如何進(jìn)行項(xiàng)目管理
[pic] 一個(gè)好的項(xiàng)目，往往會(huì)給企業(yè)帶來(lái)豐厚的利潤(rùn)，而一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目管理者，則是整個(gè)項(xiàng) 目獲得成功的重要保證。本書(shū)從項(xiàng)目管理職能的角度，全面系統(tǒng)地為讀者展示了項(xiàng)目管 理核心知識(shí)和實(shí)用技巧，全書(shū)共分為九章，分別針對(duì)項(xiàng)目標(biāo)和范圍，項(xiàng)目組織、項(xiàng)目人 力資源、進(jìn)度、采購(gòu)、質(zhì)量、溝通和項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的管理，進(jìn)行了詳細(xì)地介紹。 1. 項(xiàng)目目標(biāo)和范圍管理 技能點(diǎn)1 如何定義客戶(hù)的需求 　　主 題 詞 項(xiàng)目管理·項(xiàng)目目標(biāo)和范圍管理·客戶(hù)需求定義 　　適用情景 當(dāng)想準(zhǔn)確把握客戶(hù)的需求并達(dá)到所希望的目標(biāo)時(shí)，查看此技能。 　　7 技能描述 　　客戶(hù)需求定義是項(xiàng)目啟動(dòng)階段首要的工作，也是定義項(xiàng)目目標(biāo)的基礎(chǔ)，是項(xiàng)目產(chǎn)生 的基本前提。它始于客戶(hù)的需求，結(jié)束于需求建議書(shū)的發(fā)布。定義客戶(hù)需求是為了使客 戶(hù)所期望的目標(biāo)能以更好的方式實(shí)現(xiàn)，只有需求清晰明了，承約商才能準(zhǔn)確把握客戶(hù)意 圖，規(guī)劃出好的項(xiàng)目。 　　然而，恰當(dāng)?shù)囟x需求并不容易，下面將探討一些能夠促使項(xiàng)目人員有效定義客戶(hù) 需求的方法。 　　? 全面理解項(xiàng)目的處境和現(xiàn)行系統(tǒng) 　　了解客戶(hù)的需求，就必須要對(duì)客戶(hù)需求的項(xiàng)目進(jìn)行分析。建議項(xiàng)目分析員采取的第 一步是研究項(xiàng)目的現(xiàn)行系統(tǒng)。所謂現(xiàn)行系統(tǒng)是指項(xiàng)目的相關(guān)環(huán)境：項(xiàng)目運(yùn)行的組織環(huán)境 怎樣？相關(guān)成員是誰(shuí)？政治環(huán)境怎樣？潛在的議程是什么？對(duì)系統(tǒng)的研究包括獲得對(duì)現(xiàn) 行系統(tǒng)功能運(yùn)作的詳細(xì)理解、識(shí)別系統(tǒng)內(nèi)信息流、列出系統(tǒng)輸入與輸出等等。需求分析 員必須跳出對(duì)問(wèn)題做純粹技術(shù)研究的框框。他們應(yīng)盡力理解現(xiàn)行系統(tǒng)。如果不能很好地 了解項(xiàng)目環(huán)境，對(duì)于滿(mǎn)足客戶(hù)的真正需要，需求分析員就只能有一種近視的觀點(diǎn)。 　　? 識(shí)別多元客戶(hù)以?xún)?yōu)先順序排列他們的需求 　　在充分理解了現(xiàn)行系統(tǒng)和項(xiàng)目環(huán)境后，需求分析員應(yīng)該清楚地知道受項(xiàng)目影響的是 哪些人，以及誰(shuí)會(huì)關(guān)心項(xiàng)目結(jié)果—這是最廣泛意義上的客戶(hù)，他們包括客戶(hù)組織中不同的 參加者以及項(xiàng)目組織中的成員。由于總是具有多元客戶(hù)，需求分析員應(yīng)制定一份多個(gè)成 員的名單并列出表格，如果僅僅是作為外圍人員參與項(xiàng)目，就可以將其從列表中劃去。 留下與項(xiàng)目有密切關(guān)系的人員，他們的行為（即使不采取任何行動(dòng)）對(duì)項(xiàng)目及其運(yùn)作都 具有顯而易見(jiàn)的影響力，明確相互之間可能會(huì)產(chǎn)生沖突的相關(guān)人員的不同利益，并大體 上制定出如何按優(yōu)先順序排列他們。 　　