辦公室行政管理篇00
目 錄 第一章 公文處理 4 一、公文處理辦法 4 （一）流程 4 1．發(fā)文流程： 4 2．收文流程： 6 （二）辦法 7 1總則 7 2公文種類 7 3公文格式 8 4行文規(guī)則 8 5發(fā)文辦理 9 6 收文辦理 11 7公文歸檔、銷毀 12 8公文管理 12 9附則 12 二、內部工作單處理辦法 19 （一）流程 19 （二）辦法 20 附表：工作交辦通知單 21 附表：工作催辦通知單 22 附表：工作聯(lián)系通知單 23 附表：工作落實反饋單 24 附表：工作請示單 25 附表：工作報告單 26 第二章 印信管理 27 一、印章管理辦法 27 （一）流程 27 (二)辦法 27 附表：用印申請單 29 二、介紹信管理制度 30 （一） 流程 30 （二）辦法 31 第三章 事務管理 32 一、通訊管理辦法 32 附表：對講機借用臺帳 33 附表：中繼線測試記錄表 33 附表：話務值班記錄表 34 話務員規(guī)范用語 34 二、公務用車管理辦法 35 （一）流程 35 （二）辦法 38 三、接待工作管理制度 39 （一）流程 39 （二）辦法 40 四、電話記錄制度 43 （一）流程 43 （二）辦法 44 五、傳真收發(fā)制度 46 六、復印管理制度 48 七、大事記編輯制度 49 八、救護車駕駛員值班制度 50 第四章 檔案管理 51 （一）流程 51 （二）辦法 53 第五章 信訪管理 59 一、信訪管理辦法 59 （一）流程 59 （二）辦法 59 第六章 辦公室專業(yè)系統(tǒng)管理 62 一、辦公室專業(yè)系統(tǒng)管理辦法 62 1．目的 62 2．辦公室系統(tǒng)崗位范圍 62 3．系統(tǒng)人員的進出 62 4.系統(tǒng)人員的管理 62 5. 附則 63 附件：辦公室系統(tǒng)項目服務協(xié)議 64 第一章 公文處理 一、公文處理辦法 （一）流程 1．發(fā)文流程： 2．收文流程： （二）辦法 1總則 1.1為使天津電力建設公司（以下簡稱公司）實施項目管理過程中的公文處理工作 規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本辦法。 1.2本辦法所稱公文是公司在實施項目管理過程中所形成的具有實施效力和規(guī)范體 式的公務文書。 1.3公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的 工作。 1.4公文處理中應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。 1.5公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家和企業(yè) 秘密的安全。 1.6各級項目部的綜合部是公文處理的管理部門，負責本項目部公文處理工作。 2公文種類 項目部常用的公文的種類主要有： 2.1請示：適用于向公司請求指示、批準。 2.2報告：適用于向公司匯報工作、反映情況，提出意見或者建議，答復公司的詢 問。 2.3決定：適用于對重大事項或重大行動作出安排，獎懲有關部門或人員。 2.4通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神和情況。 2.5通知：適用于轉發(fā)公司和與不相隸屬單位的公文，發(fā)布規(guī)章制度、布置工作， 任免項目部各部門負責人。 2.6函：適用于與項目部無隸屬關系單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請 求批準和答復審批事項。 2.7會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。 3公文格式 3.1公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā) 人、標題、主送單位、正文、附件說明、印章、成文日期、主題詞、抄送單位、印發(fā)單 位和印發(fā)日期等部分組成。3.1．1涉及國家和企業(yè)秘密的公文應當標明密級和保密期限 ，其中，“絕密”、“機密”級公文應標明份數序號。 3.1.2：緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。 3.1.3 發(fā)文單位標識應當使用項目部全稱或規(guī)范化簡稱。 3.1.4發(fā)文字號應當包括項目部代字、年份、發(fā)文序號組成。 3.1.5公文應當在首頁注明簽發(fā)人姓名。 3.1.6公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般由項目 部名稱、文件事由、文種三部分組成。使用有文頭的公文，標題中可省略項目部名稱。 公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。 3.1.7主送單位是指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 3.1.8公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。 3.1.9公文除“會議紀要”外，應加蓋印章。 