程序文件的編寫
|文 件 名 |程序文件的編寫 | |電子文件編碼 |ZLWB004 |頁 碼 |5-1 | |●編寫原則 | |(1)程序文件必須是涉及到質(zhì)量管理體系的一個邏輯上的獨立部分或活動 | |由于程序文件是對質(zhì)量管理體系的某項質(zhì)量活動實施內(nèi)容、方法和順序要 | |求的規(guī)定，因此程序文件所描述的應(yīng)該是能夠構(gòu)成一個邏輯上獨立的質(zhì)量 | |活動，這種邏輯上的獨立 | |可以是質(zhì)量管理體系的一個條款的一部分，或涉及多個相關(guān)的條款。 | |程序文件對質(zhì)量活動應(yīng)規(guī)定目的和范圍，實施的具體步驟，實施結(jié)果的處 | |理、反饋，以及在實施過程中與各部門的關(guān)系等，形成一個邏輯上獨立的 | |部分。 | |(2)程序文件的內(nèi)容必須同質(zhì)量手冊的規(guī)定要求相一致 | |程序文件是質(zhì)量手冊的支持性的文件。因此，程序文件實際上是對質(zhì)量手 | |冊規(guī)定的進(jìn)一步展 開、落實和細(xì)化。 | |程序文件的編寫要考慮質(zhì)量管理體系的整體性、系統(tǒng)性，即要把各項質(zhì)量 | |活動加以充分展開 | |，使所有的程序文件充分體現(xiàn)質(zhì)量手冊的規(guī)定和要求，同時也要注意處理 | |好各個程序文件之 | |間的關(guān)系，使它們既是一個單獨的邏輯上獨立的部分，同時各程序文件相 | |互又構(gòu)成一個有機(jī) | |的整體，充分落實和實施質(zhì)量管理體系所要求的各項質(zhì)量活動。程序文件 | |編寫還要處理好質(zhì) | |量活動發(fā)生過程中各個部門之間的聯(lián)系，規(guī)定好各部門之間的接口問題， | |真正使程序文件中 規(guī)定的各項活動能夠協(xié)調(diào)進(jìn)行。 | |(3)程序文件應(yīng)簡練、準(zhǔn)確，具有很強(qiáng)的可操作性的要求 | |程序文件編寫應(yīng)力求簡明，用詞要準(zhǔn)確，避免贅述。要清楚地規(guī)定整個質(zhì) | |量活動在實施過程 | |中的每一步驟和環(huán)節(jié)，相關(guān)部門的責(zé)任及其義務(wù)。即使是沒有從事過此項 | |工作的人通過 | |程序文件也能清楚地了解此項質(zhì)量活動的內(nèi)容和過程，并能很快地明確按 | |其流程應(yīng)該做什么 和怎樣去做的要求。 | |文 件 名 |程序文件的編寫 | |電子文件編碼 |ZLWB004 |頁 碼 |5-2 | |(4)程序文件不涉及到純技術(shù)性的細(xì)節(jié)問題 | |程序文件是質(zhì)量活動的具體實施方法和步驟，在實施某項質(zhì)量活動時，會 | |涉及到一些技術(shù)細(xì) | |節(jié)和工作細(xì)節(jié)，這些細(xì)節(jié)一般情況下由工作文件來確定。 | | | | | |●程序文件編寫的要求 | |(1)人員要求 | |編寫程序文件要落實好編寫人員。選擇合適的編寫人員對程序文件的質(zhì)量 | |起著非常重要的作用。文件編寫人員應(yīng)具備以下條件： | |①應(yīng)該是本部門能勝任的代表 | |程序文件的編寫，原則上是自己的部門編寫自己的文件，并且編寫人員應(yīng) | |該是本部門能 夠勝 任的代表。有些組織在建立文件化的質(zhì)量管理體系時 | |，組織專職編寫人員編寫某些責(zé)任部門 | |的程序文件，這樣的程序文件難以得到實施，其重要的原因就是因為沒有 | |得到實施部門的認(rèn)可。 | |若條件不具備，本部門無勝任編寫者而要由其他人員代為編寫時，所編寫 | |的程序文件在定稿之前，必須經(jīng)過本部門的討論通過和認(rèn)可。 | |②熟悉所編寫程序的質(zhì)量活動的內(nèi)容和要求 | |文 件 名 |程序文件的編寫 | |電子文件編碼 |ZLWB004 |頁 碼 |5-3 | |程序文件的編寫人員只有非常熟悉所編程序質(zhì)量活動的編寫內(nèi)容和要求， | |編寫出的文件 才能 準(zhǔn)確、全面，具有可操作性。相反，文件編寫人員若 | |不熟悉質(zhì)量活動，所編寫出來的文件盡 | |管在文字上、邏輯上都很好，卻往往由于不符合具體活動的實際情況，很 | |難指導(dǎo)實施。 | | | |③具備一定的文字能力 | |程序文件編寫要求簡明，用詞準(zhǔn)確。