? 組織一個(gè)需求定義任務(wù)小組 　　需求信息可通過(guò)采訪、觀察以及查閱組織章程獲得，但有效的需求分析應(yīng)由一個(gè)代 表不同客戶(hù)的需求定義任務(wù)小組來(lái)完成。需求任務(wù)小組的成員由客戶(hù)方代表、項(xiàng)目執(zhí)行 方代表（需求分析員）和有關(guān)專(zhuān)家組成。由于任務(wù)小組是由代表不同利益方面的代表組 成，這使得各種觀點(diǎn)能夠相互交叉，并且任務(wù)小組使得不同客戶(hù)群可以通過(guò)溝通進(jìn)行協(xié) 商，使一些困難的決策從需求分析員轉(zhuǎn)移到客戶(hù)身上，加上相關(guān)客戶(hù)方的代表在定義其 需求時(shí)能較早與項(xiàng)目組合作，這樣，就能便于更好地理解項(xiàng)目。因此，任務(wù)小組對(duì)于客 戶(hù)需求的最終建議會(huì)比僅由一兩個(gè)人確認(rèn)的需求更具生命力，更為合理。 　　? 幫助客戶(hù)了解相關(guān)項(xiàng)目知識(shí) 　　客戶(hù)一般并不明白他們確實(shí)需要什么，需求分析員的主要作用是同客戶(hù)緊密合作并 幫助他們找出其需求的明確要求，這可通過(guò)培訓(xùn)客戶(hù)來(lái)實(shí)施。即讓客戶(hù)對(duì)所涉及的技術(shù) 問(wèn)題有所理解，包括項(xiàng)目中的技術(shù)問(wèn)題是什么，可交付何種產(chǎn)品來(lái)體現(xiàn)這些技術(shù)，交付 產(chǎn)品的功能如何，有何局限性。另外，對(duì)客戶(hù)進(jìn)行項(xiàng)目管理基礎(chǔ)教育也很有用，以便他 們可以更好地理解如何來(lái)說(shuō)明需求，并要使客戶(hù)認(rèn)識(shí)到需求變化是很自然的，這些變化 會(huì)增加項(xiàng)目正常管理的成本。這樣，通過(guò)進(jìn)一步了解項(xiàng)目實(shí)施中產(chǎn)生的問(wèn)題，客戶(hù)會(huì)明 白自己在定義需求時(shí)的責(zé)任是什么，從而可以配合需求分析員的工作。 　　幫助客戶(hù)定義并識(shí)別需求是項(xiàng)目管理者在項(xiàng)目啟動(dòng)階段要做的第一件大事，因此作 為項(xiàng)目管理者要慎重對(duì)待。 　　9 牢記要點(diǎn) 　　定義客戶(hù)需求的方法： 　　_ 全面理解項(xiàng)目的處境和現(xiàn)行系統(tǒng) 　　_ 識(shí)別多元客戶(hù)以?xún)?yōu)先順序排列他們的需求 　　_ 組織一個(gè)需求定義任務(wù)小組 　　_ 幫助客戶(hù)了解相關(guān)項(xiàng)目管理知識(shí) 　　如果某一客戶(hù)感到居住多年的房子已顯陳舊，一般都有將房子重新裝修一番的想法 ，此時(shí)客戶(hù)的需求便產(chǎn)生了：需要將其重新裝修。但是，此時(shí)的需求尚處于一種“朦朧” 的狀態(tài)，因?yàn)槟軡M(mǎn)足他這一愿望的還是一個(gè)較大的范圍，裝修的風(fēng)格有多種多樣，所需 花費(fèi)也大相徑庭。為此，客戶(hù)要同有關(guān)的裝修公司接觸，征詢(xún)他們的意見(jiàn)。假如當(dāng)裝修 公司詢(xún)問(wèn)客戶(hù)需要什么樣的布局和風(fēng)格時(shí)，客戶(hù)說(shuō)：“你知道我是一個(gè)知識(shí)分子，房間的 布局、風(fēng)格應(yīng)充滿(mǎn)書(shū)香氣，具有古典之美才對(duì)！” 　　這時(shí)裝修公司就可以按照客戶(hù)的想法，定義他的需求并提出多種方案供客戶(hù)選擇， 以下是裝修公司需要做的工作： 　　一、征詢(xún)房主的意見(jiàn)和喜歡的風(fēng)格； 　　二、了解房主為裝修所做的預(yù)算； 　　三、按照房主的需求設(shè)計(jì)幾種裝修方案供房主參考。 　　以上的過(guò)程就是定義客戶(hù)需求的過(guò)程。 　　. 實(shí)踐練習(xí) 　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 　　下表中那些是定義客戶(hù)需求的行為，請(qǐng)判斷。 　　