四、盤點作業(yè)
四、盤點作業(yè) 貨品因不斷的進出庫，在長期的累積下庫存資料容易與實№數(shù)量產(chǎn)生不符的現(xiàn)象?；蛘哂?些產(chǎn)品因存放過久、不恰當(dāng)，致使品質(zhì)機能受影響，難以滿足客戶的　求。為了有效的 控制貨品數(shù)量，而對各儲存場所進行數(shù)量清點的作業(yè)，謂之盤點作業(yè)。盤點結(jié)果的盈虧 往往差異很大，若公司未能多加注意且適時、確實施行，對公司的損益將有重大影響。 1. 盤點作業(yè)的目的 (1) 為了確定現(xiàn)存量，并修正料帳不符產(chǎn)生的誤差。通常物料在一段時間不斷接收與發(fā) 放後，容易產(chǎn)生誤差，這些誤差的形成主因有： (a) 庫存資料記錄不確實，如多記、誤記、漏記等。 (b) 庫存數(shù)量有誤，如損壞、遺失、驗收與出貨清點有誤。 (c) 盤點方法選擇不恰當(dāng)，如誤盤、重盤、漏盤等。 這些差異必須在盤點後察覺錯誤的起因，并予以更正。 (2) 為了計算企業(yè)之損益。企業(yè)的損益與總庫存金額有相當(dāng)密切的關(guān)系，而庫存金額又 與庫存量及其單¤成正比。因此為了能準(zhǔn)確地計算出企業(yè)實№的損益，就必　針對現(xiàn) 有數(shù)量加以盤點。一旦發(fā)覺庫存太多，即表示企業(yè)的經(jīng)營受到壓迫。 (3) 為了稽核貨品管理的績效，使出入庫的管理方法和保管狀態(tài)變得清晰。如呆、廢品 的處理狀況，存貨周轉(zhuǎn)率、物料的保養(yǎng)維修，均可藉盤點發(fā)覺問題，以謀改善之策 。 [pic] 2. 盤點作業(yè)的步驟 　一般盤點必須依循下列步驟逐步實施，如圖4-1。 [pic] 圖4-1 盤點作業(yè)的步驟 (1) 事先準(zhǔn)備 盤點作業(yè)的事先準(zhǔn)備工作是否充份，攸關(guān)盤點作業(yè)進行的順利程度，為了使 盤點得在短促的時間內(nèi)，利用有限的人力達(dá)到迅速確實的目標(biāo)，事先的準(zhǔn)備 工作內(nèi)容如下： (a) 明確建立盤點的程序方法 (b) 配合會計決算進行盤點 (c) 盤點、復(fù)盤、監(jiān)盤人員必須經(jīng)過訓(xùn)練 (d) 經(jīng)過訓(xùn)練的人員必須熟悉盤點用的表單 (e) 盤點用的表格必須事先印制完成 (f) 庫存資料必須確實結(jié)清 　 (2) 盤點時間的決定 一般性貨 品就貨帳相符的目標(biāo)而言盤點次數(shù)愈多愈好，但因每次實施盤點必須投入人 力、物力、財力這些成本耗資不眥，故也很難經(jīng)常為之。事實上，導(dǎo)致盤點 誤差的關(guān)鍵主因是在於出入庫的過程，可能是因出入庫作業(yè)傳票的輸入，檢 查點數(shù)的錯誤，或是出入庫搬運造成的損失，因此一旦出入庫作業(yè)次數(shù)多時 ，誤差也會隨之增加。所以，以一般生產(chǎn)廠而言，因其貨品流動速度不快， 半年至一年實施一次盤點即可。但以物流中心貨品流動速度狻快的情況下， 我們既要防止過久盤點對公司造成的損失，但又礙於可用資源的限制，因而 最好能視物流中心各貨品的性質(zhì)制定不同的盤點時間，例如，在有建立商品 別ABC管理的公司，我們建議： ·A類主要貨品：每天或每周盤點一次 ·B類貨品：每二、三周盤點一次 ·C類較不重要貨品：每月盤點一次即可 而未實施商品別ABC管理的業(yè)者，至少也應(yīng)對較容易損耗毀壞及高單¤之貨品 增加其盤點次數(shù)。另外　注意的，當(dāng)實施盤點作業(yè)時，時程應(yīng)盡可能縮短， 以2￣3日內(nèi)完成較佳。至於選擇的日期一般會選擇在： (a) 財務(wù)決算前夕──因便利決算損益以及表達(dá)財務(wù)狀況。 (b) 淡季進行──因淡季儲貨量少盤點容易，人力的損失相對降低，且調(diào)動 人力較為便利。 　 (3) 決定盤點方法 因盤點場合、　求的不同，盤點的方法亦有差異，為符合不同狀況的產(chǎn)生， 盤點方法的決定必須明確以利盤點時不致混淆，至於其細(xì)節(jié)於下節(jié)中加以敘 述。 (4) 盤點人員之組訓(xùn) 為使盤點工作得以順利進行，盤點時必須增派人員協(xié)助進行，至於由各部門 增援的人員必須組織化并且施以短期訓(xùn)練，使每位參與盤點的人員能適切發(fā) 揮其功能。而人員的組訓(xùn)必須分為兩部份： (a) 針對所有人員進行盤點方法訓(xùn)練。其中對盤點的精神程序、表格的填 寫必須充份　解，工作才能得心應(yīng)手。 (b) 針對復(fù)盤與監(jiān)盤人員進行認(rèn)識貨品之訓(xùn)練。因為復(fù)盤與監(jiān)盤人員對貨 品大多數(shù)并不熟悉，故而應(yīng)加強貨品的認(rèn)識，以利盤點工作之進行。 (5) 儲存場所之清理 (a) 在盤點前，對廠商交來的物料必須明確其所有數(shù)，如已驗收完成屬本 中心，應(yīng)即時整理歸庫，若尚未完成驗收程序?qū)購S商，應(yīng)劃分清楚避 免混淆。 (b) 儲存場所在關(guān)閉前應(yīng)通知各　求部門預(yù)　所　之物項。 (c) 儲存場所整理整頓完成，以便計數(shù)盤點。 (d) 預(yù)先鑒定呆料、廢品、不良品，以便盤點時之鑒定。 (e) 帳卡、單據(jù)、資料均應(yīng)整理後加以結(jié)清。 (f) 儲存場所的管理人員在盤點前應(yīng)自行預(yù)盤，以便提早發(fā)現(xiàn)問題并加以 預(yù)防。 (6) 盤點工作 盤點時，因工作單調(diào)瑣碎，人員較難以持之以恒，為確保盤點的正確性，除 人員組訓(xùn)時加強宣導(dǎo)外，工作進行期間應(yīng)加強　導(dǎo)與監(jiān)督。 (7) 差異因素追查 當(dāng)盤點結(jié)束後，發(fā)現(xiàn)所得數(shù)據(jù)與帳簿資料不符時，應(yīng)追查差異的主因。其著 手的方向有： (a) 是否因記帳員素質(zhì)不足，致使貨品數(shù)目無法表達(dá)。 (b) 是否因料帳處理制度的缺點，導(dǎo)致貨品數(shù)目無法表達(dá)。 (c) 是否因盤點制度的缺點導(dǎo)致貨帳不符。 (d) 盤點所得的數(shù)據(jù)與帳簿的資料，差異是否在容許誤差內(nèi)。 (e) 盤點人員是否盡責(zé)，產(chǎn)生盈虧時應(yīng)由誰負(fù)責(zé)， (f) 是否產(chǎn)生漏盤、重盤、錯盤等狀況。 (g) 盤點的差異是否可事先預(yù)防，是否可以降低料帳差異的程度。 (8) 盤盈、盤虧之處理 差異原因追查後，應(yīng)針對主因適切的調(diào)整與處理，至於呆廢品、不良品減¤ 的部份　與盤虧一并處理。 物品除了盤點時產(chǎn)生數(shù)量的盈虧外，有些貨品在¤格上會產(chǎn)生增減，這些變 遷在經(jīng)主管審核後必須利用貨品盤點盈虧及¤目增減更正表(表4-1)修改。 　 表4-1 貨品盤點數(shù)量盈虧¤目增減更正表 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　月　日 |貨 | |品 | |編 | |號 | |請購點： 　　　　　　　　　　　　　　　經(jīng)濟訂購量： | |日期 |訂 購 |入 庫 |出 庫 |現(xiàn) 存 |附 注 | |月 | |日期 | |盤存單號碼 | |品項號碼 | |存放位置 | |數(shù)量 | |查核人 | (b) 循環(huán)盤點法 循環(huán)盤點既是將每天或每周當(dāng)作一周期來盤點，其目的除了減 少過多的損失外，對於不同貨品施以不同管理亦是主要原因， 就如同前述商品別ABC管理的作法，¤格愈高或愈重要的貨品， 盤點次數(shù)愈多，¤格愈低愈不重要的貨品，就盡量減少盤點次數(shù) 。循環(huán)盤點因一次只進行少量盤點，因而只　專門人員負(fù)責(zé)即 可，不　動用全體人員。 循環(huán)盤點法最常用的單據(jù)為「現(xiàn)品卡」，形式如表4- 4，其使用方式為：每次出入庫一面查看出入庫傳票，一面把出 入庫年月、出入庫數(shù)量、傳票編號、庫存量登記在現(xiàn)品卡上， 主要目的在於： 1.使作業(yè)者對出入庫數(shù)量及庫存量有具體的數(shù)字認(rèn)知。 2.可協(xié)調(diào)進行出入庫的分配管理，并在錯誤發(fā)生時能立即調(diào)查 。 3.隨時掌握庫存品的流動性及庫存量控制的情況。 　 表 4-4 現(xiàn)品卡 |貨品編號 |001 | |貨品名稱 |肥皂 |交 貨 單 位 |　 | |存放位置 |A1 |包 裝 單 位 |箱 | |月日 |出入庫地點 |傳票編號 |入庫數(shù) |出庫數(shù) |庫存數(shù) | |6/1 |轉(zhuǎn) 入 |N123 |100 |　 |200 | |6/5 |轉(zhuǎn) 出 |N200 |　 |50 |150 | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | 然而現(xiàn)品卡的必要與否見仁見智，一般若不采用現(xiàn)品卡，只以單純點 數(shù)核對的方式進行循環(huán)盤點，其步驟如下： 步驟 1：決定當(dāng)天欲盤之貨品。 