成功專案管理的20條經(jīng)驗(yàn)
成功專案管理的20條經(jīng)驗(yàn) 作者: 不詳 發(fā)布日期:2004-3-16 來自: 中國管理傳播網(wǎng) 在最好的情況下，管理軟體專案也是很困難的。不幸的是，許多新專案經(jīng)理實(shí)質(zhì)上沒 有受到任何就職培訓(xùn)。這 有20個(gè)成功的管理經(jīng)驗(yàn)供專案經(jīng)理叁考。 1、定義專案成功的標(biāo)準(zhǔn) 在專案的開始，要保證風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者對於他們?nèi)绾闻袛鄬０甘欠癯晒τ薪y(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。經(jīng) 常，滿足一個(gè)預(yù)定義的進(jìn)度安排是唯一明顯的成功因素，但是肯定還有其他的因素存在 ，比如：增加市場占有率，獲得指定的銷售量或銷售額，取得特定用戶滿意程度，淘汰 一個(gè)高維護(hù)需求的遺留系統(tǒng)，取得一個(gè)特定的事務(wù)處理量并保證正確性。 2、識(shí)別專案的驅(qū)動(dòng)、約束和自由程度 每個(gè)專案都需要平衡它的功能性，人員，預(yù)算，進(jìn)度和質(zhì)量同標(biāo)。我們把以上五個(gè)專 案方面中的每一個(gè)方面，要麼定義成一個(gè)約束，你必須在這個(gè)約束中進(jìn)行操作，要麼定 義成與項(xiàng)目成功對應(yīng)的驅(qū)動(dòng)，或者定義成通向成功的自由程度，你可以在一個(gè)規(guī)定的范 圍內(nèi)調(diào)整。相關(guān)的詳細(xì)資訊，請叁照我的《創(chuàng)建一種軟體工程文化》（Creating a software Engineering Culture）（Dorset House，1996）中的第一章。 3、定義產(chǎn)品發(fā)布標(biāo)準(zhǔn) 在項(xiàng)目早期，要決定用什麼標(biāo)準(zhǔn)來確定產(chǎn)品是否準(zhǔn)備好發(fā)布了。你可以把發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)基 於：還存在有多少個(gè)高優(yōu)先順序的缺陷、性能度量、特定功能完全可操作、或其他方面 表明專案已經(jīng)達(dá)到了它的目的。不管你選擇了什麼標(biāo)準(zhǔn)，都應(yīng)該是可實(shí)現(xiàn)的、可測量的 、文檔化的，并且與你的客戶指的“質(zhì)量”一致。 4、溝通承諾 盡管有承諾不可能事件的壓力，從不作一個(gè)你知道你不能保證的承諾。和客戶和管理 人員溝通哪些可以實(shí)際取得時(shí)，要有好的信譽(yù)。你的任何以前專案的資料會(huì)幫助你作說 服的論據(jù)，雖然這對於不講道理的人來說沒有任何可真正的防御作用。 5、寫一個(gè)計(jì)畫 有些人認(rèn)為，花時(shí)間寫計(jì)畫還不如花時(shí)間寫代碼，但是我不這麼認(rèn)為。困難的部分不 是寫計(jì)畫，困難的部分是作這個(gè)計(jì)畫──思考，溝通，權(quán)衡，交流，提問并且傾聽。你用 來分析解決問題需要花費(fèi)的時(shí)間，會(huì)減少專案以後會(huì)帶給你的意外。 6、把任務(wù)分解成英寸大小的小圓石 英寸大小的小圓石是縮小了的里程碑。把大任務(wù)分解成多個(gè)小任務(wù)，幫助你更加精確 的估計(jì)它們，暴露出在其他情況下你可能沒有想到的工作活動(dòng)，并且保證更加精確、細(xì) 密的狀態(tài)跟蹤。 