員工工作成績管理系統(tǒng)
目 錄 | | |第一節(jié) 諾?？耸袨楹涡枰獑T工工作成績管理系統(tǒng)？ | |1 | |第二節(jié) 員工工作成績管理系統(tǒng)員工工作成績?nèi)绾螏椭芾?| |人員？ 1 | |第三節(jié) 員工工作成績管理系統(tǒng)為何有時失誤？ | |2 | |第四節(jié) 如何使用管理員工工作成績的成績考核表？ | |3 | |第五節(jié) 如何監(jiān)控員工工作成績并給以定期反饋 | |11 | |第六節(jié) 如何使用員工工作成績考核表評價員工工作成績 | |13 | |第七節(jié) 如何進行定期員工作成績考核 | |17 | |第八節(jié) 如何進行工作成績考核會見 | |20 | |第九節(jié) 如何通過開發(fā)計劃提高員工工作成績 | |22 | |第十節(jié) 怎樣使政治脫離員工工作成績管理 | |23 | 第一節(jié) 諾福克市為何需要員工工作成績管理系統(tǒng)？ 1．用作制定行政決議的手段。 那些決議，包括應(yīng)該送誰去做某種培訓(xùn)，應(yīng)該給誰哪個任務(wù)，以及誰有資格做提升的 候選人。這些決議都需要能從員工工作成績管理系統(tǒng)獲得的準(zhǔn)確信息。 2．提高員工的積極性和開發(fā)性。 員工需要他們工作得如何的反饋以維持他們的工作積極性、揚棄他們的實力和弱點。 工作成績管理系統(tǒng)提供了給員工反饋以及設(shè)計對他們有效的未來發(fā)展規(guī)劃的程序。 3．評價人員計劃的有效性。 許多人員政策都是有計劃的吸引、保持、促進和培養(yǎng)最熟練的有能力的員工。員工工 作成績管理系統(tǒng)鞏固了我們在挑選和培養(yǎng)有能力的員工方面的成功。 第二節(jié) 員工工作成績管理系統(tǒng)如何幫助管理人員？ 1．給員工提供明確的方向感。 員工往往拿不準(zhǔn)他們所執(zhí)行的不同工作任務(wù)的重要性并且會為非優(yōu)先級的任務(wù)付出大 量的時間。工作成績管理系統(tǒng)幫助管理人員準(zhǔn)確地傳達哪些任務(wù)應(yīng)得到最高優(yōu)先級， 這樣便增長了工作單位的效率。 2．告訴員工將用于評價他們的標(biāo)準(zhǔn)。 在員工工作成績管理系統(tǒng)下管理人員和員工討論用于評價工作成績的標(biāo)準(zhǔn)。這樣，如 果員工們選擇了執(zhí)行這項任務(wù)他們就知道了評價他們工作成績的根據(jù)以及時改變他們 的行為。這種認(rèn)識增強了他們對評價的公正感并使他們對其管理人員和城市更滿意。 3．及早確定執(zhí)行問題。 員工工作成績管理系統(tǒng)要求管理人員有規(guī)律的監(jiān)察員工的工作成績，給以反饋并使員 工有效的改善任一弱點。這種監(jiān)察導(dǎo)致了在對單位產(chǎn)量產(chǎn)生負面影響之前及早察覺和 改正執(zhí)行問題。 4．改善員工和管理人員之間的溝通和信任。 員工工作成績管理系統(tǒng)為員工和管理人員提供了頻繁的相互影響、共同工作的機會以 提高工作成績。 這些相互影響促使了雙方之間建立信任而且改善了他們與另一方公開溝通工作問題的 能力。 第三節(jié) 員工工作成績管理系統(tǒng)為何有時失誤？ 員工工作成績管理系統(tǒng)因幾個不同的原因有時失誤。本節(jié)簡要介紹系統(tǒng)失誤的潛在原因 ，而本手冊后面的部分會更詳細的敘述它們。 1．管理人員未能用好管理員工工作成績的工作成績考核表。 管理人員時常直到當(dāng)工作成績考核會見時他們提交對員工的評價時都未能與員工們論 討工作成績考核表。 