因此編寫人員應(yīng)具備一定的文字能力 | |，把質(zhì)量活動 的途徑清楚地表達(dá)出來。 | | | |(2)內(nèi)容要求 | |程序文件的編寫內(nèi)容都包括哪些方面，具體有什么要求，這是在編寫過程 | |中首先碰到的問題 | |。程序應(yīng)闡明影響質(zhì)量的管理人員、操作人員、驗證和審核人員的責(zé)任、 | |權(quán)力和相互關(guān)系， | |說明各種不同活動實施方法，使用的文件和所進(jìn)行的控制，因此程序文件 | |編寫要對質(zhì)量活動 | |進(jìn)行準(zhǔn)確的敘述，并對質(zhì)量活動中所涉及到的責(zé)任、權(quán)力和相互關(guān)系作出 | |規(guī)定。文件的內(nèi)容 | |主要是規(guī)定質(zhì)量活動應(yīng)做什么，即實施的方法和步驟，而不是敘述如何做 | |的具體細(xì)節(jié)。這些細(xì)節(jié)在作業(yè)指導(dǎo)書等工作文件中予以規(guī)定。 | |程序文件編寫要用“6問5W1H分析法”來規(guī)定該項質(zhì)量活動的目的(Why)為什 | |么做、(What) | |做什么、職責(zé)(Who)誰來做、在何時(When)做、何地(Where)做，如何(How)| |做即采用什么方 | |法做。包括采用什么設(shè)備、工具、文件、以及如何控制、記錄等等。對于 | |質(zhì)量活動所涉及到 的文件應(yīng)注明文件名稱。 | |文 件 名 |程序文件的編寫 | |電子文件編碼 |ZLWB004 |頁 碼 |5-4 | |(3)編制質(zhì)量管理體系要求三級展開 | |確定質(zhì)量管理體系要求并進(jìn)行三級展開是編制質(zhì)量手冊和程序文件的首要 | |條件，體系要求二 級展開到質(zhì)量活動，三級展開到質(zhì)量工作。 | |作為內(nèi)部質(zhì)量管理體系，在分析、確定本行的質(zhì)量活動及其直接要求的同 | |時確定質(zhì)量管理體 | |系的間接要求，對要求進(jìn)行剪裁，形成本行質(zhì)量管理體系要求表，以這個 | |要求表為基礎(chǔ)再形成質(zhì)量管理體系要求三級展開表。然后列出組織的各個 | |部門，再進(jìn)行職能分配，把每項質(zhì)量 | |活動落實到各個部門，并按照職能分工，確定程序文件編寫的責(zé)任部門。 | |(4)確定程序文件目錄 | |質(zhì)量管理體系要求的三級展開基本上就是質(zhì)量管理體系運行必須開展的全 | |部質(zhì)量活動和工作 | |。為了使這些質(zhì)量活動和工作處于受控狀態(tài)，一般來講有多少項質(zhì)量活動 | |就必須編制相應(yīng)數(shù) | |量的程序文件。對于性質(zhì)相同、工作相近的程序也可以把幾個質(zhì)量活動串 | |在一起，編制一個 程序文件。 | |一個單位需要編制多少個程序文件應(yīng)從本組織的實際出發(fā)，以質(zhì)量管理體 | |系要求三級展開表 | |為基礎(chǔ)，經(jīng)過認(rèn)真分析后提出。確定程序文件目錄一般由質(zhì)量管理部門組 | |織其他相關(guān)部門討 論，由各個部門依據(jù)ISO9000標(biāo)準(zhǔn)，按照質(zhì)量管理體系 | |的要求提出程序文件目錄，然后由質(zhì) | |量管理部門協(xié)調(diào)并統(tǒng)一確定。在2000版國際標(biāo)準(zhǔn)條款中有六處明確提到了 | |工作程序，這些程 序如下： | |文 件 名 |程序文件的編寫 | |電子文件編碼 |ZLWB004 |頁 碼 |5-5 | |①文件控制程序； | |②質(zhì)量記錄控制程序； | |③內(nèi)部審核程序； | |④不合格品控制程序； | |⑤糾正措施程序； | |⑥預(yù)防措施程序。 | |以上所提到的程序文件是標(biāo)準(zhǔn)特別提出的，但實際僅有上述六個程序肯定 | |是不夠的。在具體 | |編寫時，組織可根據(jù)自己的情況，確定程序文件數(shù)量，列出程序文件清單 | |。編制程序清 | |單是協(xié)調(diào)質(zhì)量手冊與程序文件使之保持一致的重要環(huán)節(jié)，也是協(xié)調(diào)各部門 | |之間關(guān)系的重要環(huán) 節(jié)，因此務(wù)必做好此項工作。 |
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