神碼培訓教材之三----應付.應收賬款
應付帳款模塊基礎知識培訓 標準的應付帳款流程是通過A/P、MM模塊，把供應商主數據作為明細科目進行未清項管理 的核算流程。其按付款的性質分為應付貨款、預付貨款；按付款的對象分為集團內應付 款和集團外應付款；按付款的內容分為應付貨款、應付關稅款、應付海關代征增值稅款 等。采購人員報銷貨款等發(fā)票時記入該帳戶的貸方，付款時記入該帳戶的借方，并對該 科目進行清帳（核銷）處理。在發(fā)票報銷的同時系統將完成進項稅的核算。 1. 基本概念 1. 有關組織結構的概念 1. 采購組織： *對多個或單個工廠采購的基本組織單位。 *為工廠采購物料或服務時，同供應商進行談判的組織單元，并負責整個采購業(yè)務。 *一個采購組織可以給分配給一個或多個公司代碼，可以為一個或多個工廠提供采購 服務。 *所有采購訂單的下達和執(zhí)行都要指定采購組織。 *現有系統將采購組織設在子公司一級，現有LTL、LNL、LAS、樣板采購組織、職能 部門五個采購組織. 2. 采購組： *負責特定采購活動的個人或一組人，是執(zhí)行采購的最小單位。 *是各種采購情況的統計、分析的基本單位。 *目前采購組基本按各事業(yè)部的業(yè)務分類設置,將一個事業(yè)部對應一個或多個采購組。 *例如神州數碼公司軟件部設有: LTL-微軟-軟件、LTL-IBM-軟件、LTL-CA- 軟件、LTL-ORACAL-軟件。 3. 工廠： *在公司代碼層次下，能夠生產產品、提供服務或分銷貨物的組織單元。 *物料需求計劃在工廠層次進行。 *是物料評估的基本層次，相同物料在不同工廠價格不同。 *是成本核算的最低層次。 *可以有價（數量、金額）管理或無價（數量）管理，一個工廠不能同時進行有價和 無價管理。 *現有系統中工廠對應我公司的事業(yè)部層次，一個工廠對應一個事業(yè)部. **現有系統為每個子公司設置了一個零價工廠，事業(yè)部根據實際情況在零價工廠設置 庫存地。目前我公司的維修備件和研發(fā)材料需要進入零價工廠。 4. 庫存地： *在工廠層次下區(qū)分不同物料存儲的組織單位。 *從物理/邏輯上，把不同狀態(tài)的物料分開。 *各種出庫、入庫操作都基于庫存地點。 *現有系統物理庫存地基本根據實際庫存地設置，邏輯庫存地設有商品庫、材料庫、 成品庫、索賠庫等。例如：藍靛廠商品庫、濟南待修庫。 5. 公司代碼、采購組織、工廠、采購組的關系。 庫存 采購 集團 集團 公司代碼1 公司代碼2 采購組織1 采購組織2 工廠1 工廠2 采購組1 采購組2 庫存地1 庫存地2 （二）有關主數據的概念: 1、供應商主數據： *包括一般數據、公司代碼數據和采購組織數據。 *一般數據包括名稱、地址、國家、增值稅號、銀行、聯系人等，在集團層。 *公司代碼（財務）數據包括統馭科目、付款條件等，在平臺層。 *采購組織數據包括訂單貨幣、付款條件、貿易條件、合作伙伴（供貨方、開發(fā)票方、訂 購方等），在子公司層。 2、物料主數據： *包含了物料在業(yè)務中需要的所有數據。 *是采購、銷售、生產、存儲、財務數據的起始點，也是它們的核心。也就是說，物 料主數據將會影響系統中與物料相關的操作。 *它包括：基本視圖、分類視圖、采購視圖、銷售視圖、MRP生產視圖、存儲視圖、財 務視圖。 （三）、有關采購定單的概念。 1.采購訂單類型： *不同性質的采購業(yè)務通過不同的訂單類型來完成。 *系統中的訂單類型包括NB-標準、NA-普通、RT-索賠、UB-轉儲、NC-零價。 索賠：是采購購訂單的一種類型。 *物料收貨后經過使用，因質量等其他問題需要退回供應商，供應商再提供質量好的物料 。因為所退貨物不能對應原采購訂單，需要重新建立采購訂單屬于索賠業(yè)務。 *索賠業(yè)務一般不產生應付帳款，在有些情況下會產生應付索賠差價款。 *索賠時會發(fā)生不能返物而返款的情況，在這種情況下通過銷售模塊進行收款，物料將進 行模擬收貨和發(fā)貨處理。 2.項目類別： *指采購物料的來源。 *系統按來源將采購訂單分為標準、L-外協、K-寄存等。 寄存：*在創(chuàng)建采購訂單時，項目類別選擇‘K-寄存’。 *采購人員與供應商談好價格（采購信息記錄），按照該價格將供應商的物料存放 在我公司（不是我公司的資產）。我公司因業(yè)務需要，將寄存物料消耗或轉為自 有資產。我公司定期將已耗用或已轉為自有資產的某供應商寄存物料結算清單打 印出來并送交供應商，之后收到供應商依據結算清單開具的發(fā)票進行發(fā)票校驗和 付款清帳。 *寄存采購訂單的收貨不產生會計憑證。針對寄存采購訂單收貨時將物料收到不屬 于我公司資產的特殊庫存狀態(tài)。 *只有當寄存物料轉為自有資產或耗用時才產生相應的會計憑證。 *寄存結算時如果遇到實際發(fā)票與結算價格有差異，則需要先按結算價格做發(fā)票校驗 再沖銷，然后在A/P模塊手工錄入結算憑證。 3.科目設定類型： *指采購的目的。 *系統按目的分為1-備件采購、2-研發(fā)采購、3-辦公用品采購、A-固定資產采購、Z- 銷售訂單采購。 *根據核算的需要，不同的目的將記入不同的會計科目。 （四）、其他相關概念。 1. 基于收貨的發(fā)票校驗： 收貨后才可以做發(fā)票報銷。 2.預付定金請求： *用于做限額借款憑證。 *是一種注釋性的項目。 *雖然在系統中是一種憑證，但實際上是一張未記帳的單行項憑證。 3.統馭科目： *是一個帶有明細帳的總帳科目，所有的數據在錄入明細帳時同時更新統域科目的余 額。 *現有系統中設置了以下應付帳款的統馭科目： 1150100 預付帳款-集團外 1150200 預付帳款-集團內 1151100 預付帳款-購置固定資產 2030100 應付帳款-集團外 2030200 應付帳款-集團內 2020100 應付票據 2060000 集團內應付款 9930200 預付定金請求 4.特別總帳標志： *為了實現對一個供應商同時進行應付帳款、預付帳款、集團內應付款、預付定金請 求的核算，將應付帳款作為該供應商的基本統馭科目，其他統馭科目通過不同的特別 總帳標志區(qū)分出來。 *例如：現有系統中將203開頭的科目設為基本統馭科目，特別總帳標志‘A’的統馭科目為 ‘1150100’或‘1150200’；特別總帳標志‘B’的統馭科目為‘1151100’；特別總帳標志‘R’的 統馭科目為‘2060000’；另外，為了實現付款和采購訂單關聯的功能，將特別總帳標志‘ D’的統馭科目仍設為‘203’開頭的科目。 5.帳戶組： *標明供應商的分類，不同的帳戶組的供應商有不同的字段選擇及編號范圍。 *現有系統將供應商分為10-集團內供應商；20-集團外國內供應商；30- 集團外國外供應商；40-臨時供應商。 6.容差組： *規(guī)定了付款金額與報銷金額在清帳時的差額范圍。 *清帳時付款與報銷的差額在此范圍之內，差額記入‘營業(yè)外收支-超收欠付’。 *應付帳款的容差組為103，容差為10元或欠款的1%，兩者取小。 7.排序碼： *在會計憑證的供應商行項目中，系統對‘定位’字段的缺省值。 *決定供應商行項目的排列順序。 *如果該供應商主要發(fā)生與采購訂單有關的業(yè)務，一般選擇014- 采購訂單號+行項目號，其它情況選擇 001-記帳日期+憑證號。 8.物料評估類： *決定了物料的庫存會計科目。 *現有系統中的評估類有：1221-主要材料1222-輔助材料1340-商品1341-維修備件1361- 自制產品1362-自制軟件。 2. 業(yè)務情景介紹： 1、標準：創(chuàng)建供應商主數據》創(chuàng)建物料主數據》創(chuàng)建采購訂單-》批準-》收貨-》收發(fā)票- 》付款-》清帳 2、寄存：創(chuàng)建供應商主數據》創(chuàng)建信息記錄》采購訂單并批準》收貨》將寄存物料轉為自有 或消耗》寄存結算》顯示行項目》顯示余額》付款并清帳》顯示行項目》顯示余額 3、索賠： A。索賠無差價： ①發(fā)出的物料能夠全部返回。 創(chuàng)建采購訂單時，發(fā)貨單價=物料標準價格，收貨單價=發(fā)貨物料標準價，應付帳 款崗對索賠采購訂單進行零值清帳處理。 ②向供應商發(fā)出物料后，供應商全部不能返回物料。 創(chuàng)建采購訂單時，發(fā)貨單價=物料標準價格，收貨單價=發(fā)貨物料標準價。采購人員將 物料發(fā)出，當得知供應商不能返回物料時，在系統中針對索賠采購訂單模擬收貨同時 創(chuàng)建銷售訂單并模擬發(fā)貨，對銷售訂單收款，應付帳款崗對索賠采購訂單進行零值清 帳處理。 ③向供應商發(fā)出物料后，供應商只能返回部分物料。 創(chuàng)建采購訂單時，發(fā)貨單價=物料標準價格，收貨單價=發(fā)貨物料標準價。采購人員將 物料發(fā)出，當得知供應商只能返回部分物料時，先將返回部分做收貨處理，再對不能 返回的物料在系統中針對索賠采購訂單模擬收貨,同時創(chuàng)建銷售訂單并模擬發(fā)貨，對銷 售訂單收款，應付帳款崗對索賠采購訂單進行零值清帳處理。 B．索賠有差價： ①發(fā)出的物料能夠全部返回。 