職業(yè)經(jīng)理人如何進行行政管理
[pic] 市場經(jīng)濟條件下，高效率的行政管理能夠創(chuàng)造有序的內(nèi)部環(huán)境，為企業(yè)的發(fā)展提供強有 力的支持。因此掌握一定的行政管理知識，也是經(jīng)理人必備的技能之一。本書旨在幫助 經(jīng)理人全面掌握現(xiàn)階段企業(yè)進行行政管理的相關(guān)內(nèi)容，詳細介紹了會議管理、文書管理 、印章與檔案管理、出差與禮儀管理、辦公與環(huán)境管理，設(shè)備與物料管理、車輛... 第一章 會議管理 技能點1 如何了解會議的類型 　　主 題 詞 行政管理·會議管理·會議類型 　　適用情景 當(dāng)需要了解會議的類型及相關(guān)內(nèi)容時，查看此技能。 　　7 技能描述 　　會議的類型多種多樣。不同的會議其內(nèi)容與功能也大相徑庭。選擇不同的會議方式 應(yīng)根據(jù)會議的目的或目標(biāo)而定。同時，不同的會議類型對會議召開的時間、地點的需要 也有所不同。 　　所以，在我們考慮采用何種會議程序時，應(yīng)該首先明白所籌劃的是什么樣的會議。 　　1．會議的類型 　　下面是一些主要的會議類型： 　?。?）董事會會議。由公司董事會成員出席，定期召開。一般在董事會專用的會議室 由董事長召集或由董事長授權(quán)委托的人召集，討論涉及企業(yè)發(fā)展的重大事項和戰(zhàn)略、政 策等。 　?。?）公司股東年會。每年召開一次，由公司的股東就重大問題進行討論，表決通過 董事會提交的事項，形成股東大會決議。 　?。?）管理人員會議。由公司經(jīng)營決策層人員參加，討論解決企業(yè)經(jīng)營管理的具體問 題。 　　（4）研討會議。這一類型的會議目的是收集信息并進行務(wù)虛，在進行過程中應(yīng)尤其 注重開放式、民主式的意見交流與意見反饋。 　?。?）專業(yè)會議。在一定范圍內(nèi)就某一具體領(lǐng)域的具體問題進行專題討論，一般規(guī)模 較大。 　?。?）員工大會。全體員工參加，一般由主發(fā)言人做主題報告。 　?。?）銷售會議。安排銷售工作、布置銷售任務(wù)、總結(jié)銷售工作的專門會議。 　?。?）產(chǎn)品、成果發(fā)布會。向消費者介紹及推廣某種新產(chǎn)品，或?qū)δ稠棾晒枰孕麄?、發(fā)布。 　?。?）獎勵、表彰會議。表彰、獎勵工作出色的員工為主要內(nèi)容的會議，是企業(yè)的一 種重要的激勵手段。 　　（10）培訓(xùn)會議。培養(yǎng)提高員工素質(zhì)的專門會議，這一類會議的時間往往不止一天 ，需要時間、地點、人員集中。有時在培訓(xùn)結(jié)束后還要進行一定的考核。 　　（11）其他一些特殊會議。為了與企業(yè)員工建立良好的溝通方式，經(jīng)常有一些茶話 會、晚餐會及一些娛樂活動。這樣的會議應(yīng)注意選擇適宜的環(huán)境和場所。 　　2．常見例會類型 　　一般來說，在企業(yè)的各個部門中，例會是最為常見的，以下是15種最常見的例會類 型： 　　（1）企業(yè)規(guī)劃會議； 　　（2）資金會議； 　?。?）行政技術(shù)會議； 　?。?）降低成本會議； 　?。?）經(jīng)營分析會議； 　　（6）質(zhì)量分析會議； 　?。?）生產(chǎn)調(diào)度會議； 　?。?）產(chǎn)品對策會議； 　　（9）索賠會議； 　　（10）IMC會議（經(jīng)理人懇談會）； 　?。?1）安全衛(wèi)生管理會議； 　?。?2）科（部）長會議； 　?。?3）部門事務(wù)會議； 　?。?4）班組會議； 　　（15）行政事務(wù)會議。 　　