發(fā)貨管理工作程序
發(fā)貨管理工作程序 1. 目的：服務公司客戶的產品銷售，滿足客戶的發(fā)貨要求，保證發(fā)貨的及時性、準確性和 有效實施款到發(fā)貨的原則，防止因管理不善和失誤而給公司造成經濟損失，確保公司 發(fā)貨流程的順暢，提高公司和客戶的經濟效益。 2. 適用范圍：公司所有涉及發(fā)貨的工作。 3. 職責與權限： 3.1銷售總監(jiān)負責監(jiān)督和控制公司產品、專賣店貨架、噴繪及其它發(fā)貨過程，負責對超額 欠款客戶發(fā)貨的監(jiān)督審查，并報公司主管領導備案。 3.2銷售部經理負責實施產品發(fā)貨工作，對客戶要求的發(fā)貨《客戶配貨單》的審核并監(jiān)督倉 庫發(fā)貨過程，確保嚴格按客戶要求及時發(fā)貨，把《客戶配貨單》留底一份存查。 3.3專賣店貨架、噴繪負責人負責所有客戶要求的貨架、噴繪的發(fā)貨工作；負責下單，安 排控制所有貨架、噴繪合格供方質量和包裝，確保發(fā)貨的及時性、安全性、準確性。 3.4倉庫主管負責安排倉庫人員根據《客戶配貨單》配貨裝箱，確保嚴格按客戶要求按質按 量地配貨。 3.5倉庫管理員負責《客戶配貨單》的配貨、裝箱、打包工作并根據《成品倉庫管理程序》中 的發(fā)貨程序具體實施。 3.6駕駛員負責客戶貨物的運輸、發(fā)送工作并嚴格按客戶或公司指導定的貨運站及運輸方 式及時發(fā)送。 3.7電腦室負責收集和登記客戶的傳真配貨單，并及時交收件人簽收。 3.8銷售統(tǒng)計員負責電腦統(tǒng)計《匯總發(fā)貨單》。 3.9財務部主管負責匯總經營部發(fā)貨單據，監(jiān)督和控制客戶欠款額度，并報主管領導備案 。 4. 工作程序： 4.1客戶的發(fā)貨單傳真，必須由電腦室負責統(tǒng)一收集登記。銷售部文員應根據傳真貨單及 時交予該銷售部經理簽收確認。 4.2銷售部經理收到客戶交予或傳真的要求發(fā)貨的《配貨單》后，認真統(tǒng)計該貨單的發(fā)貨金 額并評審該客戶的貨款余額，如在規(guī)定的欠款額度內應在《配貨單》上簽字確認并及時交 予倉庫發(fā)貨；如超過公司規(guī)定的欠款額度，應交銷售總監(jiān)及主管領導審核同意后方可執(zhí) 行發(fā)貨。銷售部經理應嚴格按規(guī)定的權限內簽名批準發(fā)貨，如發(fā)現(xiàn)違反本工作程序規(guī)定 的將嚴格按獎懲辦法（5.2）執(zhí)行。 4.3對簽名確認后或經主管領導審批后的發(fā)貨單，銷售部經理應及時交予倉庫配發(fā)貨，嚴 禁無故拖延影響發(fā)貨時間而給客戶和公司造成損失。所有《客戶配貨單》銷售部經理及倉 庫必須保存原單，作為發(fā)貨和發(fā)生問題溯源的依據。 4.4銷售總監(jiān)必須隨時對公司各客戶發(fā)貨情況進行查詢和監(jiān)督，嚴格按規(guī)定的權限審批《 客戶配貨單》；對發(fā)貨過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時予以解決；疑難及重大問題應及時匯報上 級領導，取得充分授權和批準后方可最后確定。 4.5倉庫主管收到銷售部（經相關人員評審簽名確認后）下達的《客戶配貨單》后應按倉庫 發(fā)貨程序安排倉庫人員及時配貨，倉庫人員應保證嚴格按配貨單上的客戶要求配貨；倉 庫主管負責嚴格監(jiān)督配貨速度和質量，防止配錯、漏配、短貨和貨單不相符的現(xiàn)象的發(fā) 生。 