定義客戶(hù)需求 1．對(duì)現(xiàn)行系統(tǒng)功能運(yùn)作進(jìn)行詳細(xì)了解 □是 □否 　　 2．了解誰(shuí)會(huì)關(guān)心項(xiàng)目結(jié)果 □是 □否 　　 3．制作多個(gè)成員的名單列表 □是 □否 　　 4．由客戶(hù)組織需求定義任務(wù)小組 □是 □否 　　 5．給客戶(hù)培訓(xùn)項(xiàng)目管理知識(shí) □是 □否 　　 6．同裝修房子的客戶(hù)接觸了解其喜歡的風(fēng)格 □是 □否 　　參考答案：1.是；2.是；3.是；4.否；5.是；6.是。 技能點(diǎn)2 如保做好項(xiàng)目可行性研究 　　主 題 詞 項(xiàng)目管理·項(xiàng)目目標(biāo)和范圍管理·項(xiàng)目可行性研究 　　適用情景 當(dāng)論證一個(gè)項(xiàng)目是否可行并給投資者的最終決策提供依據(jù)時(shí)，查看此技能。 　　7 技能描述 　　在啟動(dòng)項(xiàng)目之前，必須對(duì)項(xiàng)目建議做可行性研究?？尚行匝芯恳疾於喾N可能的方 案并識(shí)別潛在問(wèn)題。一般來(lái)說(shuō)，做好可行性研究要做好以下三個(gè)方面的工作： 　　1．了解可行性研究的目標(biāo) 　　可行性研究需要時(shí)間和金錢(qián)的投入，對(duì)它進(jìn)行有效的管理非常必要，如果能夠理解 可行性研究的目的和項(xiàng)目成功的評(píng)價(jià)指標(biāo)，就可以集中精力做好工作。各個(gè)項(xiàng)目的可行 性研究?jī)?nèi)容不盡相同，但是以下幾點(diǎn)是基本的、重要的： 　?。?）考察備選方案?？疾毂M可能多的方案，對(duì)每一種方案都要分析一下，看看在市 場(chǎng)和技術(shù)條件的限制之下，這個(gè)方案是否可以改進(jìn)一下。 　?。?）對(duì)重要問(wèn)題做出明確回答?？尚行匝芯勘仨殞?duì)一些重要問(wèn)題做出明確的回答， 特別是在考察備選方案時(shí)。這些重要問(wèn)題包括：對(duì)項(xiàng)目成本和收入的估算，對(duì)項(xiàng)目參與 各方各自目的的理解，確認(rèn)項(xiàng)目在技術(shù)和財(cái)務(wù)方面的可行性，估算出可能得到的經(jīng)濟(jì)、 金融回報(bào)。 　?。?）評(píng)價(jià)各個(gè)方案?？尚行匝芯恳軌虻玫阶銐虻男畔⒂糜谠u(píng)價(jià)各個(gè)方案。這些評(píng) 價(jià)指標(biāo)要考慮項(xiàng)目目的和項(xiàng)目出資人的利益。 　　（4）提供項(xiàng)目實(shí)施方案?？尚行匝芯康慕Y(jié)果要能夠提供未來(lái)項(xiàng)目方案實(shí)施的思路。 我們可以把可行性研究看做是一個(gè)過(guò)濾器，它濾去了那些不能滿(mǎn)足項(xiàng)目目標(biāo)的方案?？?行性研究最終要為下一個(gè)階段（設(shè)計(jì)和評(píng)估階段）提供一個(gè)更新過(guò)的項(xiàng)目產(chǎn)品規(guī)范和該 階段的工作計(jì)劃，它同時(shí)可以為項(xiàng)目實(shí)施階段提供計(jì)劃草案。 　　2．啟動(dòng)可行性研究 　　啟動(dòng)可行性研究需要經(jīng)過(guò)以下5個(gè)步驟： 　　（1）組建管理團(tuán)隊(duì)。為項(xiàng)目的可行性研究組建一個(gè)管理團(tuán)隊(duì)，由經(jīng)驗(yàn)豐富的管理者 和團(tuán)隊(duì)成員組成。團(tuán)隊(duì)的組合根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)而決定。