總之，職業(yè)經(jīng)理人針對不同的情況，可以采用不同的會議類型。但會議的大體程序 和需要注意的問題是基本相同的和可以相互借鑒的，這就要求經(jīng)理人充分把握會議的共 性和個性，使二者有機地結(jié)合起來。 　　9 牢記要點 　　會議的主要類型包括： 　　_ 企業(yè)常見會議的類型 　　_ 企業(yè)常見例會的類型 　　. 實踐練習(xí) 　　請您做下面的實踐練習(xí)題： 　　試列舉出您身邊幾個不同類型的會議，指出每個會議的特點所在，并找出適宜的會 議籌劃管理方法。 技能點2 如何做好會前準備 　　主 題 詞 行政管理·會議管理·會前準備 　　適用情景 當(dāng)需要著手進行會議準備時，查看此技能。 　　7 技能描述 　　會議管理作為一個過程管理，會前準備是其第一個步驟。 　　通常，大型會議的準備往往需要按照嚴格的程序進行。一般來說，企業(yè)的會前準備 有以下工作： 　　1．確定與會者 　　作為會議的主體，與會者的確定無疑是十分重要的。出于對會議成本的控制，應(yīng)該 控制與會者數(shù)量。但這種控制不以降低會議的目的和效果為代價。所以，確定與會者應(yīng) 該考慮以下因素： 　?。?）與會者是不是必要成員； 　?。?）與會者是否直接參與會后執(zhí)行； 　?。?）與會者是否有利于會議目標(biāo)的實現(xiàn)； 　?。?）與會者是否具有達成某項決議的能力； 　　（5）與會者是否能全身心地投入； 　　（6）與會者是否會對他人造成妨礙，從而影響會議的整體成效。 　　2．選擇開會的時間 　　選擇合適的開會時間，確保與會者可以按時出席，積極參與，從而取得好的效果。 因此，選擇開會時間應(yīng)該考慮以下因素： 　?。?）調(diào)查了解與會者方便的時間段，盡量不打亂與會者原來的時間計劃安排； 　　（2）注意選準會議中心人物的最佳開會時間段，確保其能夠集中精力，安心開會； 　　（3）開會時間盡量不要與企業(yè)重要的經(jīng)營活動發(fā)生沖突，避免打亂企業(yè)正常的運行 秩序，影響效益； 　　（4）盡量開短會，可以保證參會者精力旺盛，達到最佳的開會效果。 　　3．選擇開會的地點 　　會場的選擇是否合適，會議地點的物質(zhì)條件、環(huán)境氛圍等都會對與會者的情緒產(chǎn)生 影響。而且，選擇會議地點還要考慮到硬件設(shè)施的條件。所以，應(yīng)考慮： 　　（1）會址與參會人員距離不宜太遠； 　?。?）會場的環(huán)境是安靜的場所； 　?。?）會場有足夠的照明設(shè)施，并保持良好的通風(fēng)及適宜的溫度； 　　（4）通訊聯(lián)系方便，保證信息流通順暢； 　?。?）會場的空間必須合適，過于空曠和過于狹窄都會影響會議效果。 　　4．會場布置 　　作為會前準備的重要內(nèi)容之一，會場布置應(yīng)著重注意做好以下幾方面的工作： 　?。?）合理安排會場空間，既要便于與會者進出通暢，又要保持會場緊湊的格局； 　?。?）認真細致地做好會議用品發(fā)放及設(shè)備的調(diào)試工作，登記清晰，管理統(tǒng)一。 　?。?）按照會議的性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)的要求正確安排會議座次，做到方便溝通和討論。其主 要方式有以下三種： 　?、?單向傳遞信息會議的座位排列方式； 　?、?雙向溝通交流會議的座位排列方式； 　　③ 多向溝通交流會議的座位排列方式。 　　5．?dāng)M訂會議日程 　　擬訂會議日程，即擬訂會議的程序表，是為了讓與會者事先對會議有所了解，以便 提前做好準備。 　　