綜合辦公室工作流程手冊
浙江中控軟件技術(shù)有限公司 綜合辦公室 工作流程 浙江中控軟件技術(shù)有限公司 綜合辦公室 行 政 工 作 流 程 手 冊 (附工作流程圖) 綜合辦公室行政管理的主要工作內(nèi)容：執(zhí)行辦公設(shè)備、公共設(shè)施的日常管理和維護(hù) ；執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理；執(zhí)行檔案的歸檔管理；執(zhí)行固定資產(chǎn)及 低值易耗品的管理；執(zhí)行各種費用的控制交納；執(zhí)行公司對外關(guān)系建立維護(hù)；執(zhí)行突發(fā) 事件處理；執(zhí)行秘書事務(wù)管理；執(zhí)行后勤管理；執(zhí)行行政日常事務(wù)處理；執(zhí)行上級交辦 事務(wù)等。 具體工作流程 1. 執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理 月末綜合辦公室要根據(jù)其他部門的請購計劃及庫存情況，并要根據(jù)相關(guān)規(guī)定作適當(dāng)儲 備以備不時之需，作好請購計劃單經(jīng)主管審批后，及時保質(zhì)保量地采購辦公用品和日常 用品，采購物品應(yīng)當(dāng)定價定點，保證質(zhì)優(yōu)價廉。要作好物品出入庫登記，每月盤存，確 保帳物相符。 二、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理 對于公司所有的固定資產(chǎn)以及低值易耗品，需要建立臺帳清單，監(jiān)督各部門于每月 25日進(jìn)行盤點，辦公室會根據(jù)各部門盤點情況進(jìn)行抽查，核對帳物是否相符，然后根據(jù) 各部門盤點狀況及調(diào)動增加狀況制作《固定資產(chǎn)、低耗品清單》報表發(fā)放各部門；每季度 組織財務(wù)部對各部門進(jìn)行全面盤點，核對帳物。對需要報廢的資產(chǎn)按照相關(guān)程序申請報 廢，及時跟進(jìn)各部門資產(chǎn)調(diào)動、出入庫單據(jù)的核對，做到帳物相符。對于資產(chǎn)管理不當(dāng) 、帳物不符，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處罰。 三、執(zhí)行各部門基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施維修管理 綜合辦公室負(fù)責(zé)根據(jù)維修要求協(xié)調(diào)或外請技術(shù)人員維修、對維修全過程進(jìn)行控制；各 部門對維修質(zhì)量監(jiān)督、確認(rèn)。 所有維修要求做好記錄、跟蹤維護(hù)結(jié)果及完成狀態(tài)；對未按要求完成的維修事項、及 時了解情況并報告負(fù)責(zé)人。 四、執(zhí)行文件檔案的歸檔管理 根據(jù)不同種類檔案的特點，做好系統(tǒng)編目、使用/傳閱控制、分類存放、排列有序， 定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔。 各部門往來的備忘錄、文檔、資料等按類別、內(nèi)容、時間順序等存檔管理。 六、文件資料收發(fā)、傳真管理 各類文件資料收發(fā)、傳真均需在登記薄上作好詳細(xì)登記、記錄，及時將各類信息（通 知、文件）進(jìn)行上傳下達(dá)，特別是各類客戶信息應(yīng)登記后及時傳遞給相關(guān)部門； 七、執(zhí)行各種費用的支付、控制 按時申請、交納、控制公司各項費用，例如：車輛養(yǎng)路費、車船稅等；并將所要交納 的各項費用進(jìn)行審核記錄，對各項資金審批單歸類管理。做到資金審批的及時、準(zhǔn)確， 以確保各職能部門工作的正常開展。 八、執(zhí)行對外關(guān)系建立維護(hù) 建立良好的公共關(guān)系平臺是企業(yè)正常經(jīng)營的關(guān)鍵，綜合辦公室門肩負(fù)著對外溝通、協(xié) 調(diào)的重任，要把對外關(guān)系維護(hù)作為重要工作來抓，企業(yè)的經(jīng)營活動涉及到方方面面的關(guān) 系，既有政府部門的，又有社會關(guān)系的，哪方面關(guān)系處理不好，或多或少都會有一定影 響。在平時的工作中要經(jīng)常保持與已有關(guān)系的聯(lián)系與溝通，并結(jié)合實際情況，建立新的 公共關(guān)系。在對外交往中要自覺維護(hù)公司形象，要將對外關(guān)系維護(hù)情況及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報 ，以便作出符合公司利益的調(diào)整。 九、執(zhí)行處理突發(fā)事件 公司各種突發(fā)事件出現(xiàn)后，綜合辦公室在收到信息的同時，要根據(jù)事件影響的大小， 迅速向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并及時處理，將有可能對公司或個人的不利影響降到最低限度，情況 特別緊急又不能向領(lǐng)導(dǎo)及時匯報時可先處理再匯報，但事后要向領(lǐng)導(dǎo)闡明原因。在處理 突發(fā)事件時，應(yīng)把握有利原則，要充分維護(hù)公司或員工的利益，樹立好公司的整體形象 。 十、后勤服務(wù)保障 綜合辦公室要將后勤服務(wù)保障列入日常工作中，要加強對工作環(huán)境、交通、餐廳的管 理進(jìn)行監(jiān)督，收集員工建議，緩解員工情緒，通過有效途徑督促集團(tuán)公司改善；為員工 提供較為良好的生活、工作環(huán)境，提高保障質(zhì)量；車輛管理中，要制定相應(yīng)制度，經(jīng)常 提醒駕駛員遵章守紀(jì)，保證車輛隨時處于良好的性能狀態(tài)，確保人員接送、貨物輸送的 時效性。 安全工作是企業(yè)的一項重要工作，綜合辦公室是安全工作的主要執(zhí)行部門；日常工作 中應(yīng)將安全工作、保密工作列入議事日程，要充分明確重點安全項目，不定期地組織檢 查，認(rèn)真查出安全隱患，及時消除潛在的安全危害并作好記錄。要落實安全責(zé)任制，簽 定安全責(zé)任制，規(guī)劃安全教育、培訓(xùn)計劃并認(rèn)真加以實施。 十一、日常事務(wù)處理 綜合辦公室的工作雜而亂，涉及面廣，大小事情多，并且很多事務(wù)具有不可確定性， 臨時出現(xiàn)的工作，會給當(dāng)日計劃工作帶來很大的沖突，這時就要擇其輕重而處理?？傮w 來講，綜合辦公室屬于服務(wù)保障部門，是為其他部門服務(wù)的，所以也要協(xié)助他們處理不 涉及本部門的日常事務(wù)。否則會影響正常工作秩序，甚至?xí)绊懡?jīng)營活動。。 十二、執(zhí)行上級交辦事務(wù) 優(yōu)先完成領(lǐng)導(dǎo)交辦各類事務(wù)，規(guī)定時限內(nèi)完成不了的，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明其原因，并盡力 盡快完成，最終將完成結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報。 綜合辦公室 電腦系統(tǒng)維護(hù)工作流程 網(wǎng)絡(luò)管理員要保證公司網(wǎng)絡(luò)、各個工作站點能正常工作，保證公司電腦系統(tǒng)的穩(wěn)定高 效，信息通道的暢通，日常工作流程如下： 1. 公司電腦設(shè)備申請流程 1、設(shè)備的申請： 包括電腦整機、電腦配件、網(wǎng)絡(luò)和通訊設(shè)備、IC卡 2、日常故障處理： 3、日常故障解決 綜合辦公室 人事日常工作流程手冊
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