在一個工作周期開始前，極其重要的是管理人員與他們的員工會面并且商定此后將用 于工作成績評價的指標(biāo)、因素和標(biāo)準(zhǔn)的含義。通過在工作周期開始時與員工核對這個 表格管理人員有機會把員工的工作引向那些最重要的工作方面。 2．員工工作成績監(jiān)察存有偏見并且未能給出定期反饋。 員工工作成績管理系統(tǒng)時常因為管理人員對他們的員工的工作行為的觀察和記憶會有 偏見而出錯。可能造成這種偏見的原因是，管理人員精力集中于不相關(guān)的工作行為而 忽視了整個工作周期內(nèi)有規(guī)律的觀察行為，或者依賴他們的記憶回憶六至十二個月前 發(fā)生的事件。管理人員應(yīng)該隨同有代表性的監(jiān)察工作向員工提交定期的反饋告訴他們 他們進步得怎樣。如果沒有提交這種反饋，員工們直到周期結(jié)束也未必會改變他們的 工作，并且會感到工作成績管理系統(tǒng)故意只評價成績而不去改進它。 3．評價員工工作成績時造成的等級錯誤。 評價者當(dāng)他們在員工工作成績考核表上評定員工的工作成績時時常造成許多錯誤。這 些錯誤通常是無意識的，而且如果評價者學(xué)會鑒別錯誤并有機會做成績定級且收到定 級的反饋，這些錯誤是能夠避免的。 4．員工工作成績考核會見進行得不好。 在員工工作成績考核會見時管理人員與員工討論他們對前一工作周期中員工工作成績 的評價。這個會議對于更正評價錯誤、確定工作弱點和改進未來的工作是極其有用的 。然而，如果會見進行得不好，如管理人員和員工方面缺少準(zhǔn)備，員工未被鼓勵參加 ，工作成績被批評而改進的目標(biāo)又沒有樹立等等，這樣會見不太可能會有積極的效果 。 5．未制定員工發(fā)展規(guī)劃。 一旦員工工作成績已被評定，員工工作成績管理系統(tǒng)就要求員工與管理人員共同制定 改進工作的發(fā)展規(guī)劃。這個計劃通常規(guī)定在給定的時限內(nèi)尋求哪些改進，管理人員和 員工將各自采取什么行動以確保這些工作改進有成效。 6．政治因素進入了員工工作成績管理系統(tǒng)。 如果管理人員寧愿為了政治目的而使用員工工作成績管理系統(tǒng)而不是為了準(zhǔn)確觀察、 公正評價和關(guān)注改進員工工作成績，此系統(tǒng)不太可能成功。極為重要的是管理人員承 認(rèn)政治因素的有害作用并且共同防止這些因素影響系統(tǒng)。 第四節(jié) 如何使用管理員工工作成績的成績考核表 第一部分 綜述 本節(jié)的目的是指導(dǎo)管理人員如何使用員工工作成績考核表來管理員工工作成績。在周期 結(jié)束時使用表格來評價員工的工作成績之前，要在每個工作周期開始時必須完成幾項任 務(wù)。表格有如下兩個不同的部分： （1）用于所有職務(wù)的工作成績因素； （2）適用于專業(yè)的或管理的員工的工作成績指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。 工作成績因素—適用于所有職務(wù) 工作成績因素是絕大多數(shù)職務(wù)公有的工作成績方面，例如專業(yè)知識、工作關(guān)系、公眾聯(lián) 系、產(chǎn)量。每個因素都伴有三個描述標(biāo)準(zhǔn)，它們幫助管理人員確定員工在這個因素上做 得如何好。管理人員與員工在工作周期開始時當(dāng)面讀一遍因素的定義和標(biāo)準(zhǔn)，并且就評 價的是什么以及每一個因素相對于其它因素所得到的權(quán)重達成一致。 工作成績指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)—適用于專業(yè)或管理職務(wù) 工作成績指標(biāo)準(zhǔn)確地告訴員工期望他們達到什么。