4.6如倉庫不能配齊或暫時短缺配貨單上的產品，倉庫人員應認真做好記錄，列表存檔以 作為該品種向生技部下達生產任務的依據并及時通知該單的區(qū)域主管反饋客戶，以便客 戶做相應的變更。 4.7公司新產品或緊俏品種入庫后，倉庫人員應及時地通知各區(qū)域主管安排發(fā)樣或通知客 戶看樣發(fā)貨；營銷人員應保證公司每個新樣都有發(fā)到公司各個客戶手中，以確保公司每 個客戶系列產品上貨齊全。 4.8對客戶要求公司提供專賣店貨架配件、噴繪等，專賣店形象負責人應按《采購工作程 序》及時下單制作并負責監(jiān)督制作質量和速度，制作完畢后，應及時按客戶要求配貨；配 貨時應特別注意包裝的牢固性并認真清點配件、品種和件數(shù)，確保貨架發(fā)貨的準確性， 防止錯配、漏配、短貨現(xiàn)象的發(fā)生。 4.9產品發(fā)出后，銷售統(tǒng)計負責及時統(tǒng)計《匯總發(fā)貨單》的數(shù)量和金額，錄入電腦并確保財 產帳目的準確性。 4.10《匯總發(fā)貨單》統(tǒng)計完畢后，銷售文員負責及時審核《匯總發(fā)貨單》并予第二天上午12 ：00前把《匯總發(fā)貨單》傳真給各客戶，以便客戶及時了解發(fā)貨情況。 4.11駕駛員應隨時了解倉庫配貨情況，按時將貨物發(fā)出，不得無故拖延，嚴格按客戶 和公司指定的貨運站和運輸方式發(fā)貨。 4.12財務部主管隨時檢查經營部發(fā)貨及財務網絡記錄運行情況，按公司制定的欠款標 準監(jiān)督和審核各客戶的欠款額度，發(fā)現(xiàn)問題及時予以匯報上級領導予以解決，發(fā)現(xiàn)違反 本工作程序規(guī)定的嚴格按（五）獎懲辦法執(zhí)行。 5. 獎懲辦法： 為確保本控制程序的有效實施，提高各相關執(zhí)行人員的工作積極性，考核發(fā)貨過程中 各執(zhí)行人員的工作業(yè)績，特訂本獎罰辦法： 5.1客戶交予的或傳真的《配貨單》如因各相關執(zhí)行人員玩忽職守，粗心大意，無故拖 延嚴重失職，造成不能按時給客戶發(fā)貨的，給予各相關執(zhí)行人員50-100元的罰款。 5.2倉庫主管、片區(qū)負責人、經營部經理、銷售總監(jiān)超越權限，未按公司規(guī)定的允許 欠款額度控制執(zhí)行，任意批準發(fā)貨額超過公司規(guī)定的欠款額度的客戶，經公司領導及相 關部門評定分析，確屬失職或有意的根據超越欠款額度和性質分別予以200- 1000元罰款，并給予降職或調離工作崗位的處分，情節(jié)特別嚴重的，將按《公司法》追究 其責任。 5.3在配貨過程中，如因倉庫人員玩忽職守，粗心大意，造成配錯貨、串號、漏貨、 少貨或多貨，根據失職程度，每次給予10-50元的罰款。 5.4新產品入庫后，相關執(zhí)行人員粗心大意，沒有根據市場銷售管理人員的安排及時 給客戶發(fā)樣，影響產品銷售的，處以相關倉庫人員10-50元的罰款。 5.5銷售統(tǒng)計員和銷售文員未按時統(tǒng)計和傳真給客戶的，根據實際情況每次予以10- 50元罰款。 5.6駕駛員未能按時發(fā)貨或不按公司或客戶指定的貨運站和運輸方式發(fā)貨，給公司和 客戶因發(fā)貨失誤造成經濟損失的，根據實際情況，每次予以5-20元的罰款。 5.7在發(fā)貨過程中，各相關人員忠于職守，認真負責，一視同仁，一切以公司和客戶 利益為重者，發(fā)貨工作成績顯著者、所負責的片區(qū)銷售業(yè)績明顯提高者，公司將根據實 際情況，組織相關部門評定，每月給予頒發(fā)人民幣100-300元的獎金。
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