創(chuàng)建采購訂單時，發(fā)貨單價=物料標準價格，收貨單價=發(fā)貨物料標準價+差價。 采購人員將物料發(fā)出，應付帳款崗對索賠采購訂單進行發(fā)票、付款處理。 ②向供應商發(fā)出物料后，供應商全部不能返回物料。 創(chuàng)建采購訂單時，發(fā)貨單價=物料標準價格，收貨單價=發(fā)貨物料標準價+差價。采購人 員將物料發(fā)出，當得知供應商不能返回物料時，在系統中將索賠采購訂單的收貨行項 目單價改為發(fā)貨物料標準價，模擬收貨同時創(chuàng)建銷售訂單并模擬發(fā)貨，對銷售訂單收 款，應付帳款崗對索賠采購訂單進行發(fā)票、付款處理。 ③向供應商發(fā)出物料后，供應商只能返回部分物料。 創(chuàng)建采購訂單時，發(fā)貨單價=物料標準價格，收貨單價=發(fā)貨物料標準價+差價。采購人 員將物料發(fā)出，當得知供應商只能返回部分物料時，在系統中將索賠采購訂單的收貨 行項目拆成實際返回和不能返回兩個行項目，實際返回的行項目單價=發(fā)貨物料標準價 維護，不能返回的行項目單價=（供應商索要的差價- 其他行項目的合計金額）/數量。將返回部分做收貨處理，再對不能返回的物料在系統 中針對索賠采購訂單模擬收貨,同時創(chuàng)建銷售訂單并模擬發(fā)貨，對銷售訂單收款，應付 帳款崗對索賠采購訂單進行發(fā)票、付款處理。 C. 索賠物料發(fā)出后不能返回物料，給出返款額度，體現在下次采購中。 創(chuàng)建采購訂單時，發(fā)貨單價=物料標準價格，收貨單價=發(fā)貨物料標準價。采購人員將 物料發(fā)出，當得知供應商不能返回物料時，在系統中刪除收貨行項目，當發(fā)生下一筆 采購時，將采購的物料維護進索賠采購訂單，應付帳款崗根據差價進行發(fā)票、付款處 理。 D. 零價值工廠的索賠 建議物料的出入通過借用歸還流程，如果發(fā)生補款差價直接通過A/P模塊核算。收到 發(fā) 票時，借記：研發(fā)材料 或 維修備件消耗，貸記：XX供應商；付款時，借記：XX供應商，貸記：銀行存款或現金。 3. 業(yè)務流程圖：（見后） 4. AP業(yè)務流程簡介： 1. 原始單據審核批 對接收的原始單據（貨款類借款單和相應的報銷單）進行審核。檢查采購報銷單、采 購借款單、用款申請表上的內容，確保金額、業(yè)務范圍編號、供應商等信息一致；查詢 采購訂單歷史信息，確保該筆借款和報銷符合公司財務制度；檢查單據的批準人是否有 足夠的授權；原始單據后所附的發(fā)票是否真實有效；要求填列的選項填列是否完整；書 寫是否規(guī)范等。審核人員根據制度和規(guī)定對單據的合理性、正確性做判斷。對審核不能 通過的單據，交經辦人重新辦理相關手續(xù)。 2.結算 根據已通過審核的借款單，付給借款單上填列的款項，如果是限額支票，應填列對應的 限額，付給支票時應在用途欄列示借款用途。付款后需登記詳細的記錄如借款人、借款 日期、部門、支票號等，方便報銷時查找此借款單。 若為現金借款， 出納人員需先判斷借款單與報銷單是否匹配。在匹配的前提下，如借款金額與報銷金額 相符，在報銷單上加蓋“轉帳付訖”章；若借款金額小于報銷金額且補給現金，填寫“尾款 支出憑單”，加蓋“現金付訖”章；若借款金額大于報銷金額應收回現金，填寫“收據”加蓋 “現金收訖”章。并將結算后的單據交由會計人員入帳。 3.預制限額借款 如果采購人員的借款是限額借款，會計人員根據采購借款單的信息，在系統中錄入限 額借款憑證并將系統產生的憑證號記錄在借款單上。 借：9930200 XX供應商 憑證類型：KA-預付定金請求（有采購訂單） 或借：2030100 XX供應商 貸：102 銀行存款（無采購訂單） 憑證類型：KZ-采購付款。 4.發(fā)票校驗 收到供應商的采購發(fā)票，將發(fā)票內容與收貨、采購訂單情況進行比較，正確無誤后記 入應付帳款并將系統產生的憑證號記錄在報銷單上。 借：9920000 收貨/收發(fā)票 借：2210100 應交增值稅-進項稅 貸：2030100 XX供應商 （有采購訂單） 或借：4040101 費用（辦公用品及消耗） 借：2210100 應交增值稅-進項稅 貸：2030100 XX供應商 （無采購訂單） 憑證類型：KR-采購發(fā)票或KG-采購沖紅發(fā)票。 5、付采購訂單應付款 如果該項采購是通過采購訂單進行...
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