指標(biāo)是員工在指定的工作時期內(nèi)所取 得的最重要的成績結(jié)果。對于每個專業(yè)或管理職務(wù)可制定不同的成績指標(biāo)。管理人員和 員工在每個工作周期開始時共同制定它們而且還要確定給予每個指標(biāo)相對于其它指標(biāo)的 權(quán)重。 管理人員與員工結(jié)合指標(biāo)制定成績標(biāo)準(zhǔn)，或決定員工已達到的指標(biāo)的好壞的尺度。成績 標(biāo)準(zhǔn)詳細說明了如果達到了指標(biāo)則必須取得的實際效果或應(yīng)具備的條件。管理人員與員 工將給每個指標(biāo)確定三條標(biāo)準(zhǔn)—指標(biāo)完成得不滿意、稱職和極好。一旦制定了，這三條標(biāo) 準(zhǔn)會確定五級分評價制，并幫助管理人員按照員工們工作的好壞（從“1”至“5”）對員工 的每個指標(biāo)的成績進行評級。 兩部分的加權(quán)—適用于專業(yè)或管理職務(wù) 在工作周期開始時，這個工作組內(nèi)的管理人員和員工必須選定給予兩部分（成績指標(biāo)和 因素）中的每一個多少權(quán)重。實際上，如果他們覺得一個部分會更好地提供他們的成績 的可度量的結(jié)果，那么他們可以選擇只使用一個部分。如果打算使用表中的兩個部分， 管理人員與員工必須達成一致的是，成績指標(biāo)所獲得的級別在綜合評定分?jǐn)?shù)中相對于成 績因素獲得的級別要加多少權(quán)重。一旦完成了上述全部工作，兩種表格即準(zhǔn)備好了以便 使用。 員工工作成績考核表概要 表格的第一部分可以適用于所有的職位并包含如下組成部分：（1）十一個工作成績因素 ；（2）隨同每個因素的三個描述標(biāo)準(zhǔn)；（3）給予每個成績因素的相對于其它因素的權(quán) 重。因素部分之后是指標(biāo)部分，它既可以獨自使用也可由專業(yè)或管理員工結(jié)合因素部分 使用。這個部分的組成包括（4）成績指標(biāo)；（5）隨同每個指標(biāo)的三個標(biāo)準(zhǔn)（不滿意、 稱職、極好）；（6）給予每個指標(biāo)的（相對于其它指標(biāo)的）權(quán)重,它出現(xiàn)在示出指標(biāo)的 頁底；（7）給與兩個部分（指標(biāo)和因素）的相對權(quán)重在表格最后一頁。更加詳細地討論 每個部分，請查閱表格的副本。 第二部分 準(zhǔn)備使用員工工作成績因素 I． 部門目標(biāo) 知道城市和部門的取向?qū)τ趩T工們來說是重要的，這樣便于他們能夠了解他們的工作 如何影響部門以及他們工作的什么元素是優(yōu)先的。 II．分析員工的工作 管理人員會見員工之前，管理人員應(yīng)該得到員工職位分析調(diào)查表（PAQ）。管理人員 應(yīng)用這份表格可以用必需成功地完成任務(wù)（參見附錄A）的工作因素（工作成績的方 面）與PAQ上確定的每個主要任務(wù)相比來分析員工的工作。例如，行政助理的任務(wù)之 一就是恰當(dāng)?shù)鼗卮鹂蛻綦娫?，因而專業(yè)知識對于這個任務(wù)的成功完成是很重要的。管 理人員會通過在PAQ上的右列、任務(wù)的描述之后填入一個1（數(shù)字代表表格的因素觀察 記錄表部分的職業(yè)知識）指出專業(yè)知識對于完成這項任務(wù)的重要性。管理人員應(yīng)該仔 細檢查PAQ上確定的對于每個主要任務(wù)所作的這個步驟。 這個步驟在與員工討論將產(chǎn)生極好、稱職或不滿意級別的特定行為中將是有幫助的。 它對于決定哪些因素對于員工的工作更重要、應(yīng)較重地加權(quán)也是必要的。 III．與員工會面考核因素 管理人員一經(jīng)分析了員工的工作，他應(yīng)該開會考核工作成績因素及預(yù)期為不滿意、稱 職或極好等級的成績等級。