一般來(lái)講，這個(gè)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該包括技 術(shù)、金融、營(yíng)銷(xiāo)方面的專(zhuān)家對(duì)于大的項(xiàng)目，團(tuán)隊(duì)還會(huì)包括經(jīng)濟(jì)學(xué)家、法律和環(huán)境方面的 專(zhuān)家以及人力資源專(zhuān)家等?？尚行匝芯康慕M織管理者不一定是隨后進(jìn)行的規(guī)劃、組織、 實(shí)施、控制項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，但是最好能夠讓項(xiàng)目經(jīng)理成為項(xiàng)目可行性研究團(tuán)隊(duì)的成員 之一，這樣，項(xiàng)目經(jīng)理才能夠?qū)?xiàng)目有更深刻的理解，對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生更強(qiáng)的主人翁意識(shí)， 對(duì)項(xiàng)目成功做出更大的承諾。 　　（2）確定研究的范圍。確定可行性研究的范圍，要明確研究所要做的工作和對(duì)研究 工作的一些約束條件（質(zhì)量、成本、時(shí)間等等）。管理者必須明確為方案決策者提供什 么樣的信息，以便于他們對(duì)各個(gè)備選方案進(jìn)行評(píng)選。 　　（3）引入外部專(zhuān)家。邀請(qǐng)外部專(zhuān)家參與并加入到可行性研究的核心團(tuán)隊(duì)，如果僅僅 是臨時(shí)調(diào)用，需要得到有關(guān)方面的許可。 　?。?）為可行性研究做出計(jì)劃。所制定的計(jì)劃包括里程碑計(jì)劃和職責(zé)表。里程碑計(jì)劃 應(yīng)該劃分出可行性研究的關(guān)鍵階段，定義中間報(bào)告和最終報(bào)告，計(jì)劃還應(yīng)該包括會(huì)議和 數(shù)據(jù)收集等等。計(jì)劃應(yīng)該突出強(qiáng)調(diào)那些后備考察項(xiàng)和它們之間的相互關(guān)系，確保從不同 角度的調(diào)研能夠綜合突出強(qiáng)調(diào)那些后備考察項(xiàng)和它們之間的相互關(guān)系，確保從不同角度 的調(diào)研能夠綜合在一起，所做的計(jì)劃既要保持相對(duì)穩(wěn)定，也要有一定的靈活性來(lái)應(yīng)對(duì)沒(méi) 有預(yù)見(jiàn)到的變化。 　?。?）為可行性研究做出預(yù)算和進(jìn)度安排。為可行性研究制定時(shí)間表和安排預(yù)算。時(shí) 間和預(yù)算要計(jì)劃充分，要能夠?qū)溥x方案做出有深度的研究，否則將影響項(xiàng)目整體的可 行性。此外，需要注意的是，預(yù)算是為了做好適度的可行性研究，而不是要做類(lèi)似在設(shè) 計(jì)和評(píng)估階段的更深層次調(diào)研。 　　3．管理好可行性研究 　　一旦制定了可行性研究的計(jì)劃，就要對(duì)它進(jìn)行管理，下面是管理可行性研究的3個(gè)主 要內(nèi)容： 　　（1）明確組織職責(zé)。要明確組織的職責(zé)，首先需要采取一種基于里程碑式的、有針 對(duì)性的、靈活的團(tuán)隊(duì)組織結(jié)構(gòu)。團(tuán)隊(duì)成員要清楚期望得到什么、什么時(shí)候得到。他們也 同時(shí)理解如何能夠使自己的工作與可行性研究的框架一致，要能知道該向誰(shuí)匯報(bào)。這就 要求角色和責(zé)任定義清晰，使用職責(zé)表是一個(gè)非常有效的工具。 　　（2）做好內(nèi)部溝通。可行性研究的實(shí)施要求團(tuán)隊(duì)成員之間充分的溝通。管理者應(yīng)該 保持與項(xiàng)目出資方的頻繁溝通，確保研究目標(biāo)符合出資方的要求，確保任何需求的變更 都能被識(shí)別出來(lái)。同時(shí)，團(tuán)隊(duì)也應(yīng)保持良好的內(nèi)部溝通，溝通體系要能夠保證所收集的 信息對(duì)于團(tuán)隊(duì)成員是容易查詢(xún)和獲得的。 　?。?）協(xié)調(diào)控制。管理者承擔(dān)對(duì)可行性研究進(jìn)行控制的責(zé)任。