3.1.10成文日期一般以負責人簽發(fā)日期為準。 3.1.11公文應當標注主題詞。上行文應當在《國家電力公司公文主題詞表》（附件3 ）范圍內選詞標注。 3.1.12抄送單位是指除主送單位以外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全 稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 3．2公文中各組成部分的標識規(guī)則，詳見（附件1：天津電力建設公司公文格式） 。 3．3公文用紙采用國際標準A4型（297*210MM），左側裝訂。 4行文規(guī)則 4.1行文應確有必要，注重效用。 4.2行文關系應根據隸屬關系和職權范圍確定。一般情況下不得越級行文，應逐級 上報、逐級下達。緊急事項或需要各級周知辦理的可越級行文，并應同時抄送被越過的 單位。 4.3項目部依據職權可以相互行文和向公司及相關業(yè)務部門行文，項目部可以函的 形式同建設、監(jiān)理等單位商洽工作、詢問和答復問題。項目部的內設機構不得對外正式 行文。 4.4項目部與項目部、項目部與同級黨組織、項目部與同級工會可以聯(lián)合行文。 4.5屬于公司職能部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送職能部門處理。 4.6項目部內設部門之間對有關問題未經協(xié)商一致，不得以項目部名義行文。如擅 自行文，項目部應當責令糾正或撤消。 4.7“請示”應當一文一事。向公司部門請示工作，不得主送公司兩個部門。需要同 時送其他部門的，應當用抄送形式?！皥蟾妗敝校坏脢A帶請示事項。 4.8除公司或職能部門負責人直接交辦的事項外，不得以項目部的名義向公司或職 能部門負責人報送“請示”和“報告“。 4.9會議通知原則以電話或傳真通知，確需文字通知的，由部門發(fā)通知。 4.10轉發(fā)公文中如無補充內容，不必抄報原發(fā)文單位；如有補充，必要時只抄報補 充部分。轉發(fā)多單位轉來的公文，如各單位沒有補充內容，應只轉發(fā)原始發(fā)文單位的公 文。 4.11項目部領導在各種會議上講話，一般不單獨發(fā)文，主要精神和要求可寫入會議 紀要。 5發(fā)文辦理 5.1發(fā)文辦理指以項目部名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、校 對、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。 5.2發(fā)文由主辦部門擬稿。公文草稿一律用A4打印，擬稿人負責填寫發(fā)文箋后（詳 見附件 3），將公文草稿附后送部門負責人核簽。 5.2.1.草擬公文應當做到： 5.2.1.1符合國家的法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定。 5.2.1.2情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，文字精煉，字詞 規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。 5.2.1.3公文的文種應當根據行文目的 、職權范圍和與主送單位的行文關系確定。主送、抄送單位名稱要準確，要使用全稱、 規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 5.2.1.4文內使用非規(guī)范化簡稱，一般應當先用全稱并注明簡稱。附件過多不能隨 文發(fā)送時，須在文中注明“附件另寄”字樣。 5.2.1.5人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。 引用外文應當注明中文含義。日期應寫具體的年、月、日。 5.2.1.6公文正文結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為 “1.”，第四層為“（1）”;附件的結構層次序數按貫標要求標注。 5.2.1.7必須使用國家法定計量單位。 5.2.1.8公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、 縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。 5.3會簽、核稿、簽發(fā)： 5.3.1以項目部名義擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當 主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門可列明各方理據 ，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請項目部協(xié)調或裁定。 5.3.2項目部發(fā)文由主辦部門負責人核簽后，交綜合部秘書（或綜合管理員）核稿 ，并由秘書呈送項目部負責人簽發(fā)。 5.3.3核稿的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬 制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。 