一般來說，會議日程由會議籌備部門提出草案，經(jīng)會議主席審定后確定，包括：會 議內(nèi)容、討論事項、與會者姓名、會議的時間地點、會議事宜的時間分配等。 　　會議的日程安排必須考慮以下因素： 　?。?）優(yōu)先安排重要或緊急的事項； 　?。?）合理分配各項議案及事項的會議時間，為重要事項留出充足的時間； 　?。?）會議議程不宜過于復(fù)雜，內(nèi)容不宜過多； 　　（4）提前把會議日程通知與會者，并發(fā)送相關(guān)的資料，以縮短會議做出決策的時間 ，提高會議效率。 　　6．會議通知 　　在確定了會議的議題、召開的時間、地點和場所等事宜后，應(yīng)該及早印發(fā)會議通知 。其內(nèi)容應(yīng)包括會議的時間、地點、出席人員、會議內(nèi)容以及日程等，并且應(yīng)提示與會 者盡早給予明確答復(fù)，或返還出席會議的回執(zhí)，以便于統(tǒng)計與會者名單。 　　以上關(guān)于會議的相關(guān)介紹是職業(yè)經(jīng)理人需要格外注意的，雖非?，嵥?，卻能保證會 議的成功與有效。 　　9 牢記要點 　　會前準備的工作事項有： 　　_ 確定與會者 　　_ 選擇開會時間 　　_ 選擇開會地點 　　_ 進行會場布置 　　_ 擬訂會議日程 　　_ 發(fā)布會議通知 　　. 實踐練習(xí) 　　請您做下面的實踐練習(xí)題： 　　1．請您認真分析一下目前貴公司有哪些會議是必需的，哪些是可有可無的，哪些是 對照上文可以取消的。 　　2．請您總結(jié)一下自己身邊的會議準備現(xiàn)狀，看看其中還有哪些方面應(yīng)該改進？ 技能點3 如何做好會前檢查 　　主 題 詞 行政管理·會議管理·會前檢查 　　適用情景 當(dāng)需要對會議準備工作進行最后檢查時，查看此技能。 　　7 技能描述 　　在會議的籌備階段及準備工作結(jié)束后，必須做出全面的檢查，以免出現(xiàn)疏漏，從而 保證會議的質(zhì)量和效果。 　　所以，全面的會前檢查是會議管理必不可少的一部分。它主要包括以下兩個方面的 檢查： 　　1．會議籌備期檢查 　?。?）會議目的： 　　① 本次會議是否確實需要召開？ 　　② 開會的議題是否明確？ 　?。?）會議事項： 　?、?開會的時機、時間是否恰當(dāng)？ 　?、?開會的地點、環(huán)境是否合適？ 　?、?會議邀請的對象是否合適？ 　　（3）會議通知： 　?、?與會者是否已經(jīng)得到通知？ 　?、?是否已經(jīng)將會議的宗旨、議題通知與會者？ 　?、?是否要求與會者事先準備有關(guān)資料？ 　　④ 與會者是否已經(jīng)就議題做好準備？ 　?。?）會議準備： 　?、?是否已經(jīng)擬訂好會議議題的進行順序及會議時間的分配？ 　　② 準備工作是否已經(jīng)完全就緒？ 　?、?所準備的文件資料是否真實、準確？ 　?、?是否已經(jīng)安排好了會議記錄？ 　?、?是否需要使用相關(guān)設(shè)備？ 　　2．會議活動細節(jié)檢查 　?。?）活動的宗旨； 　?。?）活動的范圍； 　?。?）預(yù)算； 　?。?）招待對象的層次； 　?。?）總?cè)藬?shù)（查會議通知的回執(zhí)）； 　?。?）活動的日期及時間（注意避免與其他同業(yè)的活動沖突）； 　?。?）活動天數(shù)； 　?。?）籌備單位； 　?。?）