必須確保項(xiàng)目的各個(gè)里 程碑能夠按時(shí)完成，并確保所有里程碑的完成能夠及時(shí)地得到最終的研究報(bào)告。 　　作為一名項(xiàng)目經(jīng)理，在決策之前一定要做好可行性研究，盲目地亂上項(xiàng)目會(huì)鑄成大 錯(cuò)。 　　9 牢記要點(diǎn) 　　做好可行性研究需要做好如下工作： 　　_ 了解可行性研究的目標(biāo) 　　_ 考察備選方案 　　_ 要有足夠的信息用于評(píng)價(jià)各個(gè)方案 　　_ 組建經(jīng)驗(yàn)豐富的管理團(tuán)隊(duì) 　　_ 引入外部專(zhuān)家 　　_ 為可行性研究做出計(jì)劃 　　_ 明確組織職責(zé) 　　_ 做好協(xié)調(diào)溝通 　　. 實(shí)踐練習(xí) 　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 　　通過(guò)了解做好可行性研究的技能描述，請(qǐng)您歸納出在做可行性研究的各個(gè)工作階段 所需要做的大致工作： 　　做好可行性研究的各工作階段 您需要做的工作 　　了解可行性研究的目標(biāo) 　?。ɡm(xù)表） 　　啟動(dòng)可行性研究 　　管理可行性研究 　　參考答案： 　　了解可行性研究的目標(biāo)：考察備選方案，對(duì)重要問(wèn)題做出清晰理解，評(píng)價(jià)各個(gè)方案 ，提供項(xiàng)目實(shí)施方案。啟動(dòng)可行性研究：組建管理團(tuán)隊(duì)，確定研究的范圍，引入外部專(zhuān) 家，為可行性研究做出計(jì)劃、預(yù)算和進(jìn)度安排。管理好可行性研究：明確組織職責(zé)，做 好內(nèi)部溝通，做好協(xié)調(diào)控制。 技能點(diǎn)3 如何進(jìn)行項(xiàng)目構(gòu)思 　　主 題 詞 項(xiàng)目管理·項(xiàng)目目標(biāo)和范圍管理·項(xiàng)目構(gòu)思 　　適用情景 當(dāng)為項(xiàng)目做前期構(gòu)思時(shí)，查看此技能。 　　7 技能描述 　　一個(gè)成功的、令客戶(hù)滿(mǎn)意的項(xiàng)目構(gòu)思不是一蹴而就的，它需要一個(gè)逐漸發(fā)展的遞進(jìn) 過(guò)程。項(xiàng)目構(gòu)思一般分為三個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、醞釀階段和調(diào)整完善階段。 　　1．準(zhǔn)備階段：研究整理獲取相關(guān)信息 　　項(xiàng)目構(gòu)思的準(zhǔn)備階段即進(jìn)行項(xiàng)目構(gòu)思的各種準(zhǔn)備工作，它一般包括如下一些具體工 作和內(nèi)容： 　?。?）明確擬訂構(gòu)思項(xiàng)目的性質(zhì)和范圍。只有對(duì)項(xiàng)目的性質(zhì)和范圍明確了，才知道需 要什么樣的人參與到項(xiàng)目中來(lái)。 　?。?）調(diào)查研究、收集資料和信息。收集項(xiàng)目的相關(guān)信息可以幫助您更好地了解項(xiàng)目 的背景和環(huán)境，以便做出更合適的項(xiàng)目構(gòu)思來(lái)。 　?。?）進(jìn)行資料、信息的初步整理。所收集的信息不是都適合于項(xiàng)目的，要對(duì)其進(jìn)行 甄別，去粗取精。 　?。?）研究資料和信息。通過(guò)分類(lèi)、組合、演繹、歸納、分析等多種方法，從所獲取 的資料和信息中挖掘出有用的信息或資源。 　　2．醞釀階段：比較分析產(chǎn)生創(chuàng)意 　　醞釀階段一般包括比較分析、創(chuàng)意出現(xiàn)、構(gòu)思誕生三個(gè)過(guò)程。 　　（1）比較分析。本過(guò)程就是把所擁有的資料和信息與所需構(gòu)思的項(xiàng)目聯(lián)系起來(lái)，經(jīng) 過(guò)反復(fù)、全面、系統(tǒng)的思...
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