步驟 2：由專門人員負(fù)責(zé)，利用空檔至現(xiàn)場清點這些貨品之實№庫存 數(shù)。 步驟 3：核對盤點貨品之電腦庫存數(shù)。 步驟 4：對照的結(jié)果，如發(fā)現(xiàn)兩庫存數(shù)沒有差異，則維持原狀，若發(fā) 現(xiàn)有差異，則調(diào)查原因，并馬上作修正。 而若使用現(xiàn)品卡者，其除了在每一次貨品出入庫都要予以記載外，對 於在盤點時的點數(shù)核對工作亦較詳細(xì)，雖作法上較麻煩，但對於盤點 差異原因的追溯卻較為快速、正確。以下為使用現(xiàn)品卡的循環(huán)盤點方 式：[15] R：實№庫存量 r：現(xiàn)品卡上的庫存量 K：上月底的電腦庫存量 k：上月底的現(xiàn)品卡庫存量 步驟 1：決定將要進行循環(huán)盤點的品項，并把上月底的電腦庫存數(shù)K 記錄下來(記錄於表4-5之循環(huán)盤點單)。 步驟 2：前往盤點貨品的位置，記錄現(xiàn)品卡中的上月底庫存數(shù)k(記錄 於表4-5之循環(huán)盤點單)。 步驟 3：清點盤點貨品，將實№庫存數(shù)R 以及現(xiàn)品卡中的庫存數(shù)r記錄下來。(記錄於表4- 5之循環(huán)盤點單)。 步驟 4：進行R－r的運算。當(dāng)R－r＝0→步驟 6　R－r≠0→步驟 5 步驟 5：檢查現(xiàn)品卡的出入庫及庫存數(shù)的記錄中是否有計算錯誤： (Ⅰ)若有錯誤，則修改。 (Ⅱ)若無錯誤，再次計算實№庫存R。 步驟 6：計算上月底的電腦庫存數(shù)K與同為上月底的現(xiàn)品卡庫存數(shù)k間 的差(K－k)： 當(dāng)K－k＝0→步驟 8 K－k≠0→步驟 7 步驟 7：調(diào)查上月底現(xiàn)品的出庫是否轉(zhuǎn)入次月，假如是，以F表示其 數(shù)量。 步驟 8：利用以上步驟對照下式： (Ⅰ)(R－r)－(K－k)－F＝0 →盤點無誤差 (Ⅱ)(R－r)－(K－k)－F≠0 →盤點有誤差，應(yīng)實施誤差原因再調(diào)查 步驟 9：作修正記錄 　 表4-5 循環(huán)盤點單(異常出入庫單) 循環(huán)盤點單 No. 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　　 月　　 日 |　 |項 目 |記 號|初 次|再檢查 |誤差理由 | | |實№庫存數(shù) |R |　 |　 |　 | |當(dāng)日庫存 |現(xiàn)品卡庫存數(shù) |r |　 |　 | | | |差 |R-r |　 |　 | | | |電腦庫存數(shù) |K |　 |　 | | |上月末 |現(xiàn)品卡庫存數(shù) |k |　 |　 | | |庫存 | | | | | | | |差 |K-k |　 |　 | | | |上月未作出庫指示，但 |F |　 |　 | | | |在次月才出庫數(shù) | | | | | |對照公式 |(R-r)-(K-k)-F |　 |　 | | |判 定 |＝0 無誤差，不　調(diào)查 |　 |　 | | | |≠0 有誤差，　調(diào)查 | | | | |異常 |過 剩 數(shù) |不 足 數(shù) |發(fā)現(xiàn)部門 |理 由 | |出入庫 | | | | | | |　 |　 |　 |　 | 我們將采用「期末盤點」及「循環(huán)盤點」的差異整理於下表(表4- 6)。公司以本身情況選擇較適用的盤點方式,但大體而言，循環(huán)盤點較能針 對各貨品須要作適時管理，且易收盤點成效。事實上，有些公司是將兩種盤 點同時并用，平時針對重要貨品作循環(huán)盤點，而至期末再將所有貨品作一期 末大盤點，如此不僅循環(huán)盤點的誤差能漸漸減少，就算是期末的大盤點，其 誤差率也因循環(huán)盤點的配合進行而有所大幅降低，同時期末盤點的所　時間 也會因平時循環(huán)盤點的整理與管理改善而縮短許多。 　 表4-6 期末盤點與循環(huán)盤點之差異比較 |盤點方式 |期末盤點 |循環(huán)盤點 | |比較內(nèi)容 | | | |時 間 |期末、每年僅數(shù)次 |平常、每天或每...
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