7、為通用的大任務(wù)開發(fā)計(jì)畫工作表 如果你的組經(jīng)常承擔(dān)某種特定的通用任務(wù)，如實(shí)現(xiàn)一個(gè)新的物件類，你需要為這些任 務(wù)開發(fā)一個(gè)活動(dòng)檢查列表和計(jì)畫工作表。每個(gè)檢查列表應(yīng)該包括這個(gè)大任務(wù)可能需要的 所有步驟。這些檢查列表和工作表將幫助小組成民確定和評估與他／她必須處理的大任 務(wù)的每個(gè)實(shí)例相關(guān)的工作量。 8、計(jì)畫中 在質(zhì)且控制活動(dòng)後應(yīng)證百賜改工作 幾乎所有的質(zhì)量控制活動(dòng) 如測試和技術(shù)評審 都會(huì)發(fā)現(xiàn)缺陷或其他提高的可能。你的專案進(jìn)度或工作細(xì)分結(jié)構(gòu)，應(yīng)該把每次質(zhì)量控制 活動(dòng)後的修改，作為一個(gè)單獨(dú)的任務(wù)包括進(jìn)去。如果你事實(shí)上不用作任何的修改，很好 ，你已經(jīng)走在了本任務(wù)的計(jì)畫前面。但是不要去指望它。 9、為過程改進(jìn)安排時(shí)間 你的小組成員已經(jīng)淹沒在他們當(dāng)前的專案中，但是如果你想把你的組提升到一個(gè)更高 的軟體工程能力水平，你就必須投資一些時(shí)間在過程改進(jìn)上。從你的專案進(jìn)度中留出一 些時(shí)間，因?yàn)檐涹w專案活動(dòng)應(yīng)該包括做能夠幫助你下一個(gè)項(xiàng)日更加成功的過程改進(jìn)。不 要把你項(xiàng)目成員可以利用的時(shí)間100％的投入到項(xiàng)目任務(wù)中，然後驚訝於為什麼他們在主 動(dòng)提高方面沒有任何進(jìn)展。 10、管理專案的風(fēng)險(xiǎn) 如果你不去識(shí)別和控制風(fēng)險(xiǎn) 那麼它們會(huì)控制你。在項(xiàng)目計(jì)畫時(shí)花一些時(shí)間集體討論可能的風(fēng)險(xiǎn)因素，評估它們的潛 在危害，并且決定你如何減輕或預(yù)防它們。要一個(gè)軟體風(fēng)險(xiǎn)管理的簡要的指南，叁見我 的文章“Know Your Enemy:Software Risk Management”(Oct.1998)。 11、根據(jù)工作計(jì)畫而不是日歷來作估計(jì) 人們通常以日歷時(shí)間作估計(jì)，但是我傾向於估計(jì)與任務(wù)相關(guān)聯(lián)的工作計(jì)畫（以人時(shí)為 單位）的數(shù)量，然後把工作計(jì)畫轉(zhuǎn)換為日歷時(shí)間的估計(jì)。這個(gè)轉(zhuǎn)換基於每天我有多少有 效的小時(shí)花費(fèi)在專案任務(wù)上，我可能碰到的任何打斷或突發(fā)調(diào)整請求，會(huì)議，和所有其 他會(huì)讓時(shí)間消失的地方。 12、不要為人員安排超過他們80的時(shí)間 跟蹤你的組員每周實(shí)際花費(fèi)在專案指定工作的平均小時(shí)數(shù)；實(shí)在會(huì)讓人吃驚。與我們 被要求做的許多活動(dòng)相關(guān)的任務(wù)切換的開銷，顯著地降低了我們的工作效率。不要只是 因?yàn)橛腥嗽谝豁斕囟üぷ魃厦恐芑ㄙM(fèi)１０小時(shí)，就去假設(shè)他或她可以馬上做４個(gè)這種任 務(wù)，如果他或她能夠處理完３個(gè)任務(wù)，你就很幸運(yùn)了。 13、將培訓(xùn)時(shí)間放到計(jì)畫中 確定你的組員每年在培訓(xùn)上花費(fèi)多少時(shí)間，并把它從組員工作在指定專案任務(wù)上的可 用時(shí)間中減去。