重要的是預(yù)期結(jié)果要與員工的PAQ表中所反映的在其職務(wù) 上的實際所作緊密相連。 管理人員與員工在會見中討論員工以往的工作、需要改進的方面以及將來他們想實現(xiàn) 什么。他們討論的基點應(yīng)集中于員工的工作分析調(diào)查表。管理人員應(yīng)該解釋表格怎樣 定義工作成績的諸方面（工作因素），相信這對于每項任務(wù)的成功完成是重要的。例 如，管理人員可以指出為了評上專業(yè)知識因素的“稱職級”，員工必須能夠回答其他員 工們提出的抱怨、濫用材料和訓(xùn)練程序方面的絕大多數(shù)問題。 隨后，管理人員和員工可以從PAQ表上獲得對于每個工作因素的每個等級的成績要去 執(zhí)行什么達成共識。當(dāng)員工與管理人員談到每個工作因素時，他們應(yīng)該將說明填入每 個因素項橫過本頁的空白處，簡要說明要評上每個因素的極好級、稱職級和不滿意級 應(yīng)該做什么。 在這時初步會見應(yīng)該結(jié)束，員工應(yīng)該拿走一份PAQ表的副本和工作成績考核表的副本 并在下次會見前檢查它。 IV．開會給每個因素加權(quán)并簽署員工工作成績考核表 管理人員與員工間的第二次會面通常應(yīng)該是制定將給與工作周期內(nèi)每個成績因素的加 權(quán)。權(quán)重應(yīng)反映出特定因素相對于其它因素的全部重要性。權(quán)重應(yīng)以百分?jǐn)?shù)表示，以 使所有因素的權(quán)重總合為百分之百。它們應(yīng)記錄在表格的第三頁并且將用來在工作周 期結(jié)束時計算工作成績考核的總分。假如情有可原的情況使得有必要改變權(quán)重，那么 管理人員和員工都應(yīng)同意改變才行。 注意：擁有兩個或更多同樣職務(wù)的員工的管理人員需要調(diào)整員工們因素權(quán)重的制定這 些員工履行的是有些或全部相同的職責(zé)。與這些職責(zé)相關(guān)的所有因素應(yīng)該對全部有關(guān) 的員工用相同的方式來衡量，以便使用嚴(yán)格一致的工作標(biāo)準(zhǔn)。 第三部分 制定專業(yè)和管理員工的工作成績指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)的步驟 專業(yè)和管理員工有權(quán)選擇使用全部因素、所有指標(biāo)或兩者結(jié)合作為它們的工作成績考 核的基點。 I． 部門目標(biāo) 知道城市和部門將來的取向?qū)τ趩T工們來說是很重要的，這樣便于他們了解他們的職 務(wù)對于部門的影響。 一旦部門的目標(biāo)確立了，每個員工就能夠明確在達到這些目標(biāo)中他或她將要有什么部 分職責(zé)。于是在部門目標(biāo)中員工的那部分就成為他或她自己的目標(biāo)。在制定員工工作 成績考核表之前將部門目標(biāo)分與員工。 II．分析員工的工作 管理人員和員工都應(yīng)分別分析員工的工作。他們應(yīng)該查閱他們的PAQ表作為確定工作 預(yù)期目標(biāo)的基點，了解主要職責(zé)是什么，下一年將計劃做什么，在工作上會遇到什么 問題，以及意欲對工作加以什么改進。鼓勵員工勤于這個步驟，因為一旦獲得了整個 工作職責(zé)，你將會得到從何開始的信息。 注意：擁有兩個或更多同樣職務(wù)的員工的管理人員需要調(diào)整他們的指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)的制定 這些員工履行近...
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