辦公總務
辦公室布置要點 第一條 各部廠以大辦公室集中辦公為原則。 第二條 經理室、廠長室設于大辦公室的一端，與所屬單位以玻璃隔間。 第三條 各部廠所屬單位座位應采同一方向，后排為科長或直屬股長，中排為股長，前排為一般 職員。 第四條 接洽外客頻繁的職員，其座位排在柜臺邊為原則。 第五條 辦公桌以單獨排列為原則，如因場地或事實需要，得二桌并排。 第六條 接洽外客以在柜臺外長沙發(fā)或在經理室、廠長室客廳接洽為原則。 第七條 因工作性質需獨立設置的小型辦公室，其室內布置比照大辦公室布置的原則辦理。 第八條 辦公室內辦公桌椅、保密箱、書櫥顏色暫定為灰色，墻壁、天花板顏色暫定為白色，柜 臺、窗框及木質隔間暫定為乳黃色。 第九條 各單位釘掛銜牌方式如下： (一)大辦公室及獨立設置之小型辦公室銜牌，釘掛于入口處適當位置。 (二)大辦公室內單位銜牌，釘掛于各單位主管座位上方適當位置。 (三)銜牌顏色為綠底白字，其規(guī)格寬度為高度的二倍。 第十條 大辦公室內如場地允許，可劃出一角為更衣室。 第十一條 箱櫥頂上及柜臺上不得堆置文件。 第十二條 公司及各單位辦公室布置圖及座位圖由總務部庶務科于本要點公布后30天內派員實地繪 制呈報。 第十三條 本要點經總經理核定公布實施。 辦公室主任工作責任制度 (一)職務 1.負責督促、檢查行政部門對黨和國家的方針政策、上級指示和廠長辦公會、廠務會決 議及廠長決定的貫徹執(zhí)行。 2.定期組織收集、分析、綜合全廠生產、行政各方面的情況，主動做好典型經驗的調查 總結，及時向廠長匯報、請示工作，并定期向上級書面匯報。 3.根據(jù)廠長指示，負責組織廠長主持的工作會議，安排做好會務工作。 4.負責起草廠長授意的綜合性工作計劃、總結和工作報告，主動為廠長當好參謀。 5.組織起草廠部文件(對各職能科室以廠部名義起草的文件負責審核)，做好全廠文件的 編號、打印、發(fā)放以及行政文件的立卷、歸檔、保管工作。 6.組織做好廠部印鑒、介紹信使用保管、函電收發(fā)和報刊收訂分發(fā)工作，及時編寫工廠 大事記。 7.會同黨辦負責協(xié)調安排涉及多部門領導參加的各種會議。 8.組織做好來客接待和小車的管理工作。 9.指導做好電話話務與機線維修工作。 10.根據(jù)廠長方針目標要求，及時編制本室方針目標展開，并組織檢查、診斷、落實。 11.負責全廠公辦用房的分配調整及辦公用品用具標準的制訂和管理，并對辦公用品、用 具標準化及各科室文明辦公進行檢查督促。 12.負責完成廠長臨時交辦的各項任務。 (二)職權 1.有權向全廠各部門索取必要的資料和情況。 2.對廠部會議決議和廠長指示的貫徹執(zhí)行情況，有權檢查督促。 3.有權催促各部門按時按要求完成上級機關下達的工作任務。 4.有權督促各部門及時做好文件、資料的立卷、歸檔工作。 5.有權按廠長的指示、協(xié)調各部門之間的工作關系。 6.有權安排調度小車的使用。 7.對各科室以廠部名義起草的文件有審核和校正權。 8.對不符合上級規(guī)定，或質量不高、效果不大的文件、資料有權拒絕打印發(fā)放。 9.對要求多部門領導參加的會議有綜合平衡或精簡壓縮的權力。 10.有權根據(jù)廠長的指示，對辦公用房進行分配和調整，對辦公用品，用具標準化進行檢 查、督促。 (三)職責 1.對得知生產行政工作出現(xiàn)異常情況，未能及時向廠長反映，以致造成重大損失負責。 2.對廠部行文發(fā)生差錯，收集與整理的資料失實造成嚴重后果負責。 3.對機密文件和文書檔案管理不嚴，發(fā)生失密、泄密或丟失、損壞負責。 4.對公文、函件、報刊、電報傳遞不及時，或發(fā)生丟失、誤傳現(xiàn)象，影響工作負責。 5.對印鑒、介紹信管理不嚴，使用不當造成不良后果負責。 6.對所屬服務工作質量差造成不良影響負責。 7.對本室所屬崗位發(fā)生設備、人身、交通、火災事故負責。 8.對未及時根據(jù)工廠方針目標要求，編制好本室方針目標未及時檢查、診斷和落實負責 。 9.副主任協(xié)助主任工作，并對主任布置的工作負責。 保密制度 □ 總則 第一條 為保守公司秘密，維護公司權益，特制定本制度。 第二條 公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人 員知悉的事項。 第三條 公司附屬組織和分支機構以及職員都有保守公司秘密的義務。 第四條 公司保密工作，實行既確保秘密又便利工作的方針。 第五條 對保守、保護公司秘密以及改進保密技術、措施等方面成績顯著的部門或職員實行獎勵 。 □ 保密范圍和密級確定 第六條 公司秘密包括本制度第二條規(guī)定的下列秘密事項： (一)公司重大決策中的秘密事項。 (二)公司尚未付諸實施的經營戰(zhàn)略、經營方向、經營規(guī)劃、經營項目及經營決策。 (三)公司內部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。 (四)公司財務預決算報告及各類財務報表、統(tǒng)計報表。 (五)公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。 (六)公司職員人事檔案，工資性、勞務性收入及資料。 (七)其他經公司確定應當保密的事項。 一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。 第七條 公司秘密的密級分為"絕密"、"機密"、"秘密"三級。 絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害；機密 是重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害；秘密是一般的公 司秘密，泄露會使公司的權力和利益遭受損害。 第八條 公司秘級的確定： (一)公司經營發(fā)展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料為絕密級； (二)公司的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級； (三)公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各 類信息為秘書級。 第九條 屬于公司秘密的文件、資料，應當依據(jù)本制度第七條、第八條的規(guī)定標明密級，并確定 保密期限。保密期限屆滿，自行解密。 □ 保密措施 第十條 屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存 和銷毀，由總經理辦公室或主管副總經理委托專人執(zhí)行；采用電腦技術存取、處理、傳 遞的公司秘密由電腦部門負責保密。 第十一條 對于密級文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施： (一)非經總經理或主管副總公司批準，不得復制和摘抄； (二)收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔任，并采取必要的安全措施； (三)在設備完善的保險裝置中保存。 第十二條 屬于公司秘密的設備或者產品的研制、生產、運輸、使用、保存、維修和銷毀，由公司 指定專門部門負責執(zhí)行，并采用相應的保密措施。 第十三條 在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經總經理批準。 第十四條 具有屬于公司秘密內容的會議和其他活動，主辦部門應采取下列保密措施： (一)選擇具備保密條件的會議場所； (二)根據(jù)工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的人員予 以指定； (三)依照保密規(guī)定使用會議設備和管理會議文件。 (四)確定會議內容是否傳達及傳達范圍。 第十五條 不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他 方式傳遞公司秘密。 第十六條 公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經泄露或者可能泄露時，應當立即采取補救措施并及時報 告總經理辦公室；總經理辦公室接到報告，應立即作出處理。 □ 責任與處罰 第十七條 出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告，并扣發(fā)工資10元以上500元以下： (一)泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經濟損失的； (二)違反本制度第十條、第十二條、第十三條、第十四條、第十五條規(guī)定的秘密內 容的； (三)已泄露公司秘密但采取補救措施的。 第十八條 出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經濟損失。 (一)故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經濟損失的； (二)違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的； (三)利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。 □ 附則 第十九條 本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一： (一)使公司秘密被不應知悉的； (二)使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應知悉者知悉的。 中小型企業(yè)行政事務管理制度 (一)總 則 第一條 為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事 效率，特制定本規(guī)定。 第二條 本規(guī)定所指行政事務包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、 庫房管理、報刊及郵發(fā)管理等。 (二)檔案管理 第三條 歸檔范圍： 公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、 人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知 等具有參考價值的文件材料。 第四條 檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保 證安全。 第五條 檔案的借閱與索取： 1.總經理、副總經理、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理 借閱手續(xù)，直接提檔； 2.公司其他人員需借閱檔案時，要經主管副總經理批準，并辦理借閱手續(xù)； 3.借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄 錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準 方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。 第六條 檔案的銷毀： 1.任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料； 2.若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案 ，須經公司辦公室主任批準后方可銷毀。 3.經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀 。 (三)印鑒管理 第七條 公司印鑒由總經理辦公室主任負責保管。 第八條 公司印鑒的使用一律由主管副總經理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規(guī)定 造成的后果由直接責任人員負責。 第九條 公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統(tǒng)一編號登記，以備查 詢，存檔。 第十條 公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須 經主管副總經理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹 信的用途，未使用的必須交回。 第十一條 蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。 (四)公文打印管理 第十二條 公司公文的打印工作由總經理辦公室負責。 第十三條 各部室打印的公文或其他資料須經本部門負責人簽字，交電腦部打印，按價計費。 第十四條 公司各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交總經理辦公室留底存檔。 (五)辦公及勞保用品的管理 第十五條 辦公用品的購發(fā)： 1.每月月底前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經理辦 公室； 2.總經理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預算；經主管副總經理審批后負 責將辦公用品購回，根據(jù)實際工作需要有計劃的分發(fā)給各個部、室。由部室主任簽 字領回； 3.除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經總經理辦公室主任批準方可 領用； 4.公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)部室負責人提供的名單和用品清單， 負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作； 5.負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優(yōu)、庫存合理 、開支適當、用品保管好； 6.負責購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領取 人員簽字； 7.辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規(guī)章 制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。 第十六條 勞保用品的購發(fā)： 勞保用品的配給，由總經理辦公室根據(jù)各部、室的實際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。 (六)庫房管理 第十七條 庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。 第十八條 采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當面點清數(shù)目，檢查包裝是否 完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應立即拆包清點數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符 時，庫房保管員應向交貨人提出并通知有關負責人。 第十九條 物資入庫后，應當日填寫帳卡。 第二十條 嚴格執(zhí)行出入庫手續(xù)，物資出庫必須填寫出庫單，經公司辦公室主任批準后方可出庫。 第二十一條 庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經理或副總經理批準，辦理外借手續(xù)。 第二十二條 嚴格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意涂改。 第二十三條 庫房內嚴禁吸煙，禁止無關工作人員入內，庫內必須配備消防設施，做到防火、防盜、 防潮。 (七)報刊及郵發(fā)管理 第二十四條 報刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報刊計劃及預算，負責辦理有關訂閱手續(xù) 。 第二十五條 報刊管理人員每日負責將報刊取回并進行...
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