你可能在平均值中早已經(jīng)減去了休假時(shí)間、生病時(shí)間和其他的時(shí)間，對 於培訓(xùn)時(shí)間也要同樣的處理。 14、記錄你的估算和你是如何達(dá)到估算的 當(dāng)你準(zhǔn)備估算作的工作時(shí)，把它們記錄下來，并且記錄你是如何完成每個(gè)任務(wù)的。理 解創(chuàng)建估算所用的假設(shè)和方法，能夠使它們在必要的時(shí)候更容易防護(hù)和調(diào)整，而且它將 幫助你改善你的估算過程。 15、記錄估算并且使用估算工具 有很多商業(yè)工具可以幫助你估算整個(gè)項(xiàng)目。根據(jù)它們真實(shí)專案經(jīng)驗(yàn)的巨大資料庫，這 些工具可以給你一個(gè)可能的進(jìn)度和人員分配安排選擇。它們同樣能夠幫助你避免進(jìn)人“不 可能區(qū)域”，即產(chǎn)品大小，小組大小和進(jìn)度安排組合起來沒有已知專案成功的情況。Sof tware Producitivity Centre(www.spc.ca)公司的Estimate Pro是可以一試的好工具。 16、遵守學(xué)習(xí)曲線 如果你在項(xiàng)目中第一次嘗試新的過程，工具或技術(shù)，你必須認(rèn)可付出短期內(nèi)生產(chǎn)力降 低的代價(jià)。不要期望在新軟體工程方法的第一次嘗試中就獲得驚人的效益，在進(jìn)度安排 中考慮不可避免的學(xué)習(xí)曲線。 17、考慮意外緩沖 事情不會(huì)象作專案計(jì)畫的一樣準(zhǔn)確的進(jìn)行，所以你的預(yù)算和進(jìn)度安排應(yīng)該在主要階段 後面包括一些意外的緩沖，以適應(yīng)無法預(yù)料的事件。不幸的是，你的管理者或客戶可能 把這些緩沖作為填料，而不是明智的承認(rèn)事實(shí)確實(shí)如此。指明一些以前項(xiàng)目不愉快的意 外，來說明你的深謀遠(yuǎn)慮。 18、記錄實(shí)際增況與估算情況 如果你不記錄花費(fèi)在每項(xiàng)任務(wù)上的實(shí)際工作時(shí)間，并和你的估算作比較，你將永遠(yuǎn)不 能提高你的估算能力。你的估算將永遠(yuǎn)是猜測。 19、只有當(dāng)任務(wù)100%完成時(shí) 才認(rèn)為該任務(wù)完成 使用英寸大小的小圓石的一個(gè)好處是，你可以區(qū)分每個(gè)小任務(wù)要麼完成了，要麼沒有 完成，這比估計(jì)一個(gè)大任務(wù)在某個(gè)時(shí)候完成了多少百分比要實(shí)在的多。不要讓人們只入 不舍他們?nèi)蝿?wù)的完成狀態(tài)；使用明確的標(biāo)準(zhǔn)來判斷一個(gè)步驟是否真正的完成了。 20、公開、公正地跟蹤專案狀態(tài) 創(chuàng)建一個(gè)良好的風(fēng)氣，讓專案成員對準(zhǔn)確地報(bào)告專案的狀態(tài)感到安全。努力讓專案在 準(zhǔn)確的、基於資料的事實(shí)基礎(chǔ)上運(yùn)行，而不是從因?yàn)楹ε聢?bào)告壞消息而產(chǎn)生的令人誤解 的樂觀主義。使用專案狀態(tài)資訊在必要的時(shí)候進(jìn)行糾正操作，并且在條件允許時(shí)進(jìn)行表 揚(yáng)。 這些提示不能保證你的成功，但是它將幫助你在你的項(xiàng)目上獲得一個(gè)堅(jiān)實(shí)的把手，并 且保證你做了所有你可以做的事來讓項(xiàng)日在這個(gè)瘋狂的世界上成功。
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