活動負責(zé)人； 　?。?0）各項活動的明細分工表； 　　（11）會場的預(yù)定； 　　（12）制作來賓名冊（姓名、地址、公司名稱、電話、職銜等）； 　?。?3）會議活動邀請函（應(yīng)在活動日期的2~3個星期前寄達給對方）； 　　（14）紀念品； 　?。?5）交通工具； 　?。?6）酬謝費； 　?。?7）會場布置； 　?。?8）宴會的形式； 　?。?9）飲料供應(yīng)； 　?。?0）煙酒； 　?。?1）菜單的印刷； 　?。?2）花飾布置； 　　（23）園景制作； 　　（24）看板及標(biāo)示板； 　?。?5）拍照及攝像； 　?。?6）會議桌的選擇； 　　（27）座位順序（是否突出主賓、是否便于會議交流）； 　?。?8）胸章及名牌； 　?。?9）服務(wù)員的著裝； 　?。?0）新聞報道（文字及攝影）； 　?。?1）資料的收發(fā)； 　　（32）住宿安排； 　?。?3）特設(shè)專用柜臺； 　?。?4）費用支付（住宿、餐飲、電話費等）； 　?。?5）用餐安排； 　?。?6）服務(wù)柜臺的工作； 　?。?7）節(jié)目表演的總預(yù)算； 　?。?8）新的工廠、公司落成的慶祝喜宴； 　?。?9）展覽展示； 　?。?0）全部活動費用。 　　總之，會前檢查作為行政管理的重要一環(huán)，是職業(yè)經(jīng)理人義不容辭的工作內(nèi)容，對 其應(yīng)予以充分地關(guān)注，并在相關(guān)工作中切實予以貫徹落實。 　　9 牢記要點 　　會前檢查包括： 　　_ 會議籌備期檢查 　　_ 會議活動細節(jié)檢查 　　. 實踐練習(xí) 　　請檢查您的會前檢查狀況如何： 　　1．您是否認識到會前檢查的重要性？請結(jié)合您目前的工作，思考和分析一下它的重 要性是如何在日常工作中體現(xiàn)出來的？ 　　2．您在進行會前檢查時是否首先考慮到會議的必要性和目的性？如果您還沒有養(yǎng)成 這樣的思考習(xí)慣，請您予以改進。最好能結(jié)合某次具體會議，看看會前檢查對您開好會 議是否有極大的幫助。 　　3．您所做的會前檢查是否全面、實際？請您就已做的檢查內(nèi)容再次予以反思，看看 有沒有更好的檢查方式？ 技能點4 如何處理好會中事務(wù) 　　主 題 詞 行政管理·會議管理·會中事務(wù)處理 　　適用情景 當(dāng)需要了解會議中的相關(guān)事務(wù)及處理方法時，查看此技能。 　　7 技能描述 　　在會議進行的過程中，往往有許多會務(wù)工作需要處理。而這些會務(wù)工作的質(zhì)量高低 ，會直接影響到會議的進程和效率。 　　可以說，處理好會中事務(wù)是會議管理的最重要環(huán)節(jié)，它為會議的成功進行提供了條 件和保證。 　　一般來說，會務(wù)工作包括以下幾個方面： 　　1．會議簽到 　　會議簽到是為了準確及時統(tǒng)計會議的出席人數(shù)。一般來說，與會者進入會場都要簽 到。并且，有些會議只有在達到規(guī)定的人數(shù)后才能召開。而準確及時的人數(shù)統(tǒng)計也為會 議工作的有序安排提供了方便。 　　會議簽到一般形式有： 　　（1）簿式簽到。簿式簽到是指與會者在專門準備好的簽到簿上簽名，表示到會。一 般來說，簽到簿應(yīng)包含姓名、職務(wù)、單位等內(nèi)容。采用簿式簽到的方法，名單容易保存 ，方便查找，可廣泛應(yīng)用于小型會議。而對于大型的會議來說，簽到的人數(shù)眾多，容易 擁擠，簿式簽到則不太方便。 　?。?）卡式簽到?？ㄊ胶灥绞侵腹ぷ魅藛T事先把簽到卡分發(fā)給每位與會者，與會者在 卡上寫好自己的名字，在進入會場時交給工作人員，表示到會。一般來說，簽到卡應(yīng)注 明會議名稱、時間、地點、座位號等內(nèi)容。卡式簽到較為方便，不會造成簽到時的擁擠 ，但是，往往不方便查找人員。一般多用于大中型會議。 　?。?..
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