品需貨訂單的評審及確認。
3 定義
該程序所指訂單為客戶下達的產品需貨訂單。
4 職責
4.1 服務部(經理或計劃調度人員)負責組織訂單的評審、確認和執(zhí)行過程中的協(xié)
調和跟蹤工作，并對形成的質量記錄進行歸檔管理。
4.2 各相關部門（生產部、技術部、采購部等）參與訂單評審，對有關技術要求、
質量保證要求、交貨期、數(shù)量、包裝及交付等條款進行評審，對評審意見負
責。
4.3 香港總部／辦事處／銷售部負責將分管業(yè)務范圍內的訂單交付予服務部，以
便進行訂單評審及確認。
4.4 廠長（或其委托授權人）負責對有異議的訂單評審進行協(xié)調。
5 運作程序
5.1 所有訂單由香港總部／辦事處／銷售部轉發(fā)給服務部
5.1.1 經評審確認后，服務部用電話或傳真（書面）知會香港總部／辦事處／銷
售部，得到認可后，該訂單開始執(zhí)行。
5.1.2 經評審不予確認的訂單，服務部用傳真（書面）通知香港總部／辦事處／
銷售部，各相關部門收獲傳真或書面后，經跟進須將結果書面回復服務部。
5.2 訂單評審
5.2.1 訂單評審的時間
服務部組織訂單評審的時間應在接到訂單后的一個工作日內進行。
5.2.2 訂單評審的內容
⑴ 涉及的質量保證要求；
⑵ 技術質量要求，標準配方和標準作業(yè)單的情況；
⑶ 交貨期限、交貨數(shù)量，原材料的貯備情況；
⑷ 對包裝的要求；
⑸ 交付辦法；
⑹ 訂單執(zhí)行前客戶應履行條款；
⑺ 客戶的其他特殊要求等。
5.2.3 有現(xiàn)貨的訂單其評審及處置
服務部評審者經核查產品庫存數(shù)足夠供應訂單需求時，并在訂單其它條款都
可以通過評審后，評審者以電話或傳真（書面）通知香港總部／辦事處／銷
售部，確認該訂單，并將評審結果記錄于訂單中。
5.2.4 無現(xiàn)貨（或有特殊要求）的訂單其評審及處置
服務部評審者經核查產品庫存數(shù)不能滿足訂單或訂單對產品有特殊要求時，
服務部評審者根據(jù)訂單的要求
5．2．4．1經服務部評審者確定可以滿足訂單要求的，可不用與其他部門會同評
審，評審者以電話或傳真（書面）通知香港總部／辦事處／銷售部，確認該
訂單，并將評審結果記錄于訂單中。
5．2．4．2經服務部評審者確定不能滿足訂單要求的，評審者填寫“訂單評審表”，
予各相關部門進行評審；根據(jù)各相關部門的評審意見和解決措施，服務部評
審者作出評審結論，然后報請廠長（或其委托授權人）審核批準，并將該評
審表附于訂單后面
A） 評審通過的以電話或傳真通知香港總部／辦事處／銷售部作為訂單確認，該
訂單由評審通過日起正式執(zhí)行。
B） 評審不通過的把各相關人員已簽署的“訂單評審表”，以傳真形式或復印件通
知香港總部／辦事處／銷售部；香港總部／辦事處／銷售部根據(jù)評審結論與
客戶協(xié)調，然后將協(xié)調結果以傳真或書面通知服務部；服務部則視情況決定
是否作訂單的再次評審。
5.3 訂單的修訂／取消
5.3.1 已經評審通過的訂單，在具體執(zhí)行過程中如果客戶要求修改時，由香港總
部／辦事處／銷售部以傳真或書面通知服務部，服務部則應進行訂單再次評
審（運作程序按4.2條款執(zhí)行），并將再次評審結果以電話或傳真（書面）通
知香港總部／辦事處／銷售部，由相關部門確認經修訂的訂單生效。
5.3.2 已經評審通過的訂單，在具體執(zhí)行過程中如客戶要求取消，香港總部／辦
事處／銷售部須向服務部查核該訂單已執(zhí)行情況，然后以傳真或書面通知服
務部，服務部列明執(zhí)行情況后報廠長（或其委托授權人）審核批準，并將批
核結果以傳真或書面通知香港總部／辦事處／銷售部。
5.3.3 由于本公司的經營、原料供應、生產安排、運輸交付等原因而要對已確認
的訂單作出修訂時，服務部根據(jù)各有關部門的書面資料對訂單做再次評審，

然后把再次評審結果以傳真（書面）通知香港總部／辦事處／銷售部，由香
港總部／辦事處／銷售部與客戶辦理修訂協(xié)議，并將該協(xié)議以傳真（書面）
通知服務部作為通過訂單修訂。
5.4 訂單的實施
5.4.1 服務部計劃調度員根據(jù)已確認訂單的產品需貨量，合理編制“需貨計劃表”
交生產部編制“生產計劃”。
5.4.2 服務部計劃調度員按訂單的要求安排相關的執(zhí)行工作，并將出貨情況詳細
記錄存檔；每天須根據(jù)生產部提供的“生產進程表”，對執(zhí)行中的訂單進行進
度跟蹤。
5.4.3 經過確認的訂單，由于客戶原因拖延或未能按時執(zhí)行，服務部定期統(tǒng)計后
填寫“訂單執(zhí)行異常表”交香港總部／辦事處／銷售部，由相關部門跟進后
將處理結果書面回復服務部；如香港總部／辦事處／銷售部要求取消的訂單，
按4.3.2條款執(zhí)行，其余的將回復的處理結果附于訂單后面。
5.4.4 服務部每半年（或按需要）根據(jù)過去一年的銷售統(tǒng)計數(shù)據(jù)，制定需常備產
品的合理庫存數(shù)量，然后根據(jù)該數(shù)據(jù)做產品補倉計劃。
5.4.5 零售（現(xiàn)銷）在實施售貨時按《零售組工作守則》執(zhí)行。
5.5 訂單的管理
5.5.1 服務部根據(jù)不同漆種的訂單，按漆類分“執(zhí)行中”和“已完成”順號分別
歸檔存放。
5.5.2 訂單、訂單評審表、訂單修訂等各種質量記錄的管理，參照《質量記錄的
控制程序》和《銷售訂單和顧客檔案管理規(guī)定》的要求執(zhí)行。
6 支持文件
6.1《質量體系文件管理程序》
6.2《銷售訂單和顧客檔案管理規(guī)定》
6.3《常規(guī)產品更改程序》
6.4《零售組工作守則》
6.5《銷售部合同管理規(guī)定》
7 質量記錄
7.1 訂單評審表。
7.2 訂單。
7.3 訂單出貨登記表。
7.4 訂單修改記錄。
7.5 訂單執(zhí)行異常表。
7.6 生產進程表。
8 附件
8.1訂單確認程序流程圖



訂單確認程序流程圖

訂 單
（香港總部/辦事處/銷售部）
確
認
回 服務部
復
評審確認 評審不予確認

香港總部/辦事處/銷售部
確 跟進回復
認
回 服務部
開始執(zhí)行 復
再評審確認 再評審不予確認





訂單確認程序