5.3.4以項目部名義制發(fā)的上行文，由項目經理或者執(zhí)行經理簽發(fā)；平行文或下行 文由項目部分管經理簽發(fā)，分管經理也可授權其他負責人簽發(fā)，但公文“簽發(fā)人”必須標 注委托人的姓名。簽發(fā)修改和簽批公文，應用鋼筆或毛筆。不得在文稿裝訂線外書寫。 已經簽發(fā)的文稿，原則上不予改動，必須改動時，須重新請原簽發(fā)人審定。 5.4編號、校對、復核、印制： 5.4.1項目部發(fā)文由綜合部文書或綜合管理員負責編號并填寫發(fā)文登記表（見附件 4）。 5.4.2項目部發(fā)文均由主辦部門負責打印和校對。打印的公文要整潔、清晰、符合 公文格式要求。校對要認真負責，保證質量。 5.4.3主辦部門校對后的公文，送綜合部文書或綜合管理員復核。重點是：審批、 簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 5．4．4復核無誤的公文，由擬稿人送綜合部復印室印刷。印制人員按照登記的份 數進行印制并負責裝訂。裝訂一律在左側并訂兩個書訂，書訂位置距左側邊緣10MM、上 下邊緣60MM。裝訂后及時通知擬稿人取走。 5.5用印、封發(fā)： 5.5.1項目部發(fā)文由綜合部文書根據發(fā)文箋注明的份數加蓋印章并負責登記、封發(fā) 。 5.5.2印章應加蓋清楚、端正。 6 收文辦理 收文辦理包括拆封、簽收、登記、審核、分辦、批辦、傳遞、承辦、催辦等程序。 6.1拆封、登記： 6.1.1項目部收到的所有信件、報紙均由綜合部文書或綜合管理員負責登記、分發(fā) 。 6.1.2署名項目部和綜合部的信件，由綜合部文書拆封、登記（收文登記表和收文 箋詳見附件6和附件7）。 6.1.3署名項目部領導個人的信件，送請領導個人親拆。 6.1.4署名各部門的信件，由部門拆封登記。 6.1.5項目部領導和各部門負責人收到的主送項目部的公文，應及時送綜合部文書 辦理登記手續(xù)。 6.1.6參加會議帶回的公文，應送綜合部文書辦理登記手續(xù)。 6.2.分辦、批辦： 6.2.1項目部收文由綜合部部長根據文件內容提出分辦意見。一般業(yè)務公文按部門 分工直送有關部門閱辦；內容重要或涉及部門分工不明確的公文，按項目部領導分工送 項目部分管經理閱批。緊急公文，應當提出辦理時限。 6.2.2審批公文時，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱 視為同意或閱知。 6.2.3各部門收到綜合部部長分辦和項目部領導批辦的公文， 都要先經部門領導閱批，再交承辦人辦理。 6.2.4各部門承辦的公文應及時辦理，做到件件有結果。特急公文隨到隨辦，不得 延誤；急件應在限期內辦完，一般公文原則在7天內辦完。 6.3傳遞：項目部領導批示各部門閱辦的公文，由綜合部文書負責傳遞。 6.4催辦： 6.4.1項目部重要公文和有一定時限的公文，由綜合部文書負責催辦，并按要求日 期將辦理情況簽注在收文箋上。 6.4.2各部門負責人應經常檢查本部門的公文承辦情況，對長期拖延未辦者，應督 促辦理并列為崗位年度考核內容。 7公文歸檔、銷毀 7.1公文辦完后，應根據文書檔案立卷、歸檔的有關規(guī)定及時整理立卷，項目部收 發(fā)的公文由綜合部文書按要求向公司檔案室移交，部門辦理的公文向公司對口職能部門 移交。個人不得保存應當歸檔的公文。 7.2辦理完畢無歸檔價值的公文，經綜合部部長審批后，可以銷毀。 7．3銷毀秘密公文應當送造紙廠由兩人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中銷毀 絕密公文應進行登記。 8公文管理 8．1公文由綜合部文書或綜合管理員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。 8．2公文被撤消，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效 力。 8．3項目部撤消時，需要歸檔的公文整理后按有關規(guī)定移交公司檔案室。 8．4工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文進行移交、清退。 9附則 9.1本辦法解釋權屬公司經理辦公室。 9.2本辦法自2001年1月 日起實施。 附表 1、天津電力建設公司公文格式 天津電力建設公司公文格式標淮（修訂版） 1 用紙：國際標準A4型(210mm x 297mm)，縱向使用，雙面印刷。 2 頁邊距：上、下、左、右邊距各25毫米，頁眉距邊界15毫米，頁腳距邊界17．5毫米。 3 文頭：文件頭占A4紙的四分之一，下設一條橫線(長160mm)，橫線中不設五角星。文頭用 字由兩部分組成：單位名稱十文件，單位名稱要用全稱。文頭要求在A4紙居中位置，橫 線距左、右邊各25毫米。文件頭一律印紅，字型選用加深小初宋體。公司各部處室文件 文頭為“天津電力建設公司部門文件”。各項目部文件文頭為“天津電力建設公司項目部文 件”，字型選用加深1號宋體。公司直屬各單位文件文頭由直屬各單位全稱十文件組成， 其中“天津電力建設公司”選用加深2號宋體并在直屬各單位名稱前分兩行排列，直屬各